✒️SAP HCM / Los módulos de HCM y la integración con SAP Por Maria Lobos Ibarra

Módulos de HCM e integración con SAP

1- SAP HCM

Permite una gestión eficiente de la información y los procesos del personal de una organización. Además, integra esta info y procesos con los demás módulos de SAP

· Ventajas que logramos utilizando un ERP de SAP modulo HCM:

o Mejorar la calidad y eficacia de los servicios de RH a través de loa implantación, puesta en marcha y producción

o Estandarizar procesos de negocio y estructuras de información incorporando practicas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP

o Fortalecer la planeación a corto, mediano y largo plazo y la toma de decisiones

o Asegurar la integridad, solidez y veracidad de la información

o Disminuir las actividades manuales y redundantes

o Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados

o Permitir el almacenamiento efectivo y una correcta administración de datos

o Ordenar las jerarquías organizacionales y las relaciones entre empleados

· Los procesos de RH y que están reflejados en el módulo HCM SAP son:

o Gestión de la organización (OM): las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio (estructura organizacional), las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados

o Administración de personal (PA): un submódulo que ayuda a los responsables de RH y a los empleados a realizar seguimientos de los datos maestros, funciones, salarios y bonos

o Desarrollo de personal (PD): se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera

o Evaluación de tiempos (PT): procesa fichajes, abstinencias, etc. Así como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

o Nomina (PY): pago a empleados

o Reclutamiento y selección de personal (RC): se encarga del reclutamiento y selección de los recursos humanos de la empresa

o Gestión de actos y eventos (PE): se centra en la capacitación del personal

· Otros submódulos y componentes de HCM SAP son:

Gestión de viajes, E-Recruiting, Planificación de costos, compensación de beneficios sociales en la nómina, Higiene y seguridad del entorno de trabajo

Lo más destacado del modulo de SAP HCM es que comparte información con otros módulos, como finanzas (FI), controlling (CO), planificación de la producción y flujos de trabajo.

· Procesos de administración

Submódulos de SAP HCM:

o Gestión de datos maestros: podremos gestionar la información del personal desde una única pantalla de acceso. Podemos registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa

o Gestión de organización: nos habilita a definir la estructura de la compañía en ámbitos jerárquicos, departamentales, etc. Podremos administrar y gestionar el organigrama. Acceder a toda la información desde una única pantalla de acceso

o Gestión de tiempos: podremos registrar tiempos en forma negativa (tiempos teóricos) y positiva (tiempos resles); en forma individual o masiva. También, generar automáticamente horas extras y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de turnos y planes de horario de trabajo

o Gestión de nómina: nos permite realizar las siguientes tareas:

§ Calculo de nomina integrada a la gestión de tiempos

§ Retroactividad automática por empleado

§ Liquidaciones especiales (anticipos, vacaciones). Diseño libre del formato de recibo

§ Emisión de transferencias bancarias (soporte magnético)

§ Contabilización automática. Integración directa con los módulos FI/CO de R/3

§ Listado de empleados bloqueados para proceso posterior

§ Creación de cantidad ilimitada de conceptos de liquidación

· Procesos de gestión de talento

Submódulos de SAP HCM:

o Reclutamiento y selección de personal: proporciona los procesos necesarios para la selección de candidatos que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía, desde la publicación de la vacante, la presentación del CV hasta la contratación

Tareas que se pueden realizar:

§ Buscar por competencias (habilidades)

§ Gestionar BD de candidatos

§ Relacionar los datos del candidato a datos del personal

§ Crear correspondencia y contratos de empleo de forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación

o Desarrollo del personal: las necesidades de desarrollo del personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados, sus preferencias y aspiraciones.

Tareas que se pueden realizar:

§ Gestión por competencias

§ Cuadro de reemplazos

§ Plan de desarrollo (corto y largo plazo)

§ Proceso de evaluación de desempeño

§ Encuestas de clima/satisfacción

o Gestión de capacitación: también llamado gestión de actos, se definen diferentes actos y eventos formativos de los que dispondrá la compañía

Tareas que se pueden realizar:

§ Planificar eventos de capacitación presentes y futuros

§ Gestionar eventos y recursos

§ Realizar inscripciones con entrada rápida, reservas anticipadas, sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres

§ Evaluar participantes e instructores

§ Actualizar automáticamente el perfil de competencias a partir de la formación recibida

§ Generar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda

o Gestión de compensaciones: podremos valorar funciones y administrar encuestas salariales de mercado. También generar automáticamente estructuras de bandas salariales y gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la empresa

o Planificación de costos de personal: podremos planificar un input de información desde diferentes escenarios. Imputar automáticamente en la contabilidad de CECO y realizar un seguimiento posterior comparando lo planificado vs real.

· Aplicaciones de auto servicio

o Employee portal – Employee self services: es un portal para los gerentes que provee una interface intuitiva, servicios web, gestion de autorizaciones y capacidad de reportes que dan a los gerentes un único punto de acceso a la gestion de sus empleados y del presupuesto, efectiva y proactivamente

· Integración con otros módulos de SAP

o Controlling (CO):

§ En los reportes de distribución de conceptos de nomina y gastos de viaje

§ En la distribución de gastos por centros de costo, proyectos, ordenes de controlling, etc.

§ En costeo de conceptos de gestión de tiempos por ausencias, presencias, suplencias, ordenes de trabajo, etc.

o Finanzas (FI):

§ La contabilización de los resultados de payroll por empleado

§ Los embargos a terceras partes (ej: justicia)

§ La generación de facturas por actividades de entrenamiento

o Manejo de activos (AM):

§ El seguimiento del equipo entregado a los empleados

§ El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados

o Proyectos (PS):

§ La asignación de recursos basándonos en competencias

§ El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto

o Gestión de materiales (MM):

§ El seguimiento de personal de contratistas

§ La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias

§ El reporte de horas t5rabajadas

o Mantenimiento de planta (PM):

§ El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM

o Ventas y distribución (SD):

§ La venta a empleados

o Planificación de la producción (PP):

§ La integración con gestión de tiempos para permitir la gestión e costos de producción

§ La integración con costos para generación de reportes financieros

§ La integración con payroll