✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Candela Calzada

Unidad n°4: La implementación de SAP
Lección n°1: Las metodologías de implementación de SAP

El punto de partida y el destino para una implementación de SAP:

Cuando una empresa quiere implementar SAP, debe tener un punto de partida respecto al estado actual del soporte de TI. Este punto caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP.

Los posibles estados de arranque son:

• Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA: La organización trabaja con SAP ECC y quiere cambiar a S/4HANA para mayores posibilidades.
• Transformación del Landscape: Se unifica o desagregan sociedades, como la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.
• Implementación nueva o GreenField: La organización no tiene un sist. ERP o es débil.

También se puede implementar una de estas dos posibilidades, de acuerdo a lo que busque al empresa:

• SAP S/4HANA Cloud Edition: el sistema se encuentra en el cloud privado de SAP y debe actualizarse obligatoriamente cada tres meses, estos updates serán correcciones de código y cambios en funcionalidades
• SAP S/4HANA On-Premise Edition: el sistema se encuentra en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones se ejecutarán de acuerdo a cada organización.

Las metodologías de implementación de SAP:

SAP está enfocado en lograr una buena implementación dentro de una empresa, ayudándola a llegar a sus objetivos en los tiempos planeados.

Por eso, usar metodologías para implementar SAP puede ser útil:

• La metodología ASAP (Accelerated SAP): tiene un ciclo de vida de cascada, el cual facilita la consecución del proyecto por medio de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP.
• La metodología SAP Activate: SAP definió su propia metodología ASAP "La metodología SAP Activate".
  
  El objetivo de estas dos metodologías es establecer una guía durante la implementación de SAP en cualquiera de sus formas.

La metodología ASAP:

Para asegurar el éxito del cambio tecnológico de una empresa, SAP propone ASAP, ya que la implementación está sujeta a muchos factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos.

Su objetivo principal es minimizar los tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Las fases de la metodología ASAP:

• Fase 1: Preparación del proyecto (10%)
  Se prepara un plan de trabajo de alto nivel, se debe definir bien el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito.
  Además es importante definir el cronograma de actividades, el avance y las medidas aplicadas.
  
• Fase 2: Business Blue Print o Planos de Negocio (15%)
  Se debe entender los objetivos del negocio y documentar los procesos para llegar a la meta.
  Mínimamente se deben hacer cuatro niveles de documentación:
  Nivel 0: Validar el alcance del proyecto.
  Nivel 1: Estructura organizacional.
  Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales.
  Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.
  Además de las documentaciones se debe determinar la situación actual de la empresa, para tener en claro las necesidades de ésta. Esto sirve para poder determinar la situación futura.
  Luego de haber desarrollado los modelos de negocio y técnicos, se hace un informe en el que se analizará la eficacia de la solución SAP.
  En esta fase se comienza a capacitar al usuario técnico para comprender los procesos que modelará y las potencialidades del sistema.
  
  
• Fase 3: Realización (45%)
  Aquí se llevará a cabo lo trabajado en las anteriores fases; además en esta, se parametrizará el sistema, los desarrollos de interfaces y programas ABAP, en base a los modelos de negocio y técnicos.
  El ajuste de los parámetros de procesos se hará con IMG, que será llevada a cabo por los consultores funcionales.
  Las parametrizaciones deberán almacenarse en órdenes de transporte y deben ser aprobadas para luego ser transportadas al ambiente de prueba/calidad (QA).
  Una vez terminada la parametrización, hay que desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio.
  En esta fase se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
  
  
• Fase 4: Preparación final (20%)
  Se transporta todo lo creado en el ambiente QA, el cual servirá para documentar las pruebas con el usuario.
  Las pruebas unitarias se hacen por cada uno de los procesos, esto se hace para obtener la capacitación del usuario y corregir errores que aparezcan.
  Las pruebas integrales se harán para verificar la integración entre módulos.
  Las pruebas de stress son las últimas en realizarse y las más importantes, ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.
  Además como es la anteúltima fase, se deben documentar todo.
  
• Fase 5: Salida en vivo y soporte (10%)
  En esta fase hay dos objetivos importantes: dar soporte a la operación y la optimización del sistema.
  Luego de haber hecho la optimización del sistema y haber obtenido los resultados esperados en la planeación, se finaliza la implementación exitosa de SAP.

La metodología de implementación Activate:

• SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA.
• Está enfocada en el personal de TI (Tecnologías de la Información) y en consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA.
• Se enfoca en un enfoque ágil / esbelto, mientras que ASAP se enfoca en una implementación rígida / en cascada.
• Proporciona una implementación on-premise, en la nube o híbrido.
• Reemplaza a la metodología ASAP.
• La configuración guiada brinda herramientas para facilitara las actualizaciones y modificaciones. Se ofrece por medio de SAP Fiori.
• Las mejores prácticas de SAP son procesos OLAP y OLTP (para S/4HANA). Que abordan los fundamentos de migración e integración.

Las fases de SAP Activate:

• Fase 1: Descrubir
  se hace una revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de prototipos.
  
• Fase 2: Preparar
  Se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos.
  Se asignan los roles de equipos, sus responsabilidades y normas.
  En esta fase el cliente ya tiene una experiencia con el sw, donde pudo ver si el sw cubre las necesidades.
  
• Fase 3: Explorar
  El equipo de proyecto verifica que la solución que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente.
  Se analizan las deficiencias y las necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los Sprints.
  *Sprints: periodo corto de tiempo en ele que un equipo de scrum trabaja para completar una cantidad de trabajo determinado.
  
  
• Fase 4: Realizar
  El equipo ejecuta los Sprints para crear y probar las funcionalidades, para asegurarse que se creen las cosas correctas en el tiempo adecuado.
  Para cada liberación se hacen test completos donde el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones. Si esto no pasa, se crea otro sprint que tenga las observaciones del cliente.
  
• Fase 5: Desplegar
  El equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos. Además es posible que tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar a productivo.
  Se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean manuales para facilitar el aprendizaje.
  
• Fase 6: Ejecutar
  El sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.

Diferencias entre ASAP y SAP Activate:

• ASAP solo involucra al cliente al principio del proyecto, en cambio en SAP Activate es clave involucrar al cliente en todas las fases del proyecto.
• En ASAP se escalan los problemas al director de proyecto cuando surgen, mientras que en SAP Activate si surge un problema se resuelve de forma interna por todo el equipo.
• En ASAP el diseño y el análisis se hace por adelantado, pero en SAP Activate se hacen reuniones diarias para analizar el trabajo realizado el día anterior y planear el trabajo del día.
• En ASAP el producto se planea de forma extensiva, se ejecuta y testea, mientras que en SAP Activate el trabajo es entregado al cliente en paquetes pequeños y frecuentes para obtener un feedback.
• En ASAP se enfoca en anticiparse a los echos, mientras que SAP Activate se enfoca en adaptarse a los echos.