La metodología de implementación de SAP.
Que es ASAP?
SAP propone su propia metodología de implementación para asegurar el éxito del cambio en la organización, y la llamó ASAP.
ASAP significa Accelerated SAP (Emula a As Soon As Possible, o sea en corto tiempo).
Una implementación de SAP está sujeta a multiples factores: Tecnológicos, humanos y organizativos,
Fases en la metodología ASAP
Este método tiene 5 fases, y el objetivo es minimizar tiempos de proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
Las Fases son:
1) Preparación de proyecto (10%)
2) Diseño de procesos - Business blue print (15%)
3) Realización (45%)
4) Preparación Final (20%)
5) Arranque en productivo y soporte (10%)
Fase 1: Preparación del proyecto
Se prepara el plan de trabajo de alto nivel asegurándose que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto.
Hay que definir:
- El alcance del proyecyto
- Los factores críticos de éxito
- Estructurar equipos de trabajo (roles y responsabilidades)
- Visualizar los entregables en cada fase del proyecto
Se debe construir un organigrama donde destaquen:
- El director del proyecto
- El administrador del proyecto
- QA SAP
- Y el equipo compuesto por : Basis, Equipo Abap, Consultores de módulos y usuarios.
En esta etapa se define el cronograma de actividades, avance y aplicación de medidas correctivas con participacion activa de los consultores.
Los proyectos SAP se inician con una reunión de lanzamiento.
Fase 2: Planos del Negocio (Business blueprint)
En esta fase hay que entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar las metas.
La documentación se debe realizar en 4 niveles mínimos.
- Nivel 0: Validar el alcance del proyecto
- Nivel 1: Estructura Organizacional
- Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
- Nivel 3: Detalle de la configuración
Acá se documenta la estructura organizativa para entender las jerarquías y la distribución de la información,
Se debe determinar la situación actual, para tener claras las necesidades y elaborar el diseño futuro del modelo de procesos.
Se debe determinar la situación futura: Se elaboran los modelos de negocios y técnicos a partir de los requerimientos.
Se elabora al final un informe que analiza la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de SAP y aparecen los GAPS (requerimientos no contemplados en el diseño), los cuales dan origen al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del modelo de negocios y técnico.
Esta fase es de carácter cíclico y sirve de capacitación a los usuarios técnicos para comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.
El diseño debe quedar aprobado por el usuario.
FASE 3 : Realización / Diseño.
En esta fase se construye.
Se parametriza el sistema, se desarrollan las interfases y programas ABAP segun el modelo de negocios y técnico diseñado.
El ajuste de parámetros permite definir los procesos de SAP (usan la TR IMG), a cargo de los consultores funcionales. Estas parametrizaciones se almacenan en órdenes de transporte para ser llevadas al ambiente QA.
Se construyen tambien las brechas que el estándar SAP no cubre. La recomendación es que los desarrollos sean los mínimos indispensables por los futuros upgrades del ERP.
Se deben construir las interfases y los programas de carga inicial, tarea a cargo de los programadores.
Acá se capacita tambien al usuario técnico, donde se le enseña a parametrizar.
FASE 4: Preparación Final
Se transporta lo creado al ambiente QA, donde se documentarán las pruebas del usuario.
Se realizan pruebas unitarias, logrando así la aceptación del usuario o la corrección del error.
Se realizan pruebas integrales para verificar la integración de los módulos, las cuales son mas complejas de realizar porque es necesario un alto grado de interacción.
Se realizan las pruebas de stress para comprobar el rendimiento del sistema con datos reales.
Se debe documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deben ser aceptados por el usuario.
El usuario técnico debe quedar capacitado en todos los módulos SAP implementados, y el usuario final deberá quedar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
Se utilizan los cargadores masivos de datos maestros en ambiente productivo. La informacion a carga debe ser revisada y aceptada por el usuario. Este paso es crucial y debe ser planeado con anticipación.
Antes de la salida a producción, se realiza un curso dirigido a los usuarios finales que servirá tambien para motivarlos.
FASE 5: Arranque en productivo y soporte
Se hace la puesta en marcha en productivo y se empiezan a evaluar los beneficios y a monitorear la satisfacción de los usuarios.
Los objetivos de esta etapa son:
- Dar soporte a la operación
- Optimizar el sistema para estabilizarlo
La idea es que el equipo del proyecto esté acompañando al usuario para que sea un experto en el manejo de la operación y los nuevos procedimientos administrativos.
Una vez optimizado el sistema y obteniendo los resultados esperados se finaliza una implementación exitosa de SAP ERP.