✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Andrea Monteagudo

El punto de partida y el destino para una implementación de SAP

Los posibles estados de arranque, de los que dependerá el proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP, son los siguientes:

• Conversión del sistema SAP ECC a S/4HANA
• Transformación del Landscape: se unifican o se desagregan sociedades (adquisición o venta)
• Implementación nueva o GreenField:

Las opciones de destino, determinadas por el producto que se desee implementar, son:

• SAP S/4 HANA Cloud Edition: sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses (correcciones de código y cambios de funcionalidades) que imponen la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la la solución que soporta los procesos de negocio.
• SAP S/4HANA On-Premise Edition: las actualizaciones serán ejecutadas de acuerdo a las políticas de cada organización, permitiendo su programación.

Las metodologías de implementación de SAP

• Metodología ASAP: Accelerated SAP, facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada, similar a la construcción de un edificio.

Creada inicialmente para el despliegue de los proyectos de implementación del sistema ERP 6.0 (SAP R/3)

• Metodología SAP Activate: redefinición de la metodología ASAP con el auge de las metodologías ágiles. (As soon as possible).

Fases de la metodología ASAP:

• Preparación del proyecto: 10% del tiempo.

Se prepara un plan de trabajo de alto nivel definiendo el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito. Se estructuran los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y se visualizan los distintos entregables de las fases del proyecto.

Es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores.

El proyecto se iniciará con una reunión de lanzamiento.

• Business Blue print o planos de negocio: 15% del tiempo de implementación.

En esta fase se clarifican los objetivos de negocio y se documentan los procesos requeridos para soportar las metas, como mínimo en 4 niveles:

1. Nivel 0: Validar alcance de proyecto;
2. Nivel 1: Estructura organizacional;
3. Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales;
4. Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.

Una vez desarrollados los modelos de negocio y técnicos, teniendo en cuenta tanto la estructura existente como la situación futura, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución de SAP y la posible aparición de gaps (requerimientos no contemplados) tanto funcionales como técnicos.

Primer momento de capacitación: En esta fase se capacita al usuario técnico en un nivel superficial que le permita comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.

• Realización: 45%:

Parametrización del sistema, desarrollos de interfaces y programas ABAP en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado, que deben ser validados por el usuario. todas las parametrizaciones deberán almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente QA (de prueba/calidad).

Finalizada la parametrización, hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un upgrade posterior.

Será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programación del anterior sistema como en SAP.

Segundo momento de capacitación: Se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

• Preparación Final: 20%

Transporte de lo creado al ambiente QA para documentar las pruebas más importantes con el usuario.

Pruebas unitarias: realizadas en cada uno de los procesos para obtener la aceptación del usuario o la corrección de los errores que susciten.

Pruebas integrales: se realizan para verificar la integración entre los módulos. necesitan un alto nivel de interacción.

Pruebas de stress: indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.

Es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, de usuario, de procedimientos. éstos deberán estar aceptados por el usuario. el usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el operativo deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Se utilizan los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, y esta información deberá estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada.

Tercer momento de capacitación: se realiza un curso a la medida dirigido a los usuarios finales, que motive a los usuarios futuros.

• Arranque en Productivo y Soporte: 10%

Los objetivos de esta fase son dar soporte a la operación y optimizar el sistema para dar estabilidad al mismo. Obteniendo los resultados esperados se finaliza la implementación exitosa de SAP

La metodología de implementación de Activate

Es la combinación de las mejores prácticas para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada enfocada en el personal de TI y los consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4 HANA.

Metodología Activate: enfoque ágil/ esbelto y consistente, independientemente del modo on-premise, en la nube o híbrido.

Configuración guiada: a través de SAP Fiori.

Mejores prácticas de SAP: Procesos OLAP y OLTP optimizados para SAP S/4HANA, que abordan los fundamentos de migración e integración.

Fases de la metodología SAP Activate

• Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos.
• Preparar: Es una fase de planificación. Se prepara el entorno y la configuración del framework de la gestión de proyectos. Se gestionan los recursos en general: se asignan los roles, responsabilidades y normas.

El cliente ya ha tenido una experiencia con el software y tiene a la mano las best practices y la configuración guiada para empezara a trabajar.

• Explorar: en esta fase el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en las best practices soporta las necesidades del cliente, intenta ajustar los procesos reales cerrando en lo posible los gaps que se presenten al hacer un contraste con las best practices.

Se analizan las deficiencias y necesidades, de las que se genera una lista, se priorizan y se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los llamados sprints.

• Realizar: el equipo ejecuta los sprints para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales, asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.

Para cada liberación se llevan a cabo test complementos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones. Sino, se debe crear un nuevo sprint que tenga como base las observaciones del usuario y encontrar como encausar el alcance del sprint para alcanzar las expectativas del cliente.

• Desplegar: el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos. es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un período de vigilancia.

Se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje y sirvan para consultas posteriores si es necesario.

• Ejecutar. El sistema inicia la operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.