✒️Las metodologías de implementación de SAP

Qué es ASAP:
ASAP por sus siglas en ingles significa Acccelerarated SAP, y es la metodología que SAP propone para la implementación de las aplicaciones SAP que aseguren el éxito del cambio tecnológico en la organización, esto a razón de que una implmentación de SAP está sunera a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos.

Esta metodología permite el éxito en la implentación dentro de las organizaciones, lo que es de vital importancias ya que de esto depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios.

Fases de la metodología SAP

La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y su objetivo principal es minimizar tiempos del poryecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Fase 1.- Preparación del proyecto: 10% del tiempo del proyecto. En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe de definir claramente el alcance del proyecto, y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estruicturar los equipos de trabajo, roles y responsabilidad y visualizar los distitntos entregables de las fases del proyecto. en esta fase es de vital importancia definifir el cronograma de activiades, avance y aplicación de medidas correctivas en el cual debe participar de manera activa a los consultores. El poryecto debe iniciar oficialmente con una reunión de lanzamiento.

Fase 2.- Business Blue Print o Planos de Negocios: En esta fase se establecen los objetivos del negocio y se documentan los procesos requeridos para soportar las metas planteadas. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar en cuanto niveles:

Nivel 0: Validar el alcance del proyecto.

Nivel 1: Estructura Organizacional

Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales.

Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema

Con estos niveles se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relacionales de poder y distribución de información en la emrpesa, y se detemrina la situación actual para tener claro las necesidades de la empresa, para que el diseño futuro de los modelos de procesa tengan como base la comprensión d ela operación actual.

Una vez comprendida la operación actual, el siguiente aspecto es determinar la situación gutura; con esto se comienza a elaborar los modelos de negocio y técnicos, pués ya identificamos los requerimientos, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Técnicos, se elaborará un ifnorme en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte d ela solución SAP y la aparición de posible gaps tanto funciionales como técnicos. Los "gaps" pueden dar origen o bien al desarrollo d ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cícilio.

Podemos decir entonces que en esta fase se lleva a cabo el primero momento de capacitación, ya que se capacita al usuario técnico en un n ivel superficial para que puedan comprender los procsos que van a modelar y las potencialidades del sistema.

Fase 3: Realización/Diseño:

En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollo de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de neogico y modelos técnicos que se han diseñado. El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por jedio de IMG, esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las paremetrizaciones realizadas deberán de almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de calidad. (QA).

Una vez finalizada la parametrización se deben desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio, las mejores practicas indican que los desarrollos deberán de ser los minimos indispensables para que la implantación sea segura para un upgrade posterior.

Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programación del anterior sistema como de SAP.

Podemos considerar que este es el segundo momento de capacitación, ya que en esta fase se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

Fase 4: Preparación Final:

En esta fase se lleva a cabo el transporte de todo lo creado al ambiente de QA, lo que nos eprmitirá documentar las pruebas más importante con el usuario.

Las pruebas unitarias son realizada spor cada uno de los procesos, lo que permite obtener la aceptación del usuario o la corrección de posible errores. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interacción, por úlitmo son necesarias las pruebas de strees, la cuales son de vital importancia ya que indican si la performace del sistema está preparada para la operación en productivo.

Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario y los manuales de procedimientos, los cuales deberán ser aceptados por el usuairo, además el usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario operativo (final) deberá de estar capacitado para el manejo de cada proceso operativo.

Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

Fase 5: Puesta en producción y soporte:

En esta fase se hace realidad el proyecto y se comienza a evaluar los beneficios al negocio y se monitorea la satisfacción e la comunidad de los usuarios, por lop que la fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación, y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Albaro Barceló Iriburo