✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Miguel Rahal

Las metodologías de implementación de SAP

1 El punto de partida y el destino para una implementación de SAP

Existe un punto de partida referido al estado actual del soporte de TI en la organización. Se caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutara para la implementación SAP.

Los posibles estados son:

- Conversión del sistema SAP ECC a S/4HANA. Migrar de SAP ECC para incorporar las posibilidades que brinda SAP S/4HANA.

- Transformación del Lanscape. Es a menos frecuente, se unifican y/o desagregan sociedades. Típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.

- Implementación nueva o GreenField. La empresa carece de un sistema que complejiza la gestión de todas sus areas.

Así como hay distintos puntos de partidas, caracterizados por la mecánica de actualización de versión y control de cambios en las funcionalidades del sistema. Las opciones de destino del producto a implementar, las posibilidades son dos:

1- SAP S/4HANA Cloud Edition. En la nube privada de SAP, y con actualizaciones cada 3 meses. Los updates serán correcciones de código (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancement packages). Esto nos permite siempre una versión actualizada del sistema, se imponen la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solución que soporta los procesos del negocio.

2- SAP S/4HANA On-Premise Edition. Se implementa en las instalaciones de la empresa, con actualizaciones de acuerdo a las políticas de la empresa, en un ambiente controlado y en compatibilidad con sus necesidades, posibilita la programación regulada de updates de versión y proyectos de mejoras funcionales evitando daños en el sistema y su impacto en la continuidad operación del negocio.

2 Las metodologías de implementación de SAP.

El 68% de las implementaciones toman más tiempo de lo planeado o exceden el presupuesto original además de no cumplir los objetivos planteados del negocio.

Uno de los retos de SAP es lograr una exitosa implementación, evitando insatisfacción de los clientes, y para ellos SAP nos brinda 2 opciones:

- La metodología ASAP (accelerated SAP) consecución del proyecto a través de documentación, formatos, y plantillas específicas y propias de SAP. Esta metodología sigue el ciclo de vida de cascada.

- La metodología SAP Activate con el auge de las metodologías agiles, SAP redefinió su propia metodología ASAP, a la que denomina SAP Activate.

El objetivo de estas, establecer una guía durante las implementaciones de SAP en cualquier de sus formas y bajo un enfoque ágil.

3 La metodología ASAP.

SAP propone su propia metodología de implementación con este nombre, a razón de una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológico como funcionales y organizativos. Se crea inicialmente para implementación de su sistema ERP 6.0 antes llamada SAP R/3.

Audio 1. Acelerated SAP, posibilidad de realizar implementaciones en tiempos cortos (asume posible) a diferencia de lo que había estado sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin la metodóloga estándar cuando se dibujaban proyectos que abarcaban años de trabajos sin entregables definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes o empresas que adaptaban las soluciones lo cual generaba un ambiente muy adverso en los proyectos de implementación de software.

3.1 Las fases de la metodología ASAP.

Consta de 5 fases, y el objetivo es minimizar los tiempos del proyecto, maximizar los recursos, y permitir generar un modelo de procedimientos.

Tiempos estimados de cada fase de ASAP.

Analizaremos cada una de las fases:

Fase 1: Preparación del proyecto.

Preparar un plan o cronograma de trabajo de alto nivel con una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, su alcance y factores críticos para alcanzar el éxito, con medidas correctivas con participación activa de los consultores. Se debe estructurar los equipos de trabajo, los roles, responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.

El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento.

Fase 2. Business Blue Print o Planos del Negocio.

Entender los objetivos del negocio, el análisis de la información y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de esta fase. La documentación tiene como mínimo cuatro niveles:

- Nivel 0: validar el alance del proyecto.

- Nivel 1: estructura organizacional.

- Nivel 2: definición de los requerimientos funcionales.

- Nivel 3: detalle de la configuración del sistema.

Pretende documentar la estructura organizativa actual, las relaciones de poder y distribución de la información, para tener claro las necesidades, y para determinar la situacion futura el desarrollo de los modelos de negocio y técnicos a implementar.

Con los modelos de negocio y técnicos, se elaborará un informe en el que se analizara la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP, y posibles gaps, que pueden dar origen al desarrollo de ciertas iniciativas o la redefinición del modelo de negocio y técnicos. Tendrá un carácter cíclico.

En este la capacitación al usuario técnico es fundamental para comprender los procesos y las potenciales del sistema.

Fase 3: Realización.

En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, el desarrollo de interfaces y programas ABAP, basados en los modelos de negocio y técnicos. El ajuste se realiza por medio de menú IMG (dentro de la transacción SAP SPRO utilizado para la parametrización o modificación del sistema), y corre a cargo de los consultores funcionales y validadas por los usuarios. Todas las parametrizaciones serán guardadas en ordenes de transporte y probada para poder ser transportadas al ambiente QA (ambiente de prueba/calidad).

Finalizada la parametrización, en esta etapa es donde hay que empezar a desarrollar las brechas que el sistema estándar no cubre del modelo, y las mejoras practicas indican que desarrollos deberán ser los mínimos para la implementación sea segura para un upgrade posterior.

Las interfaces deberán desarrollarse aso como os programas de cargas iniciales, con programadores que tengan conocimiento los lenguajes de programación anterior y de SAP.

Segundo momento de capitación, donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

Fase 4: Preparación final.

Se transporta todo al ambiente QA, donde se realizarán la documentación de las pruebas más importantes con el usuario.

Las pruebas unitarias por cada uno de los procesos permiten la aceptación del usuario o corrección de los errores.

Las pruebas integrales, para verificar la integración entre los módulos.

Las pruebas de stress (stress test) que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.

En esta es necesario documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, manuales de usuario, de procedimientos y todo debe ser aceptado por el usuario, además el usuario técnico debe estar capacitado en todos los módulos implementadores, y el usuario operativo capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros a producción, todo esto debe ser validada y aceptada por el usuario y previamente depurado, ya que esta se debe planificar porque suele ser retrasada.

Realizar un curso a medida que va a estar dirigida a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

Fase 5: Salida en vivo y soporte.

Tiene dos objetivos, dar soporte y lograr la estabilización del sistema, acompañando a los usuarios en la operación y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con la optimización del sistema en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación.

4 La metodología de implementación Activate.

Es la combinación de SAP Best Practices para SAP S/4HANA, metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA.

Enfocada al personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de SAP S/4HANA.

La metodología Activate proporciona una implementación consistente del modo: on-premise, en la nube o hibrida. Reemplaza a la metodología ASAP, y todos los nuevos métodos de implementación utilizaran el marco SAP activate.

Se enfoca en se ágil / esbelto, mientras que ASAP es rígida y en cascada.

La configuración guiada conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de SAP Fiori.

Las mejoras prácticas de SAP, son procesos OALP y OLPT optimizados para SAP S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrollados para producir una migración optima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema heredado.

Audio 2. Active, es una metodología que está alineada con la práctica de gestión de proyectos mejorada del PMI, teniendo en cuenta la gestión formal de problemas, riesgos y calidad. Es la sucesora de ASAP y es considerada simple, modular y ágil, puesto que es la que proporciona soporte para el despliegue inicial con un enfoque de implementación armonizada para despliegues en la nube local e híbridos. Ha sido creada para dar soporte a los equipos del proyecto con los principios de entrega de los proyectos rápidos y crea su documentación a partir de las mejores prácticas de SAP. También utiliza las herramientas de configuración guiada para ajustar la solución de línea base a la necesidad de cliente según los resultados del análisis de deficiencias y ventajas que se ejecute en la fase de exploración. SAP Active emplea un enfoque incremental con mucho más hincapié en los usuarios al incorporar scrums, sprints por delivery y documentación más efectiva mientras se mantiene intacto el marco de calidad.

4.1 Las fases de la metodología SAP Activate.

Cuenta con 6 fases.

Si bien existen variantes para los diferentes puntos de partida, ya sea GreenField o conversión las etapas o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas.

Descubrir: revisión del valor al negocio que entregara el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de prototipo.

Preparar: prepara el entorno y se configura el framework (conjunto estandarizado de conceptos) de la gestión de proyectos, está alineado con el PMBok (guía desarrollada por el Project Managment Institute), esta fase sería equivalente a su fase de planificación, gestionan los recursos, asignan los roles, responsabilidades y normas. El cliente ya tiene una experiencia con el software, ya lo pudo manipular y ver la capacidad y robustez del sistema. Tienen las Best practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.

Explorar: verifica que la solución que encuentra en las Best practices soportan las necesidades del cliente, se ajustan los procesos reales, cerrando en los posibles gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best practice. Se analizan las deficiencias y necesidades, se priorizan para un plan de tareas en el equipo de trabajo, y establecen los llamados Sprints (periodo corto de tiempo en el que un equipo se scrum trabaja para completar una cantidad determinada de trabajo).

Realizar: el equipo ejecuta los sprint para crear y probar funcionalidades, asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.

Desplegar: el equipo asegura de que la operación esté preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de los datos, que puede ser más o menos complejas. Es posible que se tengan que hacer simulaciones antes de pasar al productivo. En esta se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta, con ligeros manuales que faciliten el aprendizaje.

Ejecutar: se inicia la operación, el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, monitorea de disponibilidad y tiempo de repuesta del sistema.

Audio 3. Diferencias existentes entre las metodologías ASAP vs las metodologías agiles, como SAP Active.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui