✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Maria Ortiz Tobón

EL PUNTO DE PARTIDA Y EL DESTINO PARA UNA IMPLEMENTACION DE SAP

Cuando una empresa de dispone a implementar el sistema SAP existe un punto de partida referido al estado actual del soporte de TI en la organizacion. Los posibles estados de arranque son los siguientes:

• Conversion del sistema SAP ECC A S/4HANA La organizacion cuenta con SAP ECC y pretende dar un saltopara incorporar las posibilidades que brinda S/4HANA.
• Transformacion de Landscape Quizas es la situacion menos frecuente, en ella se unifican o desagregan sociedades. El caso tipico es la adquisicion o venta de alguna sociedad de un grupo economico.
• Implementacion nueva o GreenField la empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema debil, apoyado generalmente con productos de ofimatica que complejiza la gestion de todas sus areas.

Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades actuales son dos:

• SAP S/4HANA Cloud Edition El sistema quda alojado n el Cloud privado SAP y estara sujeto a actualizacions obligadas cada 3 meses, los updat seran correcciones de codigo (suport packeges) y cambios en funcionalidades (enhancenment packeges). Esto si bien nos permite estar siempr en una vrsion resca del sistema, esto implica prubas trimestrales de regresion para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solucion que soportan los procesos del negocio.
• SAP S/4HANA On-primise Edition El sistma se implmenta en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones de version seran ejecutadas de acuerdo a las politicas propias de cada organizacion, prmitiendo un scenario mas controlado y en compatibilidad con las necesidades del negocio, se posibilita la programacion regulaa de los update d version y proyectos de mejoras funcionales. Evitando daños en l sistema y su impacto en la continuidad operacional el negocio.

LAS METODOLOGIAS DE IMPLEMENTACION DE SAP

"Aproximadamente el 68% de los proyctos de tecnologia de Informacion toman mas tiempo de lo planado o excen el presupuesto original, a demas de no cumplir totalment los objetivos de negocio planteado"

Uno de los grandes retos de SAP es lograr una implementacion exitosa, para evitar insatisfacciones. Lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios. Por ello es necesario la elaboracion d un proyecto inicial de diseño conceptual de SAP.

SAP nos brinda dos opciones diferentes:

1. La Metodologia ASAP (Acceltated SAP) facilita la consecucion del proycto a traves de documentacion, formatos y plantillas espcificas y propias de SAP. La metodologia ASAP sigue el ciclo de vida en cascada, similara en su concepcion a la construccion de un edificio.
2. La Metodologia SAP Activate Cone el auge de las llamadas metodoloias agiles SAP a redefinido su propia Metodologia ASAP, a la que ha denominado Metodologia SAP Activate.

El Objeivo de las Metodologias ASAP Activate y ASAP es establecer una guia durante las implementaciones de SAP en cualquira de sus formas y ahora bajo un enfoque agil.

LA METODOLOGIA ASAP

Para asegurar el exito del cambio tecnologico en la organizacion, SAP propone su propia metodologia de implementacion llamada Acelerated SAP (ASAP), esto a razon de que una implmntacion en SAP esta sujeta a multiples factores, tanto tecnologicos como funcionales y organizativos (gestion de equipos, conociminto del producto, reingenieria, dimensionaminto de maquinas, estructuras, analisis de costo/bnficio, etc).

SAP creo inicialmnte la mtodologia ASAP para el despliegue d los proyectos de implementacion de su sistma ERP 6.0 en las empresas, antes llamado SAP R/3.

Las fases de la Metodologia ASAP

Esta metodologia consta de cinco 5 fases de implementacion y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, minimizar los recursos y permitir generar un modelo de proceimientos.

• Fase 1: Preparacion del proyecto Aqui se prepara un plan de trabajo de alto nivel aseguranose de que exista una vision comun para alcanzar los objtivos del proyecto, se debe de dfinir claramente l alcance del proyecto y los factores criticos para alcanzar el exito, ademas se deben estructurar los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. En esta fase se establece el cronograma de actividades, el avance y la apligacion de medidas correctivas en los cuales deben participar de manera activa los consultores. El proyecto se iniciara con una reunion de lanzamiento
• Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razon de ser de esta fase. La documentacion y analisis de informacion se convierte en la parte mas delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar minimo en cuatro niveles que son los siguientes.

1. Nivel 0: Validar alcance del proyecto
2. Nivel 1: Estructura Organizacional
3. Nivel 2: Definicion de los Requerimientos funcionales
4. Nivel 3: Detalle de la configuracion del sistema

Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribucion de informacion en la empresa. Se debe determinar la situacion actual e la empresa, de tal forma que tngamos claras las necesidades de la misma. Determinar la situacion futura, es importante con esto se comienza la elaboracion de los modelos de negocio y tecnicos y se hace a partir de los requrimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solucion SAP.

Una vez desarrollados los modelos de negocio y tecnicos, se elabora un informe en el que se analizara la cobertura de los requerimientos funcionales y tecnicos por parte de la solucion SAP y la aparicion de posibles gaps (son los requerimientos funcionales o tecnicos no contemplados en el diseño inicial, que luego e un analisis detallado salen a la luz) tanto funcionals como tecnicos.

Este es el primer momnto donde la capacitacion hace su primra tarea, que es la de capacitar el usuario tecnico en un nivel superficial que les permita comprener los procesos que van a molear y las potencialidades del sistema.

• Fase 3: Realizacion Aqui es la parametrizacion del sistema, los desarrollos de las intrfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos tecnicos que se han diseñado.
• El ajuste a los parametros prmitn definir los procesos de SAP por medio de IMG (menu existent dentrode la configuracion estanar de SAP SPRO) esto corre a cargo de los sonsultores funcionales qu toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales eben estar validados por el usuario.
• Todas las parametrizaciones deberan almacenarse en ordenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormnte al ambiente de QA (Ambiente de prueba/calidad). Finalizada la parametrizacion, hay que empezar a desarrollar las brechas que el estandar del ERP no cubre en el modelo de negocio, las mjores practicas inican que los desarrollos deben de ser los minimos indispensables para que la implementacion sea segura para un upgrade posterior.
• Las interfaces deberan de desarrollarse asi como los programas de cargas iniciales , tomando en cuenta que sera necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programacion del anterior sistema como en SAP.

El segundo momento de capacitacion se realiza en esta fase, en donde se enseña la paramtrizacion del sistema al usuario tecnico.

• Fase 4: Preparacion Final Es el momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA (contol de calidad) el cual nos servira para poder documentar las pruebas mas importates con el usuario.
• Las puebas unitarias (probar cada proceso) prmite obtener la aceptacion del usuario o en su defecto la correccion de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integracion entre los modulos, stas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interaccion, por ultimo son ncesarias las pruebas de stress (stress, test) estas son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema esta preparada para la operacion en productivo.
• Aqui es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrizacion, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberan de estar aceptados por el usuario, ademas el usuario tecnico debera estar capacitado en todos los modulos de SAP implementados y el usuario oprativo (usuario final) debera de estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operacion.
• Es hora de utilizar los desarrollos de carga masiva de datos maestros en el ambiente productivo, la informacion a cargar debera estar revisada y aceptada por el usuario y previamente epurada, este paso es crucial para la salida y debe de ser planeado con anticipacion ya que la carga de datos maestros (son registros que se utilizan en las transacciones, no se modifican constantemente y permiten trabajar al usuario de forma mas agil) suele ser retrasada.

Antes de la salia a produccion, se realiza un curso a la medida que va a estar direigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

• Fase 5: Salida en vivo y soporte Es el momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio asi como monitorear la satisfaccion de la comunidad de los usuarios.
• Esta fase tiene dos objetivos inmediatos Dar soporte a la operacion y la optimizacion del sistemaque se traduce en la estabilizacion del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles debera de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operacion del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con la optimizacion del sistema ya en produccion y obteniendo los resultados esperados en la planeacion se finaliza la implementacion exitosa de SAP.

LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION ACTIVATE

SAP Activate es la combinacion de las SAP Best Practices para SAP S/4HANA, la metodologia y una configuracion guiada con el fin de ayudarnos en una implementacion de SAP S/4HANA. Esta enfocada en el personal de TI (tecnologias de la informacion) y consultores involucrados en la configuracion, integracion y exstension de S/4HANA.

La metodologia Activate proporciona una implmentacion consistente independientemente del modo: on-premise (solucion instalada en el cliente), en la nube o hibrido. Reemplaza la mtodologia ASAP y todos los nuevos metodos de implementacion utilizaran el marco SAP Activate. Tiene un enfoque agil / esbelto, mientras que la metodologia ASAP fue una implementacion rigida / en cascada.

La configuracion guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a traves de la aplicacion SAP Fiori.

Las mejores practicas de SAP son procesos OLAP (procesamiento analitico en linea) y OLTP (procesamiento de transacciones en linea) que estan optimizadas para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migracion e integracion y estan desarroladas para producir una migracion optima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.

SAP Activate es una metodologia que esta completamente alineada con las practicas de gestion de proyectos, mejorada del PMI, teniendo en cuenta la gestion formal de problemas, riesgos y calidad. Es la sucera de ASAP es considerada como simple modulary agil. Proporciona soporte para el despliegue inicial con un nfoque de implementacion armonizada en la nube local EBios. a sido creada para dar soporte a los equipos del proyecto con los principios de entrga de proyectos rapidos y crea su documentacion a partir de las mejores practicas de SAP, tambien utiliza las herramientas de configuracion guiadas para ajustar la solucion e linea base a las necesidades del cliente segun los resultados del analisis de deficiencias y ventajas que se ejcute en la fase de exploracion o explorar. SAP Activate emplea un enfoque incremental con mucho mas incapie en los usuarios al incorporar scrums, sprints o delivery y documentacion mas efectiva mientras se mantiene intacto el marco de calidad.

Las Fases e la metodologia SAP Activate

Consta de 6 fases de implementacion. Si bien existen variantes para los diferentes puntos de partida , ya sea GreenField o convrsion las etapas o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas:

• Descubrir se realiza la revision del valor al negocio que entregara el proyecto, la activacion de sistmas demo-trial temporales y la seleccion de los prototipos.
• Preparar es la fase en la que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestion de proyectos, a demas por estar alineado con PMBoK, esta fase seria equivalnte a su fase de planificacion. Se gestionan los recursos en general, se asignan los roles del equipo sus responsabilidades y normas.
• En esta fase el sliente ya ha tenido una experiencia con el software , a traves de la cual lo pudo manipular, testear y ver a granes rasgos la capacidad de su alcance y la robustz de lo que ha adquirido. Ademas tiene a la manolas best practices y la configuracion guiada para empezar a trabajar.
• Explorar En esta fase el equipo del proyecto verifica que la solucion que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. a partir e este plan se intenta ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gaps (requerimientos funcionales o tecnicos no contempaldos en el diseño) que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices.
• Tambien se analizan las deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberacion de tareas en el equipo de trabajo y se planiican y establecen los llamados Sprints (periodo corto de tiempo, para completar un trabajo)
• Realizar el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades, asi como los procedimintos detalladoscon los usuarios finales, asegurando que el equipo esta creando las cosas corrctas en el tiempo adecuado.
• Para cada liberacion, se llevan a cabo test completos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones.
• Desplegar el equipo se asegura de que la operacion esta preparada para ejecutar las actividades de transposicion completa de datos, que pueden ser mas o menos complejas. Es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pro una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia.
• Aqui se instruye todo el prsonal faltante en la utilizacion e la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje, pero sobre todo que sirvan para consultas postriores si es necesario.
• Ejecutar el sistema inicia operacion, cominza el soporte intensivo y hasta el primer ciere contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.

En ASAP el cliente se involucra solo en el inicio del proyecto en SAP Activate el cliente se involugra en todo el ciclo. En ASAP se escalan los problemas al irctor en cuanto surgen mientras en SAP Activate se resuelve de manera interna por todos los integrantes del equipo.En ASAP se realiza el diseño y el analisis por adelantado, mientras que en SAP activate se realizan reuniones diarias para anlizar el trabajo realizado y planear el trabajo del dia, en ASAP el producto se planea de manera extensiva se ejecuta y textea mientras en SAP Active el trabajo es entregado al cliente en paquetes pequeños y frecuentes de modo de obtenr un fitbacko retroalimentacion y por ultimo en ASAP se enfoca en anticiparse a los hechos mientras que SAP Activate se enfoca en adaptarse a los hechos.