✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Mathias Peña

El punto de partida y el destino para una implementacion de SAP

Cuando una empresa se dispone a implementar el sistema SAP existe un punto de partida referido al estado actual del soporte de TI en la organizacion. Este punto de partida caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutara para la implementacion de SAP.

Los posibles estados de arranque son los siguientes:

• Conversion del sistema SAP ECC a S/4HANA: la organizacion cuenta con SAP ECC y pretende dar un salto para incorporar las posibilidades que brinda S/4HANA.
• Transformacion del Landscape: quizas es la situacion menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. El caso tipico es la adquisicion o venta de alguna sociedad de un grupo economico.
• Implementacion nueva o GreenField: la empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema debil, apoyado generalmente con productos de ofimatica que complejiza la gestion de todas sus areas.

Asi como hay distintos puntos de partida tambien tendremos destinos posibles o targets, caracterizados por la mecanica de actualizacion de version y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema. Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades actualmente son dos:

• Cloud Edition: el sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estara sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates seran correciones de codigo (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages). Esto si bien nos permite estar siempre en una version fresca del sistema impone la necesidad de una politica trimestral de pruebas de regresion para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solucion que soporta los procesos del negocio.
• On-Premise Edition: el sistema se implementa en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones de version seran ejecutadas de acuerdo a las politicas propias de cada organizacion, permitiendo un escenario bastante mas controlado y en compatibilidad con las necesidades del negocio, es decir se posibilita la programacion regulada de updates de version y proyectos de mejoras funcionales, evitando de esta forma daños en el sistema y su impacto en la continuidad operacional del negocio.

Las metodologias de implementacion de SAP

SAP brinda dos opciones diferentes:

• La metodologia ASAP: por sus siglas en ingles de Accelerated SAP, la cual facilita la consecucion del proyecto a traves de documentacion, formatos y plantillas especificas y propias de SAP. La metodologia ASAP sigue el cilo de vida de cascada, similar en su concepcion a la construccion de un edificio.
• La metodologia SAP Activate: con el auge de las llamadas metodologias agiles, SAP ha redefinido su propia metodologia ASAP, a la que ha denominado metodologia SAP Activate.

El objetivo de las metodologias SAP Activate y ASAP es establecer una guia durante las implementaciones de SAP en cualquiera de sus formas y ahora bajo un enfoque agil.

La metodologia ASAP

Para asegurar el exito del cambio tecnologico en la organizacion, SAP propone su propia metodologia de implementacion llamada Accelerated SAP (ASAP), esto a razon de que una implementacion de SAP esta sujeta a multiples factores, tanto tecnologicos como funcionales y organizativos (gestion de equiops, conocimiento del producto, reingenieria, dimentsionamiento de maquinas, estructuras, analisis de costo/beneficio, etc.). SAP creo inicialmente esta metodologia para el despliegue de los proyectos de implementacion de su sistema ERP 6.0 en las empresas, antes llamado SAP R/3.

Las fases de la metodologia ASAP

La metodologia ASAP consta de 5 frases de implementacion y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos:

• Fase 1 Preparacion del proyecto: se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurandose de que exista una vision comun para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe de definir claramente el alcance del proyecto y los factores criticos para alcanzar el exito, ademas se deben de estructurar los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicacion de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores. El proyecto se iniciara oficialmente con una reunion de lanzamiento.
• Frase 2 Business Blue Print o Planos de Negocio: entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razon de se de esta fase. La documentacion y analisis de informacion se confierte en la parte mas delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar minimo en cuatro niveles que son los siguientes:
  - Nivel 0: validar alcance del proyecto
  - Nivel 1: estructura organizacional
  - Nivel 2: definicion de los requerimientos funcionales
  - Nivel 3: detalle de la configuracion del sistema
  Este es el primer momento donde la capacitacion hace su primer tarea, que es la de capacitar al usuario tecnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.
• Fase 3 Realizacion: en esta fase lo importante es la parametrizacion del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos tecnicos que se han diseñado. El ajuste a los parametros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrizacion corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberan de almacenarse en ordenes de tarnasporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (Ambiente de prueba/calidad). El segundo momento de capacitacion se realiza en esta fase, en donde se enseña la parametrizacion del sistema al usuario tecnico.
• Fase 4 Preparacion final: es momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA el cual nos servira para poder documentar las pruebas mas importantes con el usuario. Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptacion del usuario o en su defecto la correccion de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integracion entre los modulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interaccion, por ultimo son necesarias las pruebas de stress (stress test), estas son cruciales y de vital importacia ya que indican si la performance del sistema esta preparada para la operacion en productivo. Antes de la salida a produccion se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.
• Fase 5 Salida en vivo y soporte: tiene dos objetivos inmediatos, que seran dar soporte a la operacion y la optimizacion del sistema que se traduce en la estabilizacion del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles debera de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operacion del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

La metodologia de implementacion Activate

SAP Activate es la combinacion de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodologia y una configuracion guiada con el fin de ayudarnos en una implementacion de SAP S/4HANA. Esta enfocada en el personale de TI y consultores involucrados en la configuracion, integracion y extension de S/4HANA.

La metodologia Activate proporciona una implementacion consistente independientemente del modo. Reemplaza la metodologia ASAP y todos los nuevos metodos de implementacion utilizaran el marco SAP Activate. La metodologia SAP Activate se enfoca en un enfoque agil/esbelto, mientras que la metodologia ASAP fue una implementacion rigida/en cascada.

La configuracion guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a traves de la aplicacion SAP Fiori.

Las mejores practicas de SAP son procesos OLAP y OLTP que estan optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migracion e integracion y estan desarrolladas para producir una migracion optima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.

Las fases de la metodologia SAP Activate

La metodologia SAP Activate consta de 6 fases de implementacion:

• Descubrir: se realiza la revision del valor al negocio que entregara el proyecto, la activacion de sistemas demo-trial temporales y la selecicon de los prototipos.
• Preparar: es la fase en la que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestion de proyectos, ademas, por lestar alineado con el PMBoK, esta fase seria equivalente a su fase de planificaicon. De igual manera, se gestionan los recursos en general, es decir que, entre otras cosas, se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas.
• Explorar: en esta fase el equipo del proyecto verifica que la solucion que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intentan ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices. Se planifican y establecen los llamados Sprints.
• Realizar: el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades asi como los procedimientos detallados con losu suarios finales, asegurando que el equipo esta creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.
• Desplegar: el equipo se asegura de que la operacion esta preparada para ejecutar las actividades de transposicion completa de datos, que pueden ser mas o menos complejas. Es posible que se tengan que ahcer varais simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.
• Ejecutar: el sistema inicia operacion, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.