✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Adriana Lucuara Arenas

1. El punto de partida y el destino para una implementación de SAP

• Punto de partida = estado actual del soporte de TI en la organización y caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP.
• Los posibles estados de arranque son los siguientes:

ESTADOS DE ARRANQUE

• Destinos posibles o targets

TARGETS O DESTINOS POSIBLES

2. Las metodologías de implementación de SAP

• Se elabora un proyecto inicial de diseño conectual de SAP y se usan metodologías para implementar SAP. Dos metodologias:
• 1. Metodología ASAP: (Accelerated SAP) la cual facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada, similar en su concepción a la construcción de un edificio.
• 2. Metodología SAP Activate: metodologías ágiles.

3. La metodología ASAP

SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc.).

3.1. Las fases de la metodología ASAP

• Objetivo: minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
• Consta de 5 fases.

Fase 1: Preparación del proyecto

• Se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto,
• Definir el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito,
• Estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.
• Definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores. Se hace reunión de lanzamiento.

Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio (anteproyecto)

• Objetivo: entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto, la documentación se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles:

Nivel 0: Validar alcance del proyecto

Nivel 1: Estructura organizacional

Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema

• Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá determinar la situación actual de la empresa, para identificar las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.
• Esto lleva al siguiente aspecto que es importante en esta etapa, el determinar la situación futura; con esto se comienza la elaboración de los modelos de negocio y técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.
• • Una vez desarrollados los modelos de negocio y técnicos, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles gaps (requerimientos funcionales o técnicos no contemplados en el diseño inicial que luego de un análisis detallado salen a la luz). Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del modelo de negocio y técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.
• • Primera capacitación al usuario técnico para comprender los procesos moldeados y potencialidades del sistema.

Fase 3: Realización

• • Parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.
• • El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG a cargo de los consultores funcionales y se basan en los diseños elaborados en la etapa anterior ya validados por el usuario, toda parametrizacion debe ser almacenada en órdenes de transporte y probada para luego ser transportada al amiente QA (ambiente de prueba/calidad)
  Concepto IMG: Menú existente dentro de la transacción estándar de configuración de SAP SPRO que se utiliza para la parametrización o customizing del sistema SAP, a este acceden los consultores funcionales, principalmente en las etapas iniciales de implementación del sistema.
• Despues de la parametrizacion se debe empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio. Los desarrollos se deben basar en buenas practivas y deben ser los mínimos indispensables para que la implementación sea segura para un upgrade posterior.
• Interfaces deberán desarrollarse y los programas de cargas iniciales con programadores que conozcan el lenguaje de programación anterior y el de SAP.
• Segunda capacitación sobre la parametrización del sistema al usuario técnico.

Fase 4: Preparación final

• Se transporta todo lo creado al ambiente QA y documentar pruebas más importantes con el usuario.
• Pruebas iniciales: para cada proceso, permitiendo obtener la aceptación del usuario y corrección de errores.
• Pruebas integrales: para verificar la integración entre módulos.
• Pruebas de stress: indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.
• Se debe documentar los diseños conceptuales, manuales de parametrización, manuales de usuario, manuales de procedimiento y estos deben estar aceptados por el usuario.
• Usuario técnico debe estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario operativo (final) capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
• Se debe cargar los datos maestros en el ambiente productivo.
• Curso dirigido a usuarios finales antes de la salida a producción.

Fase 5: Salida en vivo y soporte

• Hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios.
• Dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

4. La metodología de implementación Activate (reemplaza a la metodología ASAP)

• SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA.
• Está enfocada en el personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA.
• Proporciona una implementación consistente independientemente del modo: on-premise, en la nube o híbrido. Todos los nuevos métodos de implementación utilizarán el marco SAP Activate. La metodología SAP Activate se enfoca en un enfoque ágil / esbelto, mientras que la metodología ASAP fue una implementación rígida / en cascada.
• La configuración guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.
• Las mejores prácticas de SAP son procesos OLAP y OLTP que están optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrolladas para producir una migración óptima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.
• Conceptos OLAP (Procesamiento analítico en Línea) Es una solución utilizada en el campo de la llamada "Inteligencia Empresarial (o Business Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos.
• OLTP: Son las iniciales de OnLine Transaction Processing (Procesamiento de Transacciones En Línea). El proceso transaccional es típico de las bases de datos operacionales. Es un tipo de procesamiento que facilita y administra aplicaciones transaccionales, usualmente para entrada de datos y recuperación y procesamiento de transacciones

4.1. Las fases de la metodología SAP Activate

Si bien existen variantes para los diferentes puntos de partida, ya sea GreenField o Conversión, las etapas o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas:

1. Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos.

2. Preparar:

• Se prepara el entorno y se configura el framework (estructura conceptual y tecnológica de soporte definido, normalmente con artefactos o módulos concretos de software, que puede servir de base para la organización y desarrollo de software) de la gestión de proyectos, además, por estar alineado con el PMBoK, esta fase sería equivalente a su fase de planificación.
• Se gestionan los recursos en general, es decir que, entre otras cosas, se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas.
• El cliente ya ha tenido una experiencia con el software, a través de la cual lo pudo manipular, testear y ver a grandes rasgos la capacidad de su alcance y la robustez de lo que ha adquirido. Además, tiene a la mano las best practices y la configuración guiada para empezar a trabajar.

3. Explorar:

• el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intentan ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices.
• Se analizan las deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los llamados Sprints. (Es un período corto de tiempo en el que un equipo de scrum trabaja para completar una cantidad determinada de trabajo. Los sprints están en el corazón del scrum y las metodologías ágiles, y hacer que los sprints sean correctos ayudará a su equipo ágil a entregar un mejor software con menos dolores de cabeza)

4. Realizar:

• el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales; asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado.
• Para cada liberación, se llevan a cabo test completos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones. De lo contrario, se debe crear un nuevo sprint que tenga como base las observaciones del usuario y encontrar como encausar el alcance del Sprint para alcanzar las expectativas del cliente.

5. Desplegar:

• el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden ser más o menos complejas. Es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.
• En esta etapa, se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje, pero sobre todo que sirvan para consultas posteriores si es necesario.

6. Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.

Diferencias entre metodologia tradicional ASAP vs Metodología ágil Activate

DIFERENCIAS ENTRE ASAP Y ACTIVATE

Video explicativo SAP Activate: Carlos Eduardo Molina Barriere blog.zanzivar.com

Es un entorno de trabajo (Framework) que combina las mejores practicas de SAP para la adopción ágil y asistida, que facilita la implementación de los proyectos.

• Tres pilares

1. Mejores prácticas de SAP

2. Preconfiguración de sistemas: parámetros necesarios para funcionar de acuerdo a las mejores practicas

3, Metodología manejo de proyectos: 4 fases, preparación, exploración, desarrollo y despliegue.

• Preparación: estructuración de proyecto, recursos y equipo de proyecto.
• Exploración: revisión del funcionamiento, gaps o vacios. Deltas o diferencias entre las soluciones basadas en las mejores practicas y las necesidades del negocio. Backlog se recolectan todas las diferencias.
• Realización se desarrollan las configuraciones , se cubre los gaps y se completan todos los programas que pudieron faltar. El equipo de proyecto trabaja usando una metodología ágil, se cuenta con un listado estará priorizado (Blacklog del proyecto). Control de calidad es fundamental. y pruebas exhaustivas
• Despliegue: fase final donde se pone ya en producción el componente desarrollado, aquí es donde se da soporte a las aplicaciones , mantenimiento de sistemas y otras actividades. pasar al ambiente productivo (asegurarnos que las configuraciones y los desarrollos y transferencia de conocimiento hacia las áreas de soporte están listas para operar)

Casos donde se puede utilizar:

• nueva implementación
• conversión de sistema: actualización de una versión o componente o sistema
• transformación de landcapes de aplicaciones: ambiente on-premise a en la nube.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Ivana Valverde