✒️SAP HCM / Los módulos de HCM y la integración con SAP Por Maria Pacheco Arenas

El módulo de RRHH de SAP permite una gestión eficiente de la información y los procesos del personal de una organización. Además integra toda esta información y procesos tanto con los demás módulos de SAP como con posibles aplicaciones externas.

El objetivo de la gestión de los Recursos Humanos es obtener y coordinar a las personas de una organización, de forma que consigan las metas establecidas. Es importante cuidar las relaciones humanas. Este proceso requiere un objetivo coherente con las políticas de la empresa en donde este departamento debe de mantener el activo más valioso de cualquier organización como lo son las personas.

Debemos tener en cuenta una serie de ventajas que logramos utilizando un ERP como SAP, trabajando a diario con el módulo de HCM:

Mejorar la calidad y la eficacia de los servicios de Recursos Humanos a través de la implantación, puesta en marcha y producción de una solución integral de administración ERP.

Estandarizar los procesos de negocio y estructuras de información incorporando las prácticas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP.

Fortalecer la planeación a corto, mediano y largo plazo y la toma de decisiones.

Asegurar la integridad, solidez y veracidad de la información.

Disminuir las actividades manuales y redundantes que no agreguen valor a los procesos operativos.

Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados en las aplicaciones implantadas.

Permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos.

Ordenar las jerarquías organizativas de la empresa y las relaciones entre los empleados.

Los procesos típicos de cualquier departamento de Recursos Humanos y que están reflejados en el módulo HCM SAP son:

Gestión de la Organización (OM): desde la perspectiva de ‘Gestión de la Organización’, las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio (estructura organizacional), las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados.

Administración de Personal (PA): un sub­módulo que ayuda a los responsables de recursos humanos y a los empleadores a realizar seguimientos de los datos maestros, funciones, salario y bonos.

Desarrollo de Personal (PD): la funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera.

Evaluación de Tiempos (PT): procesa fichajes, abstinencias, etc. Así como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

Nómina (PY): pago a empleados.

Reclutamiento y Selección del Personal (RC): se encarga del reclutamiento y la selección de los recursos humanos de la empresa.

Gestión de Actos o Eventos (PE): se centra en la Capacitación del Personal.

Otros sub­módulos y componentes de HCM SAP son:

Gestión de Viajes, E­-Recruiting, Planificación de Costos, Compensación de beneficios sociales en la nómina, Higiene y Seguridad del Entorno de Trabajo.

Lo más destacado, es que el módulo de SAP HCM comparte información con otros módulos, como Finanzas (FI), Controlling (CO), Planificación de la Producción y Flujos de Trabajo. Por ejemplo, Los procesos de nómina utilizan funciones de las Cuentas de Acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos, y procesar pagos a Hacienda o para la contabilidad de gestión, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a Centros de Coste gracias al módulo de CO.

Podemos hacer cuatro grandes diferenciaciones que nos ayudarán a entender mejor el funcionamiento del Módulo de SAP HCM:

· Procesos de Administración

· Gestión del Talento

· Aplicaciones de Autoservicio

· Integración con otros Módulos de SAP

Procesos de Administración en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub­módulos:

1- Gestión de Datos Maestros: Podremos gestionar la información del personal desde una única pantalla de acceso. Disponemos de pantallas de acceso rápido y masivo de información, donde tenemos menúes de Trabajo adaptables a las necesidades del Usuario y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes.

Con este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. La Gestión de personal verifica automáticamente todos los datos mientras se introducen. Todos los datos relacionados con el empleado se graban en log con la fecha exacta. Los datos son en todo momento transparentes y constituyen la base para tomar decisiones de personal.

2- Gestión de Organización: Con este componente SAP HCM nos define la estructura de la compañía en ámbitos jerárquicos, departamentales, etc. Además permite simular variaciones en la estructura para analizar el impacto que supondría el cambio. Podremos administrar y gestionar el Organigrama (compuesto por Personas, Posiciones, Centros de Costo, Unidades Organizativas). Acceder a toda la información desde una única pantalla de acceso donde contamos con Interfaces Gráficas y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes.

3- Gestión de Tiempos: Podremos registrar Tiempos en forma Negativa (Tiempos Teóricos) y Positiva (Tiempos Reales); en forma individual o masiva. También, generar automáticamente horas extras y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de Turnos y planes de Horario de Trabajo. Este sub­módulo proporciona la posibilidad de llevar a cabo la planificación, grabación y evaluación de tiempos de los empleados de cada departamento, así como su propio calendario de días festivos. Además permite gestionar fácilmente desde las ausencias, fichajes y planificación de turnos del personal.

4- Gestión de Nómina: Este componente incorpora toda la funcionalidad sobre la configuración de la nómina de su compañía, además de los procesos que están presentes en un ciclo de nómina completo.

Nos permite realizar las siguientes tareas:

· Cálculo de Nómina integrada a la Gestión de Tiempos. Retroactividad automática por Empleado.

· Liquidaciones Especiales (anticipos, vacaciones). Diseño libre del formato de recibo. Emisión de transferencias bancarias (soporte magnético).

· Contabilización automática. Integración directa con los módulos de FI/CO de R/3. Listado de empleados bloqueados para proceso posterior.

· Creación de cantidad ilimitada de conceptos de liquidación.

Gestión del Talento en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub­módulos:

1- Reclutamiento y Selección del Personal: Este componente proporciona los procesos necesarios para la selección de los candidatos que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía, desde la publicación de una vacante, la presentación del curriculum vitae por el candidato hasta la contratación. Donde también podremos gestionar escenarios en Internet e Intranet. Cuanto se cargan los Datos Básicos y Adicionales de los Candidatos nos permite agilizar el acceso de información. También se puede generar correspondencia en forma automática y por supuesto que nuestro sistema de Información nos permitirá emitir reportes.

Como puntos importantes a conocer, debemos distinguir las siguientes tareas que se pueden realizar: Buscar por Competencias (Habilidades).

· Gestionar Base de Datos de Candidatos.

· Relacionar los Datos del Candidato a Datos del Personal.

· Crear Correspondencia y Contratos de empleo en forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación.

2- Desarrollo del Personal: Las necesidades de desarrollo del personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados, sus preferencias y sus aspiraciones. Los escenarios de la planificación de carreras y sucesión pueden incluir medidas de desarrollo del personal para buscar una persona que cubra un determinado puesto. Los escenarios también pueden incluir medidas generales para cualificar a los empleados, con el objetivo de que su personal conserve o fomente sus capacidades y habilidades.

En este sub­módulo podremos realizar las siguientes tareas:

· Gestión por Competencias.

· Cuadro de Reemplazos.

· Plan de Desarrollo (Corto y Largo Plazo).

· Proceso de Evaluación de Desempeño.

· Encuestas de Clima / Satisfacción.

3- Gestión de Capacitación: También conocido como gestión de actos, en este módulo se definen los diferentes actos y eventos formativos de los que dispondrá la compañía y que junto con el módulo de desarrollo de personal se pueden establecer planes de formación para los empleados, con el fin de conseguir una plantilla mejor cualificada.

En este sub­módulo podremos realizar las siguientes tareas:

· Planificar Eventos de Capacitación presentes y futuros.

· Gestionar Eventos y Recursos.

· Realizar inscripciones con entrada rápida, reservas anticipadas, sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres,

· Evaluar Participantes e Instructores.

· Actualizar automáticamente el perfil de competencias a partir de la formación recibida.

· Generar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda.

4-Gestión de Compensaciones: En este sub­módulo podremos valorar funciones y administrar Encuestas Salariales de Mercado. También generar automáticamente estructuras de bandas salariales y gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la Empresa y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes.

5-Planificación de Costos de Personal: Podremos planificar con input de información desde diferentes escenarios. Imputar automáticamente en la contabilidad de Centros de Costo y realizar un seguimiento posterior comparando lo Planificado vs. Real. Tendremos a disposición una interface con MS Excel. Comparar entre versiones de planificación propias y/o de terceros y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes.

Las aplicaciones de autoservicio.

Podemos distinguir dos principales aplicaciones de autoservicio para Recursos Humanos:

Employee Portal ­ Employee Self Services: El objetivo en este módulo es un portal que permita a los empleados ver, crear y mantener los datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso. tiene como beneficios, que permite a los empleados un acceso fácil a la información correcta para hacer sus tareas, también permite a los empleados ver, crear y mantener sus datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso a la información.

Employee Portal ­ Manager Self Services: El objetivo es un portal para los Gerentes que provee una interface intuitiva, servicios web, gestión de autorizaciones y capacidad de reportes que dan a los Gerentes un único punto de acceso a la gestión de sus empleados y del presupuesto, efectiva y proactivamente.

El Módulo de SAP HCM puede relacionarse principalmente con los siguientes módulos de SAP, donde veremos a continuación las tareas en las que son integrados dichos componentes:

Controlling (CO):

· En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje.

· En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, órdenes de controlling, etc.

· El Costeo de conceptos de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias, suplencias, órdenes de trabajo, etc.

Finanzas (FI):

· La Contabilización de los resultados del payroll por empleado.

· Los Embargos a terceras partes (Ej.: Justicia).

· La generación de facturas por actividades de entrenamiento.

Manejo de Activos (AM):

· El seguimiento del equipo entregado a los empleados.

· El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados.

Proyectos (PS):

· La asignación de recursos basándonos en competencias.

· El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto.

Gestión de Materiales (MM):

· El seguimiento de personal de contratistas.

· La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias.

· El reporte de horas trabajada.

Mantenimiento de Planta (PM): El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM.

Ventas y Distribución (SD): La venta a empleados.

Planificación de la Producción (PP):

· La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción.

· La integración con costos para generación de reportes financieros.

· La integración con Payroll.