Con la finalidad de salvaguardar los negocios, y tomando como base las cifras de fracaso de implementación en proyectos de Tecnología de la Información, SAP ha desarrollado su propia metodología llamadas “Acceletared SAP” (ASAP), esto en razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos: gestión de equipos. Su nombre pretende dar a entender implementaciones en tiempos cortos, a diferencia de las implementaciones sin la tecnología estándar, cuando los proyectos requerían años de trabajo, sin entregables definidos, sin cumplir con las expectativas de los clientes.
La tecnología ASAP cuenta con 5 fases de implementación y el objetivo es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimietos.
Fase 1 Preparación del Proyecto: Preparación del proyecto de alto nivel, verificando que haya una visión común para alcanzar los objetivos, estableciendo de una manera clara los objetivos del proyecto, los factores críticos para alcanzar el éxito, establecer los grupos de trabajo con sus respectivos roles y responsabilidades, así como definir los distintos entregables durante el proyecto.
Fase 2 Business Blueprint (Planos del Negocio): Se trata de entender la finalidad del negocio y establecer la documentación de los procesos requeridos para soportar estas metas. Esta documentación es la fase más delicada del proyecto y se realiza en cuando menos cuatro fases:
Nivel 0: Validación del alcance del proyecto
Nivel 1: Estructura organizacional
Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema
Con todo esto se pretende establecer las líneas de documentación antes mencionadas: estructura organizativa, relaciones de poder y distribución de la información. Muy importante también es determinar la situación actual de la empresa para poder realizar el diseño futuro modelo de procesos. Este paso conduce a determinar la situación futura que se quiera alcanzar, esto se comienza con la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados.
Una vez que se han desarrollado estos Modelos de Negocio y Técnicos, se elabora un informe que analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de SAP así como la aparición de posibles gaps (requerimientos técnicos o funcionales no previstos) , que pueden conducir al desarrollo de ciertas medidas correctivas o a la redefinición total del proyecto.
Fase: 3
Es la fase de la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto según lo que se ha diseñado en las fases anteriores. Las parametrizaciones corren a cargo de los consultores funcionales y deben estar validadas por los usuarios, estas parametrizaciones deben estar almacenadas en órdenes de transporte y ser probadas para posteriormente ser enviadas al ambiente de Calidad.
Finalizada la parametrización se comienza con el desarrollo de las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Aquí se recomienda que los desarrollos deberán ser los menos posibles en caso de requerir una actualización posterior.
Fase 4: Preparación final
En esta fase se realiza el transporte de todo lo desarrollado al ambiente de pruebas. Las pruebas unitarias se hacen por cada uno de los procesos, que arroja la aceptación o rechazo de los usuarios. Las pruebas funcionales se encargan de verificar la correcta integración entre los módulos, complejas por su alto grado de interacción. En una última etapa se realizan pruebas de stress (stress test), cruciales para saber si el desarrollo está listo para la operación en productivo.
Es necesario documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, manuales de usuario, manuales de procedimientos, mismos que deberán estar aceptados por los usuarios. En los usuarios técnicos deberán estar capacitados en todos los módulos de SAP implementados, mientras que el usuario operativo deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
Ahora, todo está listo para la carga masiva de datos maestros en el ambiente productivo. Toda la información debe estar revisada y aceptada por los usuarios y perfectamente depurada.
Fase 5: Arranque productivo y soporte
Es el momento en que todo el proyecto está liberado, se comienza con la evaluación de los beneficios al negocio así como la satisfacción de los usuarios del sistema.
Se brinda soporte a la operación, y la optimización del sistema se traduce en la estabilización del mismo. El equipo desarrollador acompaña al usuario para volverse experto en la operación del sistema y nuevos procedimientos administrativos. De esta forma se finaliza la implementación de SAP R/3.