✒️Las metodologías de implementación de SAP

El Punto de Partida y el destino para una implementación de SAP

cuando una empresa se dispone a implementar el sistema SAP existe un punto de partida referido al estado inicie actual del soporte TI en la organización. Este punto de partida se caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP. Los posibles estados de arranque son los siguientes:

• Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA (On Premise)
  La organización cuenta con SAP ECC y pretende dar un salto para incorporar las posibilidades que brinda S/4HANA.
  
• Transformación del Landscape (Clouding - On Premise)
  Quizás es la situación menos frecuente, en ese unifica IO desegrega sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad o un grupo económico.
  
• Implementación Nueva o GreenField (Clouding - On Premise)
  la empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema débil, apoyado generalmente con productos de ofimática que complejiza la gestión en todas sus áreas.
  

Así como hay distintos puntos de partida también tendremos distintos posibles o targets, caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema. Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades de actualmente son dos:

• SAP S/4HANA Cloud Edition
  
  el sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estará sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates serán correcciones de código (Support Packages) y cambios en funcionalidades (Enhancenment Packages). Esto sí bien nos permite estar siempre en una versión fresca del sistema impone la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solución que soporta los procesos de negocio.
  
• SAP S/4HANA On-Premise Edition
  
  el sistema se implementa en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones de versión serán ejecutadas de acuerdo a las políticas propias de cada organización, permitiendo un escenario bastante más controlado y en compatibilidad con las necesidades de negocio, es decir, se posibilita la programación regulada de updates de versión y proyecto de mejoras funcionales, evitando de esta forma daños en el sistema y su impacto en la continuidad operacional de negocio.

Las Metodologías de Implementación de SAP

Según una encuestadora de confianza:

"Aproximadamente el 68% de los proyectos de tecnología de información toma más tiempo de lo planeado o excede en el presupuesto original además de no cumplir totalmente los objetivos de negocio planteados"

Uno de los grandes retos del sistema SAP es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, esto es de vital importancia ya que de ello depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente, lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en Recursos Humanos y monetarios; por ello es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de diseño conceptual de SAP.

En este sentido, la utilización de metodologías para implementar el sistema SAP en las empresas puede ayudar mucho.

SAP nos brinda dos opciones diferentes:

• La Metodología ASAP: por sus siglas en inglés d la salud editor SAP, la cual facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada hola similar en su concepción a la construcción de un edificio.
  
• La Metodología SAP Activate: Con el auge de las llamadas metodologías ágiles, SAP ha redefinido su propia metodología ASAP, a la que ha denominado SAP Activate.
  
  El objetivo de las metodologías SAP actívate y ASAP es establecer una guía durante las implementaciones de SAP en cualquiera de sus formas y ahora bajo un enfoque ágil.

La Metodología ASAP

para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, y dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo beneficio, etcétera).

Las Fases de la Metodología ASAP

La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos de proyecto coma y maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

El porcentaje de tiempo sobre el total del proyecto de implementación que se le dedica a cada fase de ASAP.

• 10% Preparación del Proyecto
• 15% Business BluePrint o Diseño de Procesos.
• 45% Realización
• 20% Preparación Final
• 10% Arranque en Productivo y Soporte.

Fases de Implementación de ASAP

• Preparación del Proyecto: en esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel haces una noche de que existe una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe definir claramente el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben estructurar los equipos de trabajo coma los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.
  
  En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores.. El proyecto iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento.
  
• Business Blue Print o Planos de Negocio: entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase la documentación y el análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto como la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son los siguientes:
  
  Nivel 0: Validar Alcance del Proyecto
  Nivel 1: Estructura Organizacional
  Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales
  Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.
  
  Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá determinar la situación actual de la empresa, de tal forma que tengamos claras las necesidades de la misma, chaqué el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.
  
  Esto lleva al siguiente aspecto que es importante en esta etapa el determinar la situación futura; con esto se comienza la elaboración de los modelos de negocio y técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados toma sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.
  
  Una vez desarrollados los modelos de negocio y técnicos se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles gaps tanto funcionales como técnicos. Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del modelo de negocio y técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.
  
  Este es el primer momento donde la capacitación hace su primera tarea coma que es la de capacitar al usuario técnico a un nivel superficial que le permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.
• Realización: Llegó la hora de hacer realidad lo que se ha venido trabajando, ya que en esta fase lo importante es las parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.
  
  El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrización es realizadas deberán de almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad).
  
  Finalizada la parametrización, en esta etapa en dónde hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre el modelo de negocio, las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables sea segura para un upgrade posterior.
  
  Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en lenguaje de programación del anterior sistema cómo de SAP.
  
  
  
  El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
  
• Preparación Final: Es el momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario. Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten.
  
  Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un la alto grado de interacción, por último son necesarias las pruebas de estrés (Stress Test), estás son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.
  
  Cómo esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberán de estar aceptados por el usuario, además el usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario operativo (Usuario Final) deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
  
  
  
  Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación ya que la carga de dato maestro suele ser retrasada.
  
  Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.
  
• Salida en Vivo y Soporte: llegó el momento te hacen realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la Comunidad de usuarios.
  
  Esta fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.
  
  Con la optimización del sistema ya hay producción y obteniendo los resultados esperados en la planificación se finaliza la implementación exitosa de SAP.

La Metodología de Implementación Activate

SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA. Está enfocada en el personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de SAP S/4HANA.

La Metodología Activate Proporciona una implementación consistente independientemente del modo: on-premise, en la nube o híbrido. Reemplaza la metodología ASAP y todos los nuevos métodos de implementación utilizarán el marco SAP Activate. La Metodología SAP Activate se enfoca en un enfoque ágil / esbelto, mientras que la metodología ASAP fue una implementación rígida / en Cascada.

La configuración guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones punta se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.

Las mejores prácticas de SAP son procesos OALP y OLTP están optimizados para SAP S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrolladas para producir una migración óptima, ya sea que estemos mirando desde una base de datos que no es SAP o un sistema SAP heredado.

Las Fases de la Metodología SAP Activate

La metodología SAP Activate consta de 6 fases de implementación:

• Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas Demo-Trial temporales y la selección de los prototipos.
  
• Preparar: es la frase en la que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos, además, por estar alineado con él PMBoK, esta fase sería equivalente a su fase de planificación. De igual manera se gestionan los recursos en general, es decir que, entre otras cosas se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas.
  
  En esta fase, el cliente ya ha tenido una experiencia con el software, a través de la cual lo pudo manipular, testear y ver a grandes rasgos la capacidad de su alcance y la robustez de lo que ha adquirido. Además, tiene a la mano the Best Practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.
  
• Explorar: en esta fase el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en las Best Practices soporta las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intenta ajustar los procesos reales, cerrando el lo posible los gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practicies.
  
  También se analizan las deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establece los llamados Sprints.
• Realizar: el equipo ejecuta los sprint para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales; asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.
  
  Para cada liberación, se lleva a cabo test completos con lo que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones. De lo contrario, se debe crear un nuevo sprint que tenga como base las observaciones del usuario y encontrar cómo encausar el alcance del sprint para alcanzar las expectativas del cliente.
• Desplegar: el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden ser más o menos complejas. Es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.
  
  En esta etapa se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje, pero sobre todo que sirvan para consultas posteriores si es necesario.
• Ejecutar: El sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema..

Una empresa al decidir implementar SAP puede estar en tres estadios posibles:

• Conversión del Sistema: Se da cuando la organización ya cuenta con SAP ECC y desea implementar S/4 HANA
• Transformación del Landscape: Poco frecuente es cuando la organización sufre cambios por adquisición o Venta de algún grupo económico.
• Implementación Nueva: También conocida como GreenField es cuando la organización carece de un sistema ERP o cuenta con uno muy débil, apoyado con productos de Ofimática.

También existen destinos para la implementación de SAP o Targets y viene determinada por el producto que se decida implementar. SAP S/4HANA Cloud Edition y SAP S/4HANA On-Premise.

SAP S/4HANA Cloud Edition: Bajo esta modalidad el sistema queda alojado en la nube privada de SAP y está sometido a actualizaciones cada 3 meses dichas actualizaciones serán Support Packages que son correcciones de código y Enhancenment Packages que no es mas que cambios funcionales. Es necesaria una política de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas interfieran con el buen funcionamiento del sistema.

SAP S/4 HANA On-Premise Edition: El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa y las actualizaciones serán ejecutadas según las políticas de cada organización de este modo se posibilita la programación regulada de Upgrade evitando de ese modo daños en el sistema.

Metodologías de Implementación de SAP

LA implementación de un sistema SAP en una empresa demanda mucho tiempo y esfuerzo, para garantizar el éxito de la implementación (tanto en tiempo y dinero) SAP nos brinda dos opciones:

1. Metodología ASAP: Accelerated SAP por sus siglas en ingles, puesto a que la implementación de SAP esta condicionada por diversos factores tecnológicos y funcionales, en ella se emplea Documentación, Formatos y Plantillas específicas y propias de SAP facilitando así la consecución del proyecto, ASAP adopta un ciclo de vida de Cascada, algo así como la construcción de un edificio. La metodología de ASAP es la siguiente:

Preparación del Proyecto --> Diseño Conceptual --> Realización --> Preparación Final --> Puesta en Productivo

• Preparación del Proyecto: Se realizan los preparativos para iniciar el proyecto, se establecen el alcance del proyecto y se prepara un plan de trabajo para asegurar que todos tienen una visión en común, se forman los grupos de trabajo, los roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables del proyecto.
  
  Es importante definir un cronograma de actividades, el avance y la intervención de los consultores en medidas correctivas. El proyecto dará inicio con una reunión de lanzamiento.
• Business Blue Print o Planos del Negocio: Esta es una fase muy importante puesto que hay que entender los objetivos del negocio y documentar el como se va a lograr ese objetivo. Dicha documentación y el análisis de información debe realizarse mínimo en cuatro fases:
  
  1. Nivel 0: Validar el Alcance del Proyecto
  2. Nivel 1: Estructura Organizacional
  3. Nivel 2: Definición de Requerimientos Funcionales
  4. Nivel 3: Detalle de la Configuración del SIstema.
  
  El Objetivo es precisamente saber el como esta la empresa en ese momento en cuanto a su estructura organizativa, relaciones de poder, distribución de la información, entre otras cuestiones ya que de ese modo se tiene claro cuales son sus necesidades y el saber eso es critico puesto a que se va a partir de esa base para realizar el modelo de procesos.
  
  Lo que nos lleva a otro aspecto importante a resaltar y es determinar la situación futura que es iniciada por la elaboración de los modelos de negocio y técnicos basándose en los requerimientos identificados anteriormente, sin tener en cuenta la posible cobertura del sistema SAP.
  
  Realizado todo esto se elabora un informe analizando que, ahora si, que cobertura va a tener el sistema SAP en cuanto a la solución de requerimientos, en este paso es posible que aparezcan "items" no tomados en cuenta anteriormente (gaps), estos gaps deben solventarse para poder continuar, aun si es necesaria una redefinición del modelo de negocio y técnico, si no se hace podría tener un carácter cíclico.
  
  En este preciso momento se debe capacitar al usuario técnico para que comprenda los procesos a usar para moldear las potencialidades del sistema.
  
• Realización: En este punto se da la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP todo esto en base al modelo de negocio y modelos técnicos que se han diseñado previamente. Los parámetros se definen mediante de IMG (Implementation Guide) al cual acceden los Consultores Funcionales guiándose por todo lo anteriormente elaborado que y validado por el usuario.
  
  Todas estas parametrizaciones tienen que almacenarse en órdenes de transporte para ser probadas y luego poder ser transportadas al ambiente QA (Ambiente de Prueba / Calidad). Luego de la parametrización se vuelca la atención en los puntos que el ERP no cubre en el modelo de negocios, los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables para que la implementación sea segura para una actualización posterior. Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales.
  
  Hay una segunda capacitación en este punto donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
• Preparación Final: En esta fase se pasa al ambiente QA todo lo creado, allí se harán pruebas importantes con el usuario las cuales deberán ser documentadas. Hay 3 pruebas importantes:
  
  Pruebas Unitarias: Se realizan por cada uno de los procesos y permite obtener la aceptación del usuario o corrección de errores que surjan.
  
  Pruebas Integrales: En este tipo de pruebas se verifican la integración entre módulos, se necesita un alto grado de interacción en este tipo de pruebas.
  
  Pruebas de Stress: Son muy importantes, se pone a prueba el sistema de modo de comprobar su perfomance para el ambiente productivo.
  
  Ya que el sistema esta previo a salir al ambiente de producción es necesario documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos los cuales deberán tener la aprobación del usuario. El usuario técnico tiene que estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario final tiene que estar capacitado para el manejo de cada proceso de operación.
  
  Se emplean los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información a cargar debe ser revisada y aceptada por el usuario además de estar depurada, esta carga es de suma importancia para que el ERP salga a producción y debe ser planeado con anticipación pues suele ser retrasada.
• Salida en Vivo y Soporte: Finalmente empieza a operar en productivo el ERP y alli se puede evaluar los beneficios al negocio además de hacer un seguimiento a los usuarios.
  
  En esta fase se da soporte a la operación y optimización del sistema para así ponerlo a punto. El equipo del proyecto tiene que estar preparado para apoyar al usuario a dominar el manejo de la operación del sistema y los nuevos procedimientos administrativos.
  
  Ya con el sistema optimizado y obteniendo los resultados esperados se da por terminada la implementación exitosa de SAP.

2. Metodología SAP Activate: Esta viene siendo un refinamiento de ASAP (Mas ágil). Es una combinación de las Mejores Practicas de SAP, Configuración Guiada y La Metodología Activate. Está enfocada en el personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA.

La implementación de la Metodología Activate es consistente independientemente de si este es On-Premise o en la nube incluso si es híbrido, es el reemplazo de la metodología ASAP, todos los nuevos métodos de implementación utilizarán el marco SAP Activate.

La Configuración Guiada Ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.

Las Mejores Prácticas de SAP son procesos OLAP (Procesamiento Analítico en Línea) siendo este un Sistema de Repuesta de consulta de Base de Datos On Line y OLTP (Procesamiento de Transacciones en Línea) que es un Sistema de modificación de Bases de Dato On Line; Ambos están optimizados para S/4HANA y están desarrollados para garantizar una migración exitosa ya sea desde una base de datos no SAP o un sistema SAP Heredado.

Fases de la Metodología SAP Activate:

Descubrir --> Preparar --> Explorar --> Realizar --> Desplegar --> Ejecutar

Descubrir: Se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos.

Preparar: Aquí se gestionan los recursos en general como definir roles y responsabilidades, identificar recursos y normas. El cliente ya ha tenido una experiencia con el software, lo pudo manipular y ver la robustez del sistema.

Explorar: en esta etapa queda en evidencia que la solución hallada en las mejores practicas hacen frente a las necesidades del cliente, solo queda ajustarlas a los procesos reales, solventando los posibles gaps que pueden llegar a presentarse al contraponerlo con las mejores practicas.

Se crean listas de las necesidades y deficiencias lo que da comienzo a los Sprint (Ejecución de "Mini proyectos" dentro del proyecto general en corto tiempo de 1 a 4 semanas).

Realizar: El equipo ejecuta el Sprint que surgió en el paso anterior, se prueban las funcionalidades y procedimientos detallados con usuarios finales para asegurar que se esta creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.

Se efectúan pruebas en los que el usuario debe quedar satisfecho, de lo contrario un nuevo sprint debe crearse partiendo de las observaciones del usuario en aras de que el sprint llene las expectativas del cliente.

Desplegar: El equipo se asegura de que el sistema esté preparado para la carga de datos, es posible que haya que realizar numerosas simulaciones antes de pasar a productivo, luego el equipo da soporte un periodo de tiempo de vigilancia. El personal faltante es instruido en el uso de la herramienta y se crean manuales de aprendizaje.

Ejecutar: El sistema inicia operación se da soporte al inicio y se da el monitoreo del rendimiento del sistema.