UNIDAD 4: IMPLEMENTACIÓN DE SAP
¿ QUE ES ASAP ?
Si bien existen datos estadísticos que señalan que no se logra cumplir en sus totalidad con los objetivos planteados al momento de realizar los proyectos para implementación. En base a esto SAP crea su propia metodología para la implementación llamada Accelerated SAP (ASAP), sujeta tanto a funcionales como tecnológicos y organizativos.
FASES DE LA METODOLOGÍA ASAP
Esta metodología ASAP cuenta con 5 fases, con el objetivo de minimizar costos y tiempos de proyecto y maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
FASE 1: Preparación del Proyecto ( 10% de tiempo ) -> En esta fase se procede a preparar el plan de trabajo de alto nivel, en el cual debe tener una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe definir cual es el alcance del proyecto y sus factores críticos . Además se deben definir los roles, equipos de trabajo y visualizar los entregables de las fases del proyecto.
NOTA!: Es muy importante definir el cronograma de actividades y la aplicación de medidas correctivas en la que participa activamente los consultores. El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento
FASE 2: Planos de Negocio ( Business Blue Print ) ( 15% ) -> En esta fase se debe entender cada uno de los objetivos del negocio y se debe documentar los procesos requeridos. Aquí la documentación y análisis se vuelven esenciales, la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en 4 niveles .
- Nivel 0 : Validación del alcance
- Nivel 1 : Estructura organizacional
- Nivel 2 : Definición de los requerimientos funcionales
- NIvel 3 : Detalles de configuración del sistema
Con esto se pretende documentar la estructura organizativa existente. Asimismo se debe determinar cual es la situación actual de la empresa, para saber cuales son sus necesidades, ya que el futuro diseño tendrá en cuenta ello. Asimismo se comienza la elaboración de los Modelos de negocio y técnicos que se hacen en base a los requerimientos identificados, una vez desarrollados se realizará un informe que analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte SAP. Esta fase tendrá un carácter cíclico, aparecen posibles gaps que pueden originar nueva iniciativas o redefiniciones del Modelo de negocio y técnicos.
NOTA!: Aquí se realiza la 1er capacitación, donde capacitan al usuario técnico en un nivel superficial para comprender los procesos que lo modelan y las potencialidades del sistema.
FASE 3: Realización / Diseño ( 45% ): En esta fase es importante la parametrización del sistema, el desarrollo de las interfaces y programas ABAP, todo esto se realiza en base al Modelo de negocio y técnico que se ha diseñado. El ajuste de los parámetros permite definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrización esta a cargo de los funcionales teniendo como base los diseños ya elaborados que ya fueron validadas por el usuario.
Es importante saber que todas las parametrizaciones realizadas deben almacenarse en ordenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (calidad /prueba) , una vez finalizada la parametrización ,se desarrollan las brechas que el estándar ERP no cubre con el modelo de negocio. Asimismo las interfaces deben desarrollarse así como los programas de cargas iniciales, siempre teniendo en cuenta que los programadores tengan conocimiento de los lenguajes programación.
NOTA!: Aquí se realiza la 2da capacitación, donde se enseña la parametrización al usuario técnico.
FASE 4: Preparación Final ( 20% ) -> En esta etapa se transporta todo lo creado a QA esto nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario. Se empiezan realizando las pruebas unitarias a cada uno de los procesos, esto permite la identificación de errores y su posterior corrección. Luego se llevan a cabo las pruebas integrales con estas verificamos la integración entre los módulos, por último las pruebas de stress o de volumen son cruciales ya que nos indican si la performance del sistema está preparado para la operación en productivo.
Es necesario documentar los diseños conceptuales , manuales de usuario, manuales de procedimientos, estos deben ser aceptados por el usuario, además este usuario técnico debe estar capacitado en todos los módulos implementados y el u usuario final debe estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
Se debe utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente de productivo, la información a cargar debe estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, es crucial para la salida en vivo y debe ser planeado con anticipación ya que la carga demora y suele ser retrasada.
FASE 5: Puesto en producción y soporte ( 10% ) -> Esta fase tiene 2 objetivos inmediatos:
- Brindar soporte a la operación
- Optimización del sistema
El equipo del proyecto deberá estar preparado para acompañar al usuario en volverse un experto en manejar la operación del sistema y los nuevos procedimientos administrativos.