LAS METODOLOGIAS DE IMPLEMENTACION DE SAP
Punto de partida y destino para una implementación de SAP.
Punto de partida: estado actual del soporte TI en la organización, caracteriza el tipo de proyecto para la implementación de SAP.
Pueden ser:
- Conversón del sistema SAP ECC a S/4HANA
- Transformación del Landscape: Caso menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. (Adquisición/venta de alguna sociedad de un grupo económico).
- Implementación nueva o GreenField: La empresa carece de un sistema ERP o tiene un sistema débil.
Destinos / Targets: Caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema.
Pueden ser:
- SAP S/4HANA Cloud Edition: El sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y se sujetara a actualizaciones obligadas cada tres meses. Los updates serán correcciones de código (Support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages). Garantiza actualización constante imponiendo la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen el sistema.
- SAP S/4HANA On-Premise Edition: El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa y las actualizaciones estarán sujetas a las políticas de la organización, permitiendo un escenario bastante controlado y compatible con las necesidades del negocio evitando daños en el sistema y asegurando su continuidad.
Las metodologías de implementación de SAP: Una buena implementación ayuda a optimizar el proyecto.
-Metodología ASAP: “Accelerated SAP”. Facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. Sigue el ciclo de vida cascada, similar en su concepción a la construcción de un edificio.
- Metodología SAP Activate: Es una metodología agil que SAP redefinió para ASAP.
La metodología ASAP:
Desarrollada para cubrir los factores tecnológicos, funcionales y organizativos a los está sujeta la implementación. (Gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, estructuras, análisis de costos/beneficio, etc).
Sus fases minimizaran el tiempo, maximizar los recursos y permite generar un modelo de procedimientos. Las fases son:
1) Preparación del proyecto: Se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurando una visión común de objetivos. Se debe:
- Definir el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito.
- Estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades.
- Visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.
- Definir el cronograma de actividades, avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores.
2) Business Blue Print o Planos del Negocio: Proceso de documentación que se realiza en cuatro niveles:
· Nivel 0: Validar alcance del proyecto.
· Nivel 1: Estructura organizacional.
· Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales.
· Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.
Sus objetivos son:
- Documentación de la estructura organizativa, relaciones de poder y distribución de información existente.
- Determinación de la situación actual de la empresa y sus necesidades.
- Determinar la situación futura de la empresa.
- Elaboración modelos de negocio y técnicos a partir de los requerimientos identificados.
- Elaboración de informes con análisis de la cobertura de requerimientos funcionales y técnicos de la solución SAP y la aparición de posibles gaps funcionales o técnicos.
- Los gaps podrán dar origen al desarrollo de iniciativas o a la redefinición del modelo de negocio y técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter clínico.
- Primer momento de capacitación al usuario técnico en un nivel superficial para comprender los procesos que moldean y las potencialidades del sistema.
3) Realización:
- Ajuste a los parámetros para definir los procesos en SAP, corre a cargo de los CF que se basan en los diseños que fueron validados por el usuario. Se almacenan en órdenes de transporte y se prueban antes de ser transportadas al ambiente de prueba/calidad “Ambiente QA”.
- Desarrollo de las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio, deberán ser mínimos e indispensables para que la implantación sea segura.
- Desarrollo de interfaces y cargas iniciales, para eso son necesarios los programadores que conozcan el lenguaje de programación del sistema anterior y el de SAP.
- Segundo momento de capacitación donde se le enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
4) Preparación final:
- Transporte de todo lo creado al ambiente QA y pruebas con el usuario:
· Pruebas unitarias de cada proceso para obtener la aceptación o corrección del usuario
· Pruebas integrales para verificar la integración entre módulos.
· Pruebas de stress que indican si el sistema está preparado para operar en productivo.
- Documentación de diseños conceptuales, manuales de parametrización / usuario / procedimientos que deberán ser aceptados por el usuario.
· Usuario técnico à deberá estar capacitado en todos los módulos SAP implementados.
· Usuario operativo à deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso operativo.
- Utilización de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo de información revisada / aceptada por el usuario y previamente depurada. Debe ser planeada con anticipación ya que puede presentar retrasos.
5) Salida en vivo y soporte:
- Evaluar beneficios y monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios.
Sus objetivos inmediatos son dar soporte a la operación y optimizar el sistema à estabilización del sistema.
- Todo el equipo debe estar preparado para acompañar al usuario en volverse experto en el manejo de la operación del sistema y los nuevos procedimientos administrativos.
La metodología de implementación ACTIVATE
SAP Best Practices para S/4HANA + metodología y configuración guiada. Está enfocada en el personal de TI y consultores de configuración, integración y extensión de S/4HANA.
- Configuración guiada: Conjunto de herramientas que facilitan las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones a través de SAP Fiori.
- Mejores prácticas de SAP: procesos OLAP (Procesamiento Analítico en Línea) y OLTP (Procesamiento Transaccional en Línea) optimizados para S/4HANA que abordaran fundamentos de migración / integración y producirán una migración óptima.
- Proporciona una implementación consistente independientemente del modo (on-premise / nube / hibrido) y reemplaza la metodología ASAP por un enfoque más ágil.
Sus fases son:
1) Descubrir: Revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de prototipos.
2) Preparar: Es equivalente a su fase de planificación.
- Preparación del entorno y configuración del framework de la gestión de proyectos
- Gestión de recursos generales (asignación de roles de equipo, sus responsabilidades y normas).
- El cliente ya manipuló el sistema y además tendrá a mano las best practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.
3) Explorar: El equipo verifica que las soluciones best practices soportan las necesidades del cliente y se ajustan los procesos reales cerrando los gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices.
Análisis de deficiencias y necesidades à plan de liberación de tareas en el equipo à planificación y establecimiento de Sprints.
Sprints: Periodo de tiempo para completar una tarea garantizando la inspección y adaptación del progreso.
4) Realizar: Ejecución de los Sprints para crear y probar funcionalidades y procedimientos detallados (test completos en el que los usuarios deben quedar satisfechos) con los usuarios finales. Si el usuario no está satisfecho se crea un nuevo sprint.
5) Desplegar: El equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar actividades de transposición completa de datos. Posiblemente se tengan que hacer simulaciones previas, una vez listas el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.
- Instrucción al resto del personal y creación de manuales de fácil aprendizaje y consulta.
6) Ejecutar: El sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.