✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Carlos Jimenez

1 EL PUNTO DE PARTIDA Y EL DESTINO PARA UNA IMPLEMENTACIÓN SAP

El punto de partida es determinar el estado actual del soporte TI en la organización. Esto caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP. Los posibles estados de arranque son:

a) Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA

b) Transformación del Landscape: menos frecuente. Caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.

c) Implementación nueva o GreenField

También las opciones de destino son dos:

a) SAP S/4HANA Cloud Edition: se aloja en el cloud privado de SAP, actualizaciones cada tres meses. Esto implica estar siempre en una versión fresca, impone la necesidad de una política trimestal de pruebas para evitar que las actualizaciones no generen daños a los procesos de negocio.

b) SAP S74HANA On-Premise Edition: se instala en las instalaciones de la empresa. Actualizaciones serán ejecutadas de acuerdo a las políticas propias de cada organización.

2 LAS METODOLOGÍAS DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP

Será necesario la elaboración de una proyecto inicial de diseño conceptual de SAP. Esto debido a que el 68% de los proyectos TI exceden el tiempo y el presupuesto previsto.

SAP ofrece dos opciones diferentes:

a) Metodología ASAP (Accelerated SAP): facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas propias de SAP. Esta metodología sigue el ciclo de vida de cascada, similar en su concepción a la construcción de un edificio.

b) Metodología SAP Activate: con el auge de metodologías ágiles, SAP redefinió su metodología ASAP y la denominó metodología SAP Activate.

3 METODOLOGÍA ASAP

Creado para su sistema ERP 6.0 llamado SAP R/3

3.1 Las fases de la metodología ASAP. Consta de 5 fases y su objetivo es minimizar tiempos del proyecto, maximizar recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

a) Preparación de proyecto: 10% del tiempo del proyecto

Se prepara un plan de trabajo asegurándose una visión común para lograr los objetivos del proyecto, alcances y factores críticos para alcanzar el éxito, se estructuran los equipos de trabajo, los roles y responsabilidades y visualizar los entregables de las fases del proyecto. Se debe definir cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas (muy activos los consultores). El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento.

b) Business blueprint o diseño de procesos: 15%

Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son los siguientes:

b.1) Nivel 0: validar alcance del proyecto

b.2) Nivel 1: Estructura organizacional

b.3) Nivel 2: definición de los requerimientos funcionales

b.4) Nivel 3: detalle de la configuración del sistema

Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de la información en la empresa. Se determinará la situación actual de la empresa. Diseño futuro depende de la comprensión de los anterior

Luego se debe determinar la situación futura por lo que comienza la elaboración de los modelos de negocio y técnicos y se hace a partir de los requermientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

Luego se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de SAP y posibles gaps tanto funcionales como técnicos. Esta fase tendrá carácter cíclico.

Este es el primer momento donde la capacitación hace su primera tarea. Capacitar al usuario técnico de lo que se va a moldear.

c) Realización: 45%

En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de interfaces y programas ABAP en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado

El ajuste a los parámetros definen los procesos en SAP por medio de IMG. Esta parametrización lo hacen los consultores funcionales en base a los diseños ya elaborados y validados por el usuario- Las parametrizaciones deben almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para ser transportadas al ambiente QA.

Luego se debe desarrollar las brechas que el estandar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables parea que la implantación sea segura para un upgrade posterior. Los programadores deben entender los lenguajes de programación anterior como el de SAP.

Se hace la segunda capacitación donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

d) Preparación Final: 20%

Se transporta todo lo creado al ambiente de QA y luego documentar las pruebas mas importantes con el usuario.

Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos. las pruebas integrales son para verificar la integración entre los módulos (complejo de hacer, mucha interacción) y luego están las pruebas de stress que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.

Se debe documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, manuales de usuario, manuales de procedimientos y deben ser aceptados por el usuario técnico. Usuario técnico y final deben estar capacitados en sus respectivos puntos que les concierne.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información debe estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada.

Antes de salir a producción se realiza un curso a medida dirigido a los usuarios finales.

e) Arranque en productivo y soporte: 10%

Se hace realidad el proyecto, se valuarán beneficios al negocio y se monitorearán la satisfacción de los usuarios. En esta fase se dará soporte a la operación y la optimización del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con la optimización del sistema en producción y obteniendo los resultados esperados finaliza la implementación exitosa de SAP.

4 METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ACTIVATE

SAP Activate es la combinación de SAO Best Practices para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fimn de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA. Reemplaza la metodología ASAP. La metodología tiene un enfoque ágil/esbelto mientras que ASAP era rígida/en cascada.

La configuración guiada facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de SAP Fiori.

Las mejores prçticas de SAP son procesos OLAP y OLTP que estám organizado para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y desarrolladas para producir una migración óptima.

4.1 Las fases de la metodología SAP Activate: son 6 fases de implementación:

a) Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará al proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos-

b) Preparar: se prepara el entornoy se configura el framework de la gestión de proyectos. Esta fase sería equivalente a la fase de planificación. Se gestionan los recursos en general como roles del equipo, responsabilidades, etc.

En esta fase el cliente ya ha tenido una experiencia con el software. Además, tiene a mano a mano las best practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.

c) Explorar: aquí se verifica que la solución que se encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. Se intentan ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gaps haciendo un contraste con las Best Practices.

Se analizan deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los llamados Sprints.

d) Realizar: el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades con los usuarios finales

e) Desplegar: el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden se más o menos complejas.

f) Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable.