✒️SAP HCM / Los módulos de HCM y la integración con SAP Por Hugo Sanchez Cervantes

SAP HCM

Como hemos visto, el módulo de RRHH de SAP permite una gestión eficiente de la información y los procesos del personal de una organización. Además, integra toda esta información y procesos tanto con los demás módulos de SAP como con posibles aplicaciones externas.

La gestión de los recursos humanos tiene como objetivo obtener y coordinar a las personas de una organización, de forma que consigna las metas establecidas. Para ello es muy importante cuidar las relaciones humanas. Este proceso requiere un objetivo coherente con las políticas de la empresa en donde este departamento debe de mantener el activo más valioso de cualquier organización como lo son las personas.

Debemos tener en cuenta una serie de ventajas que logramos utilizando un ERP como SAP, trabajando a diario con el módulo de HCM:

· Mejorar la calidad y eficiencia de los servicios de Recursos Humanos a trasvés de la implantación, puesta en marcha y producción de una solución integral de administración ERP.

· Estandarizar los procesos de negocio y estructuras de información incorporando las practicas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP.

· Fortalecer la planeación a corto, mediano y largo plazo y la toma de decisiones.

· Asegurar la integridad, solidez y veracidad de la información.

· Disminuir las actividades manuales y redundantes que no agreguen valor a los procesos operativos.

· Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados en las aplicaciones implantadas.

· Permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos.

· Ordenar las jerarquías organizacionales de la empresa y las relaciones entre empleados.

Los procesos típicos de cualquier departamento de Recursos Humanos y que están reflejados en el módulo HCM SAP son:

· Gestión de la Organización (OM): Desde la perspectiva de “Gestión de la Organización”, las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio (estructura organizacional), las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados.

· Administración de Personal (PA): Un sub modulo que ayuda a los responsables de recursos humanos y a los empleadores a realizar seguimientos de los datos maestros, funciones, salarios y bonos.

· Desarrollo de Personal (PD): La funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera.

· Evaluación de tiempos (PT): Procesa fichajes, abstinencias, etc. Así como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

· Nomina (PY): Pago a empleados.

· Reclutamiento y selección del Personal (RC): Se encarga del reclutamiento y la selección de los recursos humanos de la empresa.

· Gestión de Actos o Eventos (PE): Se centra en la Capacitación del Personal.

Otros sub-módulos y componentes de HCM SAP son:

Gestión de Viajes, E-Recruiting, Planificación de Costos, Compensación de beneficios sociales en la nómina, Higiene y Seguridad del Entorno de Trabajo.

Lo más destacado, es que el módulo de SAP HCM comparte información con los otros módulos, como finanzas (FI), Controlling (CO), Planificación de la Producción y Flujos de Trabajo.

Los procesos de nómina utilizan funciones de las Cuentas de Acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos, y procesar pagos a Hacienda. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de libro mayor para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos, por poner algunos ejemplos.

También, para la contabilidad de gestión, la información relacionada con los costes de personal se puede trasferir a Centros de Coste gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados a Centros de trabajo, que son utilizados y explotados por otros módulos como Planificación de la Producción (PP).

Las posiciones asignadas y los canales de la información corporativa son usados en los Business Workflows (flujos de Trabajo) para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación; por ejemplo, flujo de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra.

En definitiva, con el modulo SAP HCM se pueden gestionar todas las operaciones relacionadas con los recursos humanos de la empresa.

Componentes de SAP HCM

SAP Human Capital Management es la solución on-Premise más completa para la gestión integral de los recursos humanos.

El módulo de SAP HCM habilita a las compañías para gestionar de manera eficiente toda la información sobre los empleados en la organización. Como sabemos está perfectamente integrado con otros módulos de SAP y sistemas externos.

Podemos hacer cuatro grandes diferenciaciones que nos ayudaran a entender mejor el funcionamiento del módulo de SAP HCM:

· Procesos de Administración.

· Gestión de Talento.

· Aplicaciones de Autoservicio.

· Integración con otros Módulos SAP.

Procesos de Administración

Dentro del proceso de Administración en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub-módulos:

Gestión de Datos Maestros:

Podremos gestionar la información del personal desde una única pantalla de acceso. Disponemos de pantallas de acceso rápido y masivo de información, donde tenemos menús de trabajo adaptables a las necesidades del usuario y por supuesto sistema de información que nos permitirían emitir reportes.

Con este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. La gestión de personal verifica automáticamente todos los datos mientras se introducen. Todos los datos relacionados con el empleado se graban en log con la fecha exacta. Los datos son en todo momento trasparentes y constituyen la base para tomar decisiones de personal.

Gestión de Organización:

Con este componente SAP HCM nos habilita a definir la estructura de la compañía en ámbitos jerárquicos, departamentales, etc. Además, permite simular variaciones en la estructura para análisis el impacto que supondría el cambio.

Podremos administrar y gestionar el Organigrama (compuesto por personas, posiciones, centros de costo, unidades organizativas). Acceder a toda la información desde una única pantalla de acceso donde contamos con interfaces gráficas y por supuesto sistema de información que nos permitirán emitir reportes.

Gestión de tiempos:

Podremos registrar tiempos en forma negativa (tiempos teóricos) y positiva (tiempos reales); en forma individual o masiva. También, generar automáticamente horas extra y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de turnos y planes de horario de trabajo.

Es decir que este sub-modulo proporciona la posibilidad de llevar a cabo la planificación, grabación y evaluación de tiempos de los empleados de cada departamento, así como su propio calendario de días festivos. Además, permite gestionar fácilmente desde las ausencias, fichajes y planificación de turnos del personal.

Gestión de Nomina:

Este componente incorpora toda la funcionalidad sobre la configuración de la nómina de su compañía, además de los procesos que están presentes en un ciclo de nómina completo.

Nos permite realizar las siguientes tareas:

- Calculo de Nomina integrada a la gestión de tiempos.

- Retroactividad automática por empleado.

- Liquidaciones especiales (anticipos, vacaciones). Diseño libre del formato de recibo.

- Emisión de trasferencias bancarias (soporte magnético).

- Contabilización automática. Integración directa con los módulos de FI/CO de R/3.

- Listado de empleados bloqueados para proceso posterior.

- Creación de cantidad ilimitada de conceptos de liquidación.

Proceso de Gestión del Talento

Dentro de la gestión de talento en SAP HCM podremos distinguir diferentes Sub módulos:

Reclutamiento y Selección de Personal:

Este componente presenta los procesos necesarios para la selección de los candidatos que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía, desde la publicación de una vacante, la presentación del curriculum viate por el candidato hasta la contratación.

Donde también podremos gestionar escenarios en internet e intranet.

- Debemos saber que en cuanto se cargan los datos básicos y adicionales de los candidatos nos permite agilizar el acceso de información.

- También se puede generar correspondencia en forma automática y por supuesto que nuestro sistema de información nos permitirá emitir reportes.

Como puntos importantes a conocer, debemos distinguir las siguientes tareas que se pueden realizar:

· Buscar por competencias (habilidades).

· Gestionar bases de datos de candidatos.

· Relacionar los datos del candidato a datos personales.

· Crear correspondencia y contactos de empleo en forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación.

Desarrollo de personal

Las necesidades de desarrollo personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las calificaciones de los empleados, sus preferencias y sus aspiraciones.

Los escenarios de la planificación de carreras y sucesión pueden incluir medidas de desarrollo del personal para buscar una persona que cubra un determinado puesto los escenarios también pueden incluir medidas generales para cualificar a los empleados, con el objetivo de que su personal conserve o fomente sus capacidades y habilidades.

En este sub modulo podremos realizar las siguientes tareas:

- Gestión por Competencias.

- Cuadro de reemplazos.

- Plan de Desarrollo (corto y Largo Plazo).

- Proceso de Evaluación de Desempeño.

- Encuesta de Clima / Satisfacción.

Gestión de Capacitación:

También llamado gestión de actos, en este módulo se definen los diferentes actos y eventos formativos de los que dispondrá la compañía y que junto con el módulo de desarrollo de personal se pueden establecer planes de formación para los empleados, con el fin de conseguir una plantilla mejor cualificada.

En este sub modulo podremos realizar las siguientes tareas:

- Planificar Eventos de Capacitación presentes y futuros.

- Gestionar eventos y recursos.

- Realizar inscripciones con entrada rápidas, reservas anticipadas, sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres.

- Evaluar participantes e instructores.

- Actualizar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda.

Gestión de Compensaciones:

En este sub modulo podremos valorar funciones y administrar Encuestas Salariales de Mercado. También generar automáticamente estructuras de bandas salariales y gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la Empresa y por supuesto de información que nos permitirán emitir reportes.

Planificación de Costos de Personal:

Podremos planificar con input de información desde diferentes escenarios. Imputar automáticamente en la contabilidad de Centro de Costos y realizar un seguimiento posterior comparando lo Planificado Vs Real. Tendremos a disposición una interface con MS Excel. Comparar entre versiones de planificación propias y/o de terceros y por supuesto sistema de información que nos permitirán emitir reportes.

Aplicaciones de Autoservicio

Podemos distinguir dos principales aplicaciones de autoservicio para Recursos Humanos:

Employee – Portal – Employee Self Services:

El objetivo de este módulo es un portal que permita a los empleadores ver, crear y mantener los datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso.

Este sub modulo dispone de 80 servicios en 32 idiomas para 34 países.

Y tiene como beneficios, que permite a los empleados un acceso fácil a la información correcta para hacer sus tareas, también permite a los empleados ver, crear y mantener sus datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso a la información.

SAP Employee Self Services es una efectiva forma de proveer acceso en tiempo real y posibilidad de mantenimiento al “dueño” de los datos.

Employee Portal – Manager Self Services:

El objetivo es un portal para los gerentes que provee una interface intuitiva, servicios web, gestión de autorizaciones y capacidad de reportes que dan a los gerentes un único punto de acceso a la gestión de sus empleados y del presupuesto, efectiva y proactivamente.

Integración con otros Módulos de SAP

Claramente la integración con otros módulos de SAP resulta una ventaja competitiva.

El módulo de SAP HCM puede relacionarse principalmente con los siguientes módulos de SAP, donde veremos a continuación las tareas en las que son integrados dichos componentes:

Controlling (CO):

· En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje.

· En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, ordenes de controlling, etc.

· El coste de conceptos de Gestión de tiempos por ausencias, presencia, suplencias, ordenes de trabajo, etc.

Finanzas (FI):

· La contabilización de los resultados del payroll por empleado.

· Los embargos a terceras partes (ejemplo Justicia).

· La generación de facturas por actividades de entrenamiento.

Manejo de Activos (AM):

· El seguimiento del equipo entregado a los empleados.

· El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados.

Proyectos (PS):

· La asignación de los recursos basándonos en competencias.

· El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto.

Gestión de Materiales (MM):

· El seguimiento de personal de contratistas.

· La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias.

· El reporte de horas trabajadas.

Mantenimiento de Planta (PM):

· El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM.

Ventas y Distribución (SD):

· La venta a Empleados.

Planificación de la Producción (PP):

· La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción.

· La integración con costos para generación de reportes financieros.

· La integración con Payroll.