✒️SAP HCM / Los módulos de HCM y la integración con SAP Por Camila Figueroa

Módulos de HCM y su integración con SAP

1. SAP HCM

El modulo RRHH permite

Gestión eficiente de la información y procesos del personal de una organización.

Integra toda la información con los demás módulos de SAP y apps externas.

Objetivo:

Obtener y coordinar a las personas de una organización para que cumplan con la metas establecidas. Para esto es importante cuidar las relaciones humanas. Para este proceso se necesita que las políticas de la empresa tengan un objetivo claro y este es el de mantener el activo más valioso de toda organización las personas.

Ventajas de usar una ERP como SAP trabajando a diario con el módulo de HCM:

Mejorar la calidad y la eficacia de los servicios de Recursos Humanos a través de la implantación , puesta en marcha y producción de una solución integral de administración ERP.

Estandarizar los procesos de negocio y estructuras de información incorporándolas prácticas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP.

Fortalecer la planeación a corto mediano y largo plazo además de la toma de decisiones.

Asegurar la integridad , solidez y veracidad de la información.

Disminuir las actividades manuales y redundantes que no aportan valor a los procesos operativos.

Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados en las aplicaciones implantadas.

Permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos.

Ordenar las jerarquías organizacionales de la organización y las relaciones entre empleados.

SAP HCM consigue avanzar en:

Soporte intuitivo para gestionar procesos de personal, gestión de talento y organización de la fuerza de trabajo

Fidelizar al personal con talento

Mejorar la satisfacción de empleado

Aumenta la moral de la plantilla con la posibilidad de reclutamiento y aprendizaje

Gestiona cambios de personal y organización

Optimiza procesos de nómina

Procesos típicos de departamentos de RRHH y que se ven reflejados en el módulo HCM SAP:

Gestión de la organización OM: Desde la perspectiva de ésta las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio la (estructura organizacional) coma las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados.

Administración de personal (PA): Un sub-modulo que colabora a quien se encargue de RRHH y a los empleadores a realizar el seguimiento de datos maestros, funciones, salario y bonos.

Desarrollo de personal (PD): Se centra en cualidades y tareas de cada empleado , cualificaciones y plan de carrera.

Evaluación de tiempos (PT): Procesa fichajes ,abstinencias ETC. Así como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

Nómina(PY) : Pago a empleados.

Reclutamiento y selección de personal (RC) :

Gestión de actos o eventos (PE): Capacitación de personal.

Otros submódulos y componentes de HCM SAP son:

Gestión de viajes

E-Recruiting

Planificación de costos

Compensación de beneficios sociales en la nómina

Higiene y seguridad en el entorno de trabajo.

El módulo de SAP HCM comparte info con otros módulos como

Finanzas (FI)

Controlling (CO)

Planificación de la Producción y Flujos de Trabajo.

Los procesos de nómina utilizan funciones de las Cuentas de Acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos y procesar pagos a Hacienda. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas del libro Mayor para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos por poner algunos ejemplos.

También, para la contabilidad de gestión, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a centros de coste gracias al módulo de CO .Los empleados pueden ser asignados a Centros de Trabajo que son utilizados y explotados por otros módulos como Planificación de la Producción (PP).

Las posiciones asignadas y los canales de la información corporativa son usados en los Business Workflows (Flujos de trabajo) para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación; por ejemplo, flujo de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra.

Con el módulo SAP HCM se pueden gestionar todas las operaciones relacionadas con los recursos humanos de la empresa.

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MENÚ

Recursos humanos- submódulo

Gestión de personal- Administración de personal

Contratación de personal- Reclutamiento y selección
Desarrollo de personal- Evaluaciones de desempeño , requisitos de cualificaciones
Gestión de tiempos
Cálculo de nómina

Gestión de eventos- Capacitaciones de personal
Gestión de organizaciones- Formar estructura organizativa, enlaza posiciones , unidades organizativas y funciones. Se relacionarán entre si.

2. COMPONENTES DE SAP HCM
SAP ERP Human capital Management es la solución on-premise más completa para la gestión integral de los recursos humanos
on premise
"El software instalado en el local (a veces abreviado como "on-prem") se instala y se ejecuta en computadoras en el local (en el edificio) de la persona u organización que utiliza el software, en lugar de en una instalación remota como una granja de servidores o una nube".
MODULO SAP HCM PERMITE GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE LA INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS.

Está integrado con otros módulos de SAP y sistemas externos.

4 grandes diferenciaciones para entender mejor el funcionamiento del módulo SAP HCM.

Proceso de administración

-Gestión de talento

-Aplicaciones de autoservicio

-Integración con otros módulos de SAP

Procesos de administración
En este se distinguen los siguientes sub-módulos:

-Gestión de datos maestros:

-Se gestiona información del personal desde una única pantalla

-Dispone de pantallas de acceso rápido y masiva información éste tiene menúes de trabajo adaptables a las necesidades del usuario

-Sistema de información que permite emitir reportes

Gestión de la organización

Este componente

-habilita definir la estructura de la compañía en hábitos jerárquicos departamentales

-permite simular variaciones en la estructura para analizar el impacto que supondría el cambio.

-Administrar y gestionar el organigrama.

-Acceder a toda la info desde una pantalla donde cuenta con interfaces gráficas

-Sistema de info que emita reportes.

Gestión de tiempos:

- Se podrá registrar tiempo en forma negativa (tiempos teóricos) y positiva (tiempo reales) en forma individual o masiva generar automáticamente horas extras y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de turnos y planes de horario de trabajo.

Este sub-módulo proporciona la posibilidad de llevar a cabo: Planificación, Grabación y Evaluación de tiempos de los empleados de cada departamento, también calendarios de días festivos. Gestionar ausencias, fichajes y planificación de turnos de personal.

Gestión de la nómina:

Incorpora toda la funcionalidad sobre la configuración de la nómina de su compañía, procesos que están presentes en un ciclo de nómina completo.

Permiten realizar las siguientes tareas:

-Cálculo de Nómina integrada a la Gestión de tiempos

-Retroactividad automática por Empleado

-Liquidaciones Especiales (anticipos, vacaciones). Diseño libre del formato de recibo.

-Emisión de transferencias bancarias (soporte magnético)

-Contabilización automática. Integración directa con los módulos de FI/CO de R/3.

-Listado de empleados bloqueados para proceso posterior.

-Creación de cantidad ilimitada de conceptos de liquidación.

Procesos de gestión del talento.

Tiene los siguientes sub-módulos

Reclutamiento y la selección del personal:

Proporciona procesos necesarios para la selección de los candidatos que cumplan con las necesidades de la compañía, desde publicación de vacante, la presentación del curriculum vitae por el candidato hasta la contratación.
Gestionar escenarios en Internet e Intranet.

-Al cargar los Datos Básicos y Adicionales de los candidatos esto agiliza el acceso de información.

-Se puede generar correspondencia en forma automática y por supuesto que el sistema de Información permitirá emitir reportes.

Importante: se deben distinguir las siguientes tareas que se pueden realizar.

-Buscar por Competencias (Habilidades)
-Gestionar Base de Datos de Candidatos
-Relacionar los Datos del Candidato a Datos del Personal.
-Crear Correspondencia y Contratos de empleo en forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación.

Desarrollo del personal

Al comparar los requisitos del trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados sus preferencias y aspiraciones se pueden determinar cuáles son las necesidades de desarrollo del personal de una organización.

La planificación de carreras y sucesión se pueden incluir medidas de desarrollo del personal para buscar una persona que pueda cubrir el puesto , estas dos también pueden incluir medidas generales para cualificar a los empleados esto con el objetivo de que el personal conserve fomento sus capacidades y habilidades.

En este submódulo se realizan las tareas:

Gestión por Competencias
Cuadro de reemplazos
Plan de desarrollo (corto y largo plazo)
Proceso de evaluación de desempeño
Encuestas de clima /satisfacción

Gestión de capacitaciones

También llamado gestión de actos, en este módulo se definen los actos y eventos formativos que dispondrá la compañía, junto con el módulo de desarrollo personal se establecen planes de formación para los empleados para conseguir una plantilla mejor cualificada.

En este submódulo se realizan las siguientes tareas:

-Planificar eventos de capacitación presentes y futuros.
-Gestionar eventos y recursos.
-Realizar inscripciones con entrada rápida , reservas anticipadas , sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres.
- Evaluar participantes e instructores
- actualizar automáticamente el perfil de competencias a partir de la formación recibida
- generar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda.

La gestión de compensaciones:

-Valorar funciones y administrar encuestas salariales de mercado.

- Generar automáticamente estructuras de bandas salariales.

- Gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la empresa.

- Sistema información que nos permitirá emitir reportes.

La planificación de costos de personal

Se puede planificar con Input de información desde diferentes escenarios.

-Imputar automáticamente en la contabilidad de centros de costo y realizar un seguimiento posterior comparándolo lo planificado vs real.

-Se tendrá disposición una interface con MS Excel.

-Comparar entre versiones de planificación propias y/o terceros

-Sistema de información que permita emitir reportes.

Las aplicaciones de autoservicio

2 principales apps de RRHH

Employee portal - Employee self-services

Este módulo es un portal que permite a los empleados ver crear y mantener los datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso.

Este submódulo dispone de 80 servicios disponibles en 32 idiomas para 34 países.

Beneficios:

-Permite a los empleados un acceso fácil a la información correcta para hacer sus tareas.

- Permite los empleados ver crear y mantener sus datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso a la información

SAP EMPLOYEE Self services es una posibilidad de mantenimiento al "dueño" de los datos.

Employee portal- Manager self services:

Su objetivo es ser un portal para los gerentes y

-proveer una interfaz intuitiva
-Servicios web
- Gestión de autorizaciones
-Capacidad de reportes para un único punto de acceso a la gestión de sus empleados y del presupuesto efectiva y proactivamente.

La integración con otros módulos de SAP

La integración con los otros módulos app es una ventaja competitiva

El módulo SAP HCM se relaciona principalmente con unos módulos de SAP se explicarán las tareas en las que son integrados dichos componentes:

Controlling (CO):

-En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje.

- En la distribución de gastos por centros de costo ,proyectos, órdenes de controlling etc.

- El costeo de conceptos de gestión de tiempos por ausencias , presencias , suplencias , órdenes de trabajo, ETC.

Finanzas (FI):

- La contabilización de los resultados del payrollpor entre empleado.

- Los embargos a terceras partes ejemplo justicia.

-La generación de facturas por actividades de entrenamiento.

Manejo de activos (AM):

- El seguimiento del equipo entregado a los empleados.

- El seguimiento de los vehículos asignados a empleados

Proyectos (PS).

- La asignación de recursos basándonos en competencias.

- El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto

Gestión de materiales (MM).

- El seguimiento de personal de contratistas
-La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias.
- El reporte de horas trabajada.

Mantenimiento de planta (PM)

- El seguimiento el tiempo asignado consumido a una orden de PM.

Ventas y distribución (SD)

- La venta a empleados.

Planificación de la producción (PP).

- La integración con gestión de tiempos para permitir la gestión de costos de producción.
-La integración con costos para generación de reportes financieros.
- La integración con Payroll.

RESUMEN

Introducción a los componentes del módulo RRHH, HCM en SAP y como se integra HCM al resto de los módulos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Martin Fernandez Calvo