✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Luciana Pascazzi

Las metodologías de implementación de SAP

Existen distintos puntos de partida para implementar SAP dependiendo del estado actual del soporte de las tecnologías de la información en la organización. Este punto de partida caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación. Los posibles estados de arranque son:

• Conversión del sistema SAP ECC a S/4 HANA: La organización cuenta son SAP ECC y pretende incorporar las posibilidades que brinda S/4 HANA
• Transformación del Landscape: En ella se unifican o desagregan sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.
• Implementación nueva o GreenField: La empresa carece de un sistema ERP apoyado generalmente con productos de ofimática que complejiza la gestión en todas sus áreas.

También, hay distintos destinos posibles caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema. Las posibilidades actualmente son:

• SAP S/4 HANA Cloud Edition: El sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y está sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses. Estas serán correcciones de código y cambios en funcionalidad permitiéndonos así , estar siempre en una versión fresca del sistema .
• SAP S/4 HANA On premise edition: El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones serán ejecutadas de acuerdo a políticas propias de cada organización en compatibilidad con las necesidades del negocio. La programación es regulada de updates de versión y proyecto de mejoras funcionales evitando daños al sistema y reforzando la continuidad del negocio.

Metodologías de implementación de SAP

La utilización de metodologías para implementar el sistema SAP en las empresas puede ayudar mucho. SAP nos brinda dos opciones distintas:

• Metodología ASAP: Accelerated SAP facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas especificas y propias de SAP. Esta metodología sigue el ciclo de vida de cascada.
• Metodología SAP activate: con el auge de las metodología ágiles SAP redefinió su propia metodología ASAP

El objetivo de las metodologías es establecer una guía durante las implementaciones de SAP en cualquiera de sus formas y bajo un enfoque ágil.

Metodología ASAP

SAP propone su propia metodología de implementación en tiempos cortos. La creo inicialmente para el despliegue de los proyectos de implementación de sus sistema ERP 6.0 o SAP R/3. La implementación de SAP está sujeta a múltiples factores tanto tecnológicos como funcionales y organizativos.

Antes cuando las implementaciones no tenían metodologías estándar se dibujaban proyectos con años de trabajo sin cubrir expectativas de empresas.

Fases de la metodología ASAP

Consta de 5 fases y el objetivo es minimizar tiempos del proyecto, maximizar recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

1. Preparación del proyecto: Se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto definiendo claramente el alcance del proyecto, los factores críticos, estructurar equipos de trabajo, roles y responsabilidades. Es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicar medidas correctivas en la que deben participar los consultores. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento.
2. Business Blue Print o planos del negocio: Entender los objetivos y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas. La documentación y análisis son la parte más delicada del proyecto. La manera de documentar se debe realizar mínimo en cuatro niveles: nivel 1 validar alcance del proyecto, nivel 1 estructura organizacional, nivel 2 definición de los requerimientos funcionales, nivel 3 detalle de la configuración del sistema. Se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Se debe determinar la situación actual de la empresa ya que el diseño del modelo futuro de procesos debe estar basado en la compresión de la operativa actual. Con la determinación de la situación futura comienza la elaboración de los modelos de negocio y técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados. Una vez desarrollados los modelos de negocio y técnicos se elabora un informe que analiza la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos de la solución SAP y la aparición de posibles gaps que dan origen o desarrollo de ciertas iniciativas o la redefinición del modelo de negocio y técnicos. Esta fase tendrá carácter crítico. Este es el primer momento que la capacitación hace su primer tarea que es la de capacitar al usuario técnico en nivel superficial que les permita comprender procesos.
3. Realización: En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de interfaces y programas ABAP todo en base a los modelos de negocio y técnicos que se han diseñado. El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños de la etapa anterior. Todas las parametrizaciones quedan almacenadas en órdenes de transporte y ser probadas para luego transportase a QA. Luego sigue la etapa que hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Las interfaces deberán de desarrollarse así como los programas de cargas iniciales tomando en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento en lenguajes de programación del anterior sistema. El segundo momento de capacitación se realiza en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.
4. Preparación final: Momento de transportar todo lo creado al ambiente QA nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario. Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos nos permite obtener la aceptación del usuario o corrección de errores. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos. Estas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interacción. Las pruebas de stress son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo. Como es fase es la previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, manuales de usuario, manuales de procedimientos y deberán estar aceptados por el usuario. El usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario operativo en el manejo de cada proceso de la operación. Ahora se deben de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo. La información a cargar deberá de estar revisada y aceptada por el usuario este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipación. Se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituyen una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.
5. Salida en vivo y soporte: Tiene dos objetivos inmediatos que serán dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en estabilización del mismo. El equipo de proyecto deberá estar preparado para acompañar al usuario en volverse experto.

LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION ACTIVATE

SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA. Esta enfocada en el personal de TI (tecnologías de la información) y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA.

La metodologia Activate proporciona una implementación consistente independientemente del modo: on-premise (solución instalada en el cliente), en la nube o híbrido. Reemplaza la metodología ASAP y todos los nuevos métodos de implementación utilizaran el marco SAP Activate. Tiene un enfoque ágil / esbelto, mientras que la metodología ASAP fue una implementación rígida / en cascada.

La configuracion guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.

Las mejores practicas de SAP son procesos OLAP (procesamiento analítico en linea) y OLTP (procesamiento de transacciones en linea) que están optimizadas para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrolladas para producir una migración optima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.

SAP Activate es una metodología que esta completamente alineada con las practicas de gestión de proyectos, mejorada del PMI, teniendo en cuenta la gestión formal de problemas, riesgos y calidad. Es la sucesora de ASAP es considerada como simple, modular y ágil. Proporciona soporte para el despliegue inicial con un enfoque de implementación armonizada en la nube local EBios. Ha sido creada para dar soporte a los equipos del proyecto con los principios de entrega de proyectos rápidos y crea su documentación a partir de las mejores practicas de SAP, también utiliza las herramientas de configuración guiadas para ajustar la solución de linea base a las necesidades del cliente según los resultados del análisis de deficiencias y ventajas que se ejecute en la fase de exploración o explorar. SAP Activate emplea un enfoque incremental con mucho más hincapié en los usuarios al incorporar scrums, sprints o delivery y documentación mas efectiva mientras se mantiene intacto el marco de calidad.

Las fases de la metodología SAP Activate

Aunque existen diferentes puntos de partida ya sea GreenField o Conversión las etapas del ciclo de vida del proyecto son las mismas:

• Descubrir: Revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos
• Preparar: Se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos y por estar alineado con el PMBoK esta fase sería equivalente a su fase de planificación. Se gestionan los rr en general se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas. El cliente ya ha tenido una experiencia con el software por la que pudo manipular, testear y ver a grandes rasgos la capacidad de alcance y su robustez de lo que ha adquirido. Además, tiene en mano las best practices y la configuración guiada para empezar.
• Explorar: el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en el best practices soportan las necesidades del cliente. Acá, se intentan ajustar los procesos reales, cerrando posibles gaps. Se analizan deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en equipo de trabajo y se planifican y establecen los llamados Sprints.
• Realizar: El equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades cómo los procedimientos detallados con usuarios finales. Para cada liberación se llevan a cabo test completos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben retroalimentaciones. De lo contrario se debe crear un nuevo sprint que tenga como base las observaciones del usuario y encontrar cómo encausar el alcance del Sprint para alcanzar las expectativas del cliente.
• Desplegar: el equipo se asegura que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos. Es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo. Una vez que se pasa el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia. Se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje y qué sirvan para consultas posteriores.
• Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.

Diferencias entre las metodologías

En ASAP el cliente se involucra solamente al principio del proyecto mientras que en SAP ACTIVATE involucrar al cliente en todas las fases del proyecto es clave para acercarse al objetivo mientras se esta trabajando. En ASAP se escalan los problemas al director del proyecto cuando surgen mientras que en SAP ACTIVATE cuando un problema surge se resuelve de manera interna por todos los integrantes del equipo. En ASAP se realiza el diseño y el análisis por adelantado mientras que en SAP ACTIVATE se realizan reuniones diarias para analizar el trabajo realizado el día anterior y planear el trabajo del día. En ASAP el producto se planea de manera extensiva se ejecuta y testea mientras que en SAP Activate el trabajo es entregado al cliente en paquetes pequeños y frecuentes para obtener feedback. En ASAP se enfoca en anticiparse a los hechos mientras que SAP activate se enfoca en adaptarse a los hechos.