✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Paz Ada

Unidad 1

Modulo SAP Business One

* SAP Business One: plataforma de administración y gestión diseñada especialmente para PyMES, permitiendo la automatización de procesos ofreciendo una verdadera visión unificada de la información actualizada y analítica, requerimientos de toda empresa en sus áreas funcionales. Esta simboliza solución ERP, pensadas en la actualidad y cambios constantes que las empresas de hoy en día, siendo la manera más accesible entre las actividades de gestión interna y los clientes, gestión de proyectos, operaciones y RRHH.

Este sistema de gestión de datos optimiza los procesos en tiempo real, agilizando los tiempos de respuestas, generando un crecimiento rentable.

1. Los números de SAP Business One: con aproximadamente 65000 usuarios a lo largo del mundo contribuyendo con al menos la mitad de las nuevas adquisiciones de SAP en lo que respecta a las PyMES, con más de mil nuevos clientes por trimestre, obteniendo más de un millón de usuario finalmente.

Con la implementación en más de 170 países, utilizando esta solución a diario, ofrecido en 28 idiomas, 44 localizaciones adaptado en países puntuales, asistencia multidivisa, con más de 500 complementos o Add-ons pudiendo ser considerados para la implementación en SAP Business One mejorando/potenciando las capacidades del ERP.

2. Las características de SAP Business One: cada característica esta diseñada para cada negocio.

Buena relación respecto a precio/costos, solución capaz de satisfacer las necesidades de todos los sectores de la empresa, fácil y sencillo de implementar en cualquier momento con alto impacto directo en el crecimiento del negocio, el mismo puede utilizarse de manera híbrida o individual, con las funcionalidades de BI integradas, con integración a SAP HANA.

3. Historia de SAP Business One: adquirida por SAP en el 2002, el mismo que anteriormente se denominaba Mehanel/Topmanage, de origen israelí, siendo actualizada constantemente, se convirtió en la número 1 en la actualidad en los productos más vendidos. Existiendo versiones diferentes, cada una con sus particularidades, mejorando con el paso de los años.

• SAP Business One 10: lanzada en 2010, mejorando la experiencia del cliente web, impresión de documentos, documentos de referencia, procesos de aprobación, Diagrama de Gantt interactivo - referido a la gestión de proyectos , interfaz de usuarios, con integración de Microsoft 365, nueva localización en Reino Unido y nuevas funcionalidades disponibles para SAP HANA, siendo estas, nuevo estilo de máscara, mejora de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.
• SAP Business One 9.3: lanzada en el año 2017, con la incorporación de mejoras de producción, gestión de proyectos, usabilidad y características de RMA.

• SAP Business One 9.2: lanzada en 2016, incorporando en este punto la gestión de proyectos, acceso al navegador y las siguientes funcionalidades solo estan disponibles para SAP AHNA: MRP (pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación móvil.

• SAP Business One 9.1: lanzada en 2014, incorporando el módulo de recursos y las sucursales.
• SAP Business One 8.82: lanzada en 2012, incorporando el Single sing-on, las bin locations y el cliente de 64 bits.
• SAP Business One 8.81: lanzada en 2011, incorporando mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y cockpit.
• SAP Business One 8.8: lanzada en 2010, incorporando la integración con Crystal Reports y el código unificado.
• SAP Business One 2007: lanzada en 2008, incorporando nuevo motor de reconciliación.
• SAP Business One 2005: lanzada en 2006, incorporando mejoras en usabilidad y reporting.
• SAP Business One 2004: lanzada en 2004, primera versión global lanzada por SAP.

4. La interfaz de usuario de SAP Business One: este sistema simplifica el trabajo respecto a la gestión sistemática de una empresa, siendo fácil de utilizar, proporcionado agilidad y versatilidad en los procesos mediante los análisis adecuados de manera eficaz en tiempo real.

* Beneficios de utilizar SAP Business One: los beneficios de SAP Business One para PyMES son similares alos sistemas SAP para grandes empresas

> Ventajas y beneficios: información centralizada y accesible (información, operaciones, procesos, procedimientos integrados en un sistema único, evitando pérdida, duplicación de la información, reducción de costos); Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable (con instalación rápida y altamente personalizable, gran variedad de herramientas fáciles de uso que permiten su exportación a paquete office, etc.), Mayor flexibilidad del tiempo (como este sistema optimiza las tareas se reduce el tiempo empleado en cada una de ellas), Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil (también optimizado para móviles y tablets mediante su app, dando acceso a la empresa desde cualquier lugar), Eficacia en tiempo real (como la información de los diferentes sectores esta entrelazada, el procesamiento de datos se realiza en simultaneo y en el momento), reducción de costos (se evita las actualizaciones y personalizaciones de alto costo conservando la compatibilidad del sistema al sumar nuevas funciones), Incrementa el activo de la empresa (las mejores empresas utilizan SAP, según la palabra de analistas y expertos).

* Las razones para implementar SAP Business One:

• Diseñada para PyMES en crecimiento: soluciona los requerimientos de las pequeñas y medianas industrias, tales como:

° Dificultad en el acceso a información puntual en tempo real de un negocio.

° Falta de comunicación interdepartamental por el uso de múltiples sistemas.

° Procesos ineficientes y prologados, desmotivando a empleados.

° Inflexibilidad para el trabajo remoto, restringiendo al personal de las ultimas novedades del negocio.

° Retraso de la toma de decisiones por la obtención de información tardía.

• La innovación y la mejora constante de SAP Business One: actualiza constantemente el software para brindar la mejor experiencia a sus clientes.
• Solución escalable: no permite que la empresa abarque más de lo que puede, pero acompaña a esta ofreciendo una ampliación cuando, esta crece.
• La empresa no se adapta al software, sino al revés: este ERP genera confianza, acompañando a las empresas en su crecimiento adaptándose mediante la simplificación de los procesos convirtiéndolos más eficientes y agiles, respetando las características de estas.
• Elección de la opción más adaptable para cada empresa: ofrece distinta alternativas para su implementación, como on-premise que utiliza la las instalaciones, recursos e infraestructura de la empresa, cloud que es a través de la web (remoto) o híbrida utilizando en simultaneo las mencionadas anteriormente.

Respecto al sistema de gestión de base de datos se puede elegir la implementación de SAP HANA o Microsoft AQL.

* Principales funcionalidades de SAP Business One:

• Gestión financiera: mejora márgenes de ganancia, reduce e impulsa la toma de decisiones, con un conjunto de herramientas para operaciones optimizadas. Posee sub módulos:

° Contabilidad: automatización de los procesos contables básicos.

° Control: gestión del flujo efectivo, seguimiento de activos fijos, control de presupuestos y monitoreo de costos de

proyectos de manera eficiente y precisa.

° Gestión de activos fijos: simplificación de la gestión de activos fijos de manera virtual, evitando la repetición de

datos e ingreso manual de datos.

° Banca y consolidación: procesamiento de datos de movilización bancaria más rápido y efectivo.

° Informes y análisis financieros: posibilidad de creación estándar o personalizados de datos mejorando la

planificación, procesos y auditorias.

• ´Gestión de ventas y clientes: facilita la supervisión de todo el proceso de ventas y ciclo de vida del cliente.

Sub - módulos que componen gestión de ventas y clientes:

° Gestión de ventas y oportunidades: habilita el seguimiento de toda oportunidad de venta desde el 1 contacto hasta la finalización del trato.

° Gestión de campaña de marketing: posibilidad de creación, gestión y análisis de actividades de marketing para la suma de clientes.

° Gestión de clientes: almacenamiento y gestión de datos de sensibles de clientes en Outlook.

° Gestión de servicios: habilita la gestión y elaboración de contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente respondiendo de manera veloz las consultas.

° Informes y análisis: diseño de informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas y el seguimiento.

° Ventas móviles: habilita la posibilidad a la gestión de ventas de gestiona la información desde cualquier lugar en el mismo momento desde cualquier dispositivo móvil.

• Control de compras e inventario: optimiza las prácticas de compras y controla los costos gestionando el ciclo completo.

Sub - módulos que componen el control de compras e inventario son:

° Compras: optimización de los procesos, mejora auditorías visualizando rastros de la información, emparejando documentos, y gestionando múltiples divisas.

° Gestión de datos maestros: centralización de procesos de compras gestionando datos detallados en una interfaz fácil de usar.

° Integración de depósitos y contabilidad: sincronización en tiempo real de recibos de bienes y niveles de inventario, realizando una planificación de compras de manera automática.

° Cuentas por pagar: reducción de costos, optimización de la relación de cadena de suministros, procesamiento de facturación de cuentas, cancelaciones y memorando de crédito.

° Informes: generación de informes generados con datos en tiempo real, compartiéndolos en varios formatos ya sea de manera estática o virtual.

• Business Intelligence: creación de informes puntuales y precisos basados en los datos de toda la empresa con herramientas analíticas y generación de informes.

Herramientas de Business Intelligence disponibles:

° Creación y personalización de informes: acceso a información de distintas fuentes, generación de nuevos informes y personalización de loes existentes.

° Análisis interactivos: visualización del negocio con una gran variedad de perspectivas, usando SAP Business One con la integración estándar de Microsoft Excel.

° Herramientas intuitivas: otorga la posibilidad de la obtención de información estratégica de manera ágil con capacidad de trasladar, integrar y desglosar datos usando la ayuda para la búsqueda y alerta centradas en el flujo de trabajo.

° Analíticas con métricas predefinidas: facilita a mejora de la visibilidad del saldo de caja y rendimiento de las ventas de manera drástica, con analíticas e indicadores claves.

° Visualizaciones de datos poderosas: toma de mejores decisiones optimizando los informes con visualizaciones poderosas.

• Analíticas e informes: potencia a los empleados para la toma de decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez, captando toda la información crítica dejándola a disposición de manera inmediata.

Las herramientas Analíticas e informes son:

• Tableros e informes: posibilidad de diseño de tableros e informes intuitivos e interactivos que respondan a las preguntas más urgentes.
• Analíticas en tiempo real: con este sistema podemos acceder a la información con mayos rapidez y evaluarla con analíticas poderosas en tiempo real.

Funcionalidades específicas de la industria: habilita el aprovechamiento de las funcionalidades ampliables específicas de la industria, mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para PyMES.

Principales funcionalidades específicas de la industria:

° Productos de consumo: habilita la posibilidad de anticipar, planificar y gestionar la demanda de los productos esperados.

° Manufactura: habilita la satisfacción del requerimiento de los clientes, así como, el desarrollo de nuevos flujos reduciendo los costos de la cadena de suministro, acelerando la obtención de ingresos, reduciendo los tiempos de los ciclos, minimizando desperdicios y repetición de tareas.

° Servicios profesionales: brinda servicios coherentes y de alto valor estableciendo un proceso repetitivo para prestación de servicios, mejorando la planificación de recursos, gestión de proyectos y facturación.

° Comercio minorista: brinda a los consumidores, productos, información y experiencias personalizadas que desean.

° Distribución mayorista: mejora todo el negocio, desde la gestión del inventario y de la cadena de suministro, respondiendo a la demanda de clientes con procesos flexibles y totalmente integrados.

• Movilidad: acceso inmediato a la información más relevante que ayuda en operativa del negocio a través de la APP de manera inmediata.

Las app disponibles son:

° App móvil SAP Business One sales: diseñada para equipos de ventas en constante movimiento. Maneja leads, cuentas de clientes, permitiendo la visualización del almacén y realizar pedidos.

° App móvil SAP Business One Services: habilita el trabajo de manera más inteligente y rápida. Administra y resuelve los tickets de servicio fácilmente, sobre la marcha.

* Las opciones de implementación de SAP Business One: se puede implementar de dos formas diferentes.

• Nube o cloud: la empresa adquiere el servicio con un costo mensual. SAP brinda toda la infraestructura y servicios, el cliente solo consume el servicio, también posee la posibilidad de brindar ampliación de funcionalidades a medida que el negocio crece.
• On-premise: se utiliza la infraestructura de la empresa del cliente, con este modo obtiene el control directo de sus datos del ERP, la desventaja más notable es que esta, debe conta con el RR.HH y hardware para una implementación optima.

Ambas opciones pose la posibilidad de la utilización de dispositivos móviles desde cualquier momento y lugar en tiempo real.

* Ventajas de la implementación en la nube:

11 ventajas de la implementación en la nube: flexibilidad, escalabilidad, opciones de almacenamiento, accesibilidad, eficiencia, mejoras al servicio, seguridad de datos, ahorros de equipos, trabajo simplificado, actualizaciones regulares, mantenimiento.

* SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL: cuando una PyME decide utilizar a SAP Business One, puede elegir entre SAP HANA o Microsoft SQL.

• SAP HANA: la empresa contratante dispone de una solución accesible en cuanto a costos, otorgando mayor valor a medida que crece la empresa, ofrece escalabilidad, gestión de mayor cantidad de datos proporcionando un mayor rendimiento a media que se aumenta la cantidad de usuarios que acceden al software. Especial para empresas pequeñas a un precio razonable.

** Las funcionalidades de SAP Business One HANA que no están presentes con SQL: adicionales en su versión SAP HANA.

° Datos analíticos sobre transacciones realizadas en SAP Business One.

° Reportes predefinidos, como análisis de inventario y estatus mensual de clientes.

° Todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta de mayor rapidez.

° Plataformas predefinidas, incluyendo aquellas con las soluciones de SAP Crystal Reports.

° búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One.

° Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel.

° Gestión del ciclo de vida, incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo, respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración.

° Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One, incluyendo búsqueda empresarial integrada disponibilidad al crear órdenes, flujo de efectivo y más.

** Los costos de SAP Business One HANA vs SQL: hablando de costos de licencias, ambas poseen un costo similar en la adquisición de las licencias, incluida la tarifa para la nube. La diferencias entre ambos es que SAP HANA posee un requerimiento superior de hardware.

** Los beneficios de SAP Business One HANA: búsqueda rápida en los datos de la aplicación, generación de reportes en tiempo real cumpliendo con los requerimientos sin la asistencia de otros deptos., revolución de todos los informes empresariales en un solo clic, proceso de transacciones rápidas, retorno de la inversión ROI superior por la toma de mejores decisiones.

* SAP Business One en acción: en su implementación la empresa se beneficia de las múltiples funcionalidades que ofrece este sistema, así como, el incremento del valor de la misma con un rápido retorno de la inversión.

* Casos de éxito de empresas que utilizan SAP Busines One: club atlético River Plate