✒️Las metodologías de implementación de SAP

Las metodologías de implementación de SAP

El punto de partida y el destino para una implementación de SAP

Cuando una empresa se dispone a implementar el sistema SAP existe un punto de partida referido al estado actual del soporte de TI (Tecnologías de la Información" es un término que comprende todo lo que está vinculado con el almacenamiento, protección, procesamiento y transmisión de la información. Este concepto engloba todo lo relacionado con la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.), en la organización. Este punto de partida caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP.

Los posibles estados de arranque son los siguientes:

Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA

La organización cuenta con SAP ECC y pretende dar un salto para incorporar las posibilidades que brida S/4HANA.

Transformación del Landscape

Quizás es la situación menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.

Implementación nueva o GreenField

La empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema débil, apoyado generalmente con productos de ofimática que complejiza la gestión en todas sus áreas.

Así como hay distintos puntos de partida también tendremos destinos posibles o targets, caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema. Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades actualmente son dos:

SAP S/7HANA Cloud Edition

El sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estará sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates serán correcciones de código (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages). Esto si bien nos permite estar siempre en una cersión fresca del sistema impone la necesidad de una politica trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solución que soporta los procesos del negocio.

SAP S/4HANA On-Premise Edition

El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones de versión serán ejecutadas de acuerdo a las políticas propias de cada organización, permitiendo un escenario más controlado y en compatibilidad con las necesidades del negocio, es decir, se posibilita la programación regulada de updates de versión y proyectos de mejoras funcionales, evitando de esta forma daños en el sistema y su continuidad operacional del negocio.

Las metodologías de implementación de SAP

Segun una encuestadora de confianza:

"Aproximadamente el 68% de los proyectos de tecnología de información toman más tiempo de lo planeado o exceden el presupuesto original además de no cumplir totalmente los objetivos de negocio planteados"

Uno de los grandes retos del sistema SAP es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, esto es de vital importancia ya que de ello depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente, lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios; por ellos es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de diseño conceptual de SAP.

En este sentido, la utilización de metodología para implemetar el sistema SAP en las empresas puede ayudar mucho.

SAP nos brinda dos opciones diferentes:

La metología ASAP: por sus reglas en inglés de Accelerated SAP, la cual facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada, similar en su concepción a la construcción de un edificio.

La metodología SAP Activate: con el auge de las llamadas metodología agiles, SAP ha redefinió su propia metología ASAP, a la que ha denominado metología SAP Activate.

La metodología ASAP

Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficios, etc.)

¿Sabias que? SAP creó inicialmente la metodología ASAP para el despliegue de los proyectos de implementación de su sistema ERP 6.0 en las empresas, antes llamado SAP R/3

Las fases de la metodología ASAP

Las metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Fase 1: Preparación del proyecto:

En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe de definir claramente el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estructurar los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores.

Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio

Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son las siguientes:

-Nivel 0: validar alcance del proyecto

- Nivel 1: Estructura organizacional

- Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

- Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.

Con ello se pretende dpcumentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá determinar la situación actual de la empresa, para tener claras las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la compensación de la operatividad actual.

Fase 3: Realización

En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado. El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG (Menú existente dentro de la transacción estándar de configuración de SAP SPRO que se utiliza para la parametrización o customizing del sistema SAP), esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán de almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad)

Al finalizar la parametrización hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del EPR no cubre en el modelo de negocio, las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán de ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un upgrade posterior.

Fase 4: Preparación final

Es momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA (Término utilizado para identificar el ambiente de Control de Calidad de SAP), el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.

La pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la capacitación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos, estas pruebas son complejas de realizar y a que es necesario un alto grado de interacción, por ultimo son necesarias las pruebas de strees (stress test), estas son cruciales y de vital importancia ya que indican si la perfomance del sistema está preparada para la operación en producto. Como esta fase es previa a a salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberán de estar aceptados por el usuario, además el usuario técnico deberá de estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario operativo (usuario final), deberá de estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Fase 5: Salida en vivo y soporte

Momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios.

Esta fase tiene objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

La metodología de implementación Activate

SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA.

Está enfocada en el personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA.

La metodología Activate proporciona una implementación consistente independiente del modo: on-premise, en la nube o híbrido. Reemplaza la metodología ASAP y todos los nuevos métodos de implementación utilizarán el marco SAP Activate. La metodología SAP Activate se enfoca en un enfoque ágil / esbelto, mientras que la metología ASAP fue una implementación rígida / en cascada.

La configuración guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.

Las mejores prácticas de SAP son procesos OLAP y OLTP que están optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrolladas para producir una migración óptima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado

Las fases de la metodología SAP Active

La metología SAP Active consta de 6 fases de implememtación.

Si bien exiten variantes para los diferentes puntos de partida, ya sea GreenField o Conversión la etapa o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas:

Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activacón de sistemas demo-trial temporal y la selección de los productos.

Preparar: es la fase en que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos, además, por estar alineado con el PMBok, esta fase sería equivalente a su fase de planificación. De igual manera, se gestionan los recursos en general, es decir, entre otras cosas, se asignan los roles del equipo, su responsabilidades y normas.

En esta fase el cliente ya ha tenido la experiencia con el software, a través de la cual lo pudo manipular, testear y ver a grandes rasgos la capacidad de su alcance y la robustez de lo que ha adquirido. Además, tiene a la mano las best practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.

Explorar: en esta fase el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intentan ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices. También se analizan las deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los llamados SPRINTS.

Realizar: el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales; asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.

Desplegar: el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que ser más o menos complejas. Es posible que se tenga que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.

En esta etapa, se instruye a todo el personal fallante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje, pero sobre todo que sirvan para consultas posteriores si es necesario

Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.