✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Javier Vega

Unidad 4 lección 1: La metodología de Implementación de ASAP

1. ¿Qué es ASAP?

Aproximadamente el 68% de los Proyectos de Tecnología de Información toman más tiempo de lo planeado o exceden el presupuesto original además de no cumplir totalmente con los objetivos de negocio planteados.

Para asegurar el éxito de la implementación es necesario la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP. Para este cambio tecnológico en la organización SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP).

La implementación está sujeta a múltiples factores, tecnológicos, funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc...)

Objetivo:

• Minimizar tiempo del proyecto
• Maximizar los recursos
• Permitir generar un modelo de procedimientos

2. Fases de la metodología ASAP

La metodología consta de 5 fases de implementación y el tiempo que se dedica a cada fase en porciento son:

1. Preparación de proyecto- 10%

2. Business Blue print- 15%

3. Realización- 45%

4. Preparación final- 20%

5. Puesta en producción y soporte- 10%

Fase I: Preparación del proyecto:

En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto. Hay que definir lo siguiente:

• Alcance del proyecto
• Factores críticos para alcanzar el éxito
• Estructurar los equipos de trabajo
• Roles y responsabilidades
• Visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto

El proyecto se iniciara oficialmente con una reunión de lanzamiento.

Fase II: Business Blue Print o Planos del Negocio

Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La manera de documentar se tiene que hacer mínimo en cuatro niveles:

Nivel 0: Validar alcance del proyecto

Nivel 1: Estructura organizacional

Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema

Con esto se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información de la empresa, de tal forma que tengamos claramente las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.

El siguiente aspecto más importante en esta etapa es el determinar la situación futura; con esto se comienza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y técnicos, se elaborara un informe en el que se analizara la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles GAPS tanto funcionales como técnicos. Los GAPS pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. Este es el primer momento donde la capacitación hace su primera tarea, que es la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.

Fase III: Realización / Diseño

En esta fase lo importante es la parametrizacion del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.

El ajuste de los parámetros permite definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrizacion corre a cargo de os consultores funcionales que tomen como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán de almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad)

Finalizada la parametrizacion en esta etapa en donde hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar de ERP no cubre en el modelo de negocio, las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán de ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un udgrade posterior.

Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan el conocimiento tanto en los lenguajes de programación de anterior sistema como de SAP.

El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase, en donde se ensena la parametrizacion del sistema a usuario técnico.

Fase IV: Preparación Final

Es el momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA, el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.

Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de integración, por ultimo son necesarias las pruebas de stress (stress test), estas son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.

Como esta fase es previa a la salida producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrizacion, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberán de estar aceptados por el usuario, además el usuario técnico deberá de estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario operativos (usuario final) deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación ya que la carga de datos maestros suele ser retrasada.

Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

Fase V: Puesta en producción y soporte

Llego el momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios.

Esta fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación, y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con al optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación exitosa de SAP R/3.