✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Gloris Valenzuela

SAP Business One: es una plataforma de administración y gestión diseñada especialmente para pymes. Es una solución integrada especialmente para pymes. Es una solución integrada de gestión empresarial, que permite la automatización de los procesos.

SAP Business One es el ERP de mayor adopción a nivel mundial, permite tener toda la información del negocio en un sistema único. Ayuda en la toma de decisiones, agiliza los procesos y mejora la organización y recopilación de resultados. Responde a las preguntas clave del negocio con el Data Analytics integrado. Es muy intuitivo para los usuarios y rápido de implementar. Se integra con el resto de sistemas de la empresa. Da acceso a los empleados desde una app móvil.

Es un sistema integrado de información que, mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real.

Los números de SAP Business One: actualmente se encuentra implementado en más de 65.000 clientes y tiene más de un millón de usuarios. Se encuentra implementado en empresas de más de 170 países, disponible en 28 idiomas, posee 44 localizaciones (es decir adaptado a un país en particular), existen más de 500 complementos o Add-ons que pueden ser añadidos al sistema para mejorar las capacidades del ERP.

Características de SAP Business One:

- Accesible: bajo costo total de propiedad
- Exhaustivo: solución para cada departamento
- Rápido y fácil de implementar
- Tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio
- Se puede implementar on-premise o en la nube
- Business Intelligence integrada
- Integración con SAP HANA

Historia de SAP Business One: es adquirido por SAP en 2002. A partir de ese momento hasta la fecha SAP rediseña completamente el sistema.

Versiones:

• SAP Business One 10: lanzada al mercado en 2020. Se incorporan las siguientes mejoras: del cliente en la web, de documentos de referencia, del proceso de aprobación, el diagrama de Gatt interactivo (Gestión de Proyectos), interfaz del usuario, integración de Microsoft Officce 365, y las siguientes funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.
• SAP Business One 9.3: lanzada en el 2017. Se incorporan mejoras de producción, de gestión de proyectos, caracteristicas RMA, de usabilidad (menú CRM unificación de preferencia del usuario)
• SAP Business One 9.2: lanzada en 2016. Se incorpora la gestión de proyectos, acceso al navegador y las siguientes funcionalidades solo para SAP HANA: MRP (pronosticos inteligentes), recomendación de artículos, customer 360 y aplicación de venta móvil.
• SAP Business One 9.1: lanzada en 2014. Incorpora el módulo de recursos y las sucursales.
• SAP Business One 8.82: lanzada en 2012. incorpora el single sign-on, las Big Locations y el cliente de 64 bits.
• SAP Business One 8.81: lanzada en 2011. Incorpora mejoras de usabilidad, soporte para SAP HANA y el cockpit.
• SAP Business One 8.8: lanzada en 2010. Incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado.
• SAP Business One 2007: lanzada en 2008. Incorpora nuevo motor de reconciliación.
• SAP Business One 2005: lanzada en 2006. Incorpora mejoras en la usabilidad y en reporting.
• SAP Business One 2004: lanzada en 2004, es la 1ra versión global.

Beneficios de utilizar SAP Business One: son muy similares a los que ya analizamos en SAP para grandes empresas:

- Información centralizada y accesible
- Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable
- Mejora el servicio al cliente
- Mayor flexibilidad del tiempo
- Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil
- Eficacia en tiempo real
- Reducción de los costos
- Incrementa el activo de la empresa

Razones para implementar SAP Business One:

1. Diseñado para pymes en crecimiento: diseñado para solucionar los requerimientos como: la dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real, la falta de comunicación entre departamentos, procesos ineficientes y prolongados, sistemas complejos que no se integran entre ellos, falta de flexibilidad para trabajar de manera remota y falta de información en tiempo real para la toma de decisiones inmediata.

2. Innovación y mejora constante de SAP Business One: constantemente se está desarrollando, se agregan muchas mejoras a las funcionalidades existentes y se incorporan nuevas.

3. Solución escalable: es decir, adecuada a la capacidad de la empresa, si la misma crece el sistema le proporciona un marco de referencia para un negocio más grande.

4. La empresa no se adapta al software sino el software a la empresa.

5. Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa: se puede implementar on-premise, en la nube o híbrido.

En lo que se refiere al sistema de gestión de la base de datos, cuando se implementa el sistema se puede optar entre utilizar SAP HANA o Microsoft SQL.

Principales funcionalidades (módulos) de SAP Business One:

1. Gestión Financiera: mejora los márgenes de ganancia, reduce errores e impulsa una toma de decisiones más rentable.

Sub-módulos:

- Contabilidad
- Control
- Gestión de activos fijos
- Banca y Conciliación
- Informes y análisis financieros

2. Gestión de Ventas y Clientes: supervisa con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes, desde el contacto inicial hasta la venta final, el servicio postventa y el soporte.

Sub-módulos:

- Gestión de ventas y oportunidades
- Gestión de campañas de marketing
- Gestión de clientes
- Gestión de servicios
- Informes y análisis
- Ventas móviles

3. Control de compras e inventarios: optimiza las prácticas de compra y controla los costos gestionando el ciclo completo desde la orden de pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos.

Sub-módulos:

- Compras
- Gestión de datos maestros
- Integración de depósitos y contabilidad
- Cuentas por pagar
- Informes

4. Business Intelligence: crea informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa con herramientas analíticas y de generación de informes.

Herramientas disponibles:

- Creación y personalización de informes
- Análisis interactivos
- Herramientas intuitivas
- Analíticas con métricas predefinidas
- Visualización de datos poderosas

5. Analíticas e informes: empodera a los empleados a tomar decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez.

Herramientas disponibles:

- Tableros e informes
- Analíticas en tiempo real

6. Funcionalidades específicas de la industria: aprovecha las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para pymes.

Principales funcionalidades:

- Productos de consumo
- Manufactura
- Servicios profesionales
- Comercio minorista
- Distribución mayorista

7. Movilidad: mediante las apps móviles de SAP Business One se obtiene acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Las apps disponibles:

- App móvil SAP Business One Sales: para equipos de ventas
- App móvil SAP Business One Service: para resolver tickets de servicio

Opciones de implementación de SAP Business One:

• En la nube o cloud: toda la infraestructura y servicios los pone y administra SAP o un partner de SAP y el cliente solo consume el servicio. Esta opción tiene una tarifa de licencia mensual.
• On-premise: utilizando las instalaciones e infraestructura de la empresa cliente. El cliente tiene el control directo de sus datos del ERP. Desventaja: necesita recursos humanos y el hardware necesario.

En ambas opciones se puede gestionar el negocio con el acceso al instante a analíticas integradas para una toma de decisiones en tiempo real, en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo móvil.

Ventajas de implementar SAP Business One en la nube:

- Flexibilidad
- Escalabilidad
- Opciones de almacenamiento
- Accesibilidad
- Eficiencia
- Mejora al servicio
- Seguridad de datos
- Ahorro en equipos
- Trabajo simplificado
- Actualizaciones regulares
- Mantenimiento

SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL: las funcionalidades de SAP Business One HANA que no están presentes con SQL:

- Datos analíticos sobre las transacciones realizadas
- Reportes predefinidos
- Todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta con mayor rapidez
- Plataformas predefinidas
- Búsqueda personalizada
- Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de microsoft excel
- Gestión del ciclo de vida, incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo, respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración
- Funcionalidades añadidas para la app móvil, incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad al crear ordenes, flujo de efectivo y más.

Costos de SAP Business One HANA vs SQL: los costos son similares si nos basamos en la licencia de ambos, sin embargo debido a los requerimientos de hardware para SAP HANA son un poco superiores.

Beneficios de SAP Business One HANA:

- Búsquedas rápidas en los datos de aplicación
- Generación de reportes en tiempo real
- Revoluciona todos los informes empresariales críticos con un click
- Procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitan cuando la necesitan
- El retorno de inversión ROI es mayor al tomar mejores decisiones.