Definición de conceptos
Absentismo, son horas de trabajo teórico no trabajadas, remuneradas o no, según el contrato del empleado independientemente exista un aviso o no del trabajador o el jefe. Suponen una desviación del plan de horario de trabajo mensual. En SAP las ausencias son clasificadas mediante un catálogo de absentismos donde cada una contiene su definición como topes e días, si son anuales o esporádicas, días hábiles o naturales, etc. Cargaremos los ausentismos en el infotipo 2001 (absentismos). En la mayoría de las organizaciones las ausencias no pagas se pueden cambiar a pagas siempre y cuando el jefe lo solicite, justifique y modifique. También en las empresas que cuentan con un departamento médico o de medicina del trabajo los ausentismos son generados por licencia médica son informados por el departamento médico, como así también la reversión de licencia injustificada a justificada. Otra manera de cargar ausentismos en a través de la autogestión, la empresa debe contar con un portal diseñado para los que los empleados se gestionen. Aquí las ausencias informadas por constancia como vacaciones, examen, mudanza, se pueden informar por medio del portal y tendrán un workflow de aprobación por parte del jefe.
Presencias (IT2002)
Las presencias proporcionan la descripción exacta del horario de trabajo realizado. Por ejemplo se utiliza cuando un empleado tiene una capacitación y este asiste a la misma a pesar de no haber asistido a su trabajo, de esta manera se registra dicha presencia para que quede registro de las horas de capacitación del empleado. También permite asignar horas de trabajo a determinadas órdenes/centros de costos o registrar viajes de negocio. Estás por lo general son cargadas a título informativo y no influyen en la nómina.
Suplencias (IT2003)
Refleja cuando un empleado presta servicios en otra unidad de negocios, subdisisión de personal u oficina. La mayoría opta por que el encargado de cargar suplencias sea el jefe del empleado o el jefe del empleado que realiza la suplencia. Se utilizarán siempre que las mismas duren menos de un mes y por lo general no tienen influencia en la liquidación de haberes.
Tratamiento de absentismos
Transacción PA30 para gestionar datos maestros de personal. Ingresamos número de personal o legajo, luego indicamos el infotipo en este caso 2001 (ausencias) y el subtipo con F4 sobre el campo clase (Cl.) o con matchcode. Aquí se puede crear un registro de absentismo (botón hoja e blanco) indicando: fecha de validez (desde - hasta); luego grabar con disquette. También podemos utilizar la opción de "crear con copia" (botón dos hojas). Además podemos modificar un absentismo con la opción editar (lápiz rojo); borrar un registro de absentismo con el botón borrado (tacho de basura) y el sistema preguntará si estamos seguros de realizar dicha acción; y por último vista resumen de absentismos con el botón montaña que nos muestra listados todos los absentismos cargados para el empleado.
Colisiones de ausencias
Es el solapamiento de licencias en un mismo período de tiempo, es decir se superpone una ausencia con otra en fecha/hora. Ante esto el sistema reacciona de 2 maneras: limitando la ausencia existente y prevaleciendo la nueva o enviando un mensaje de advertencia sobre la existencia de registración de ausencias superpuestas.
Otra manera de tratar absentismos es "Actualizar datos de tiempo". Transacción PA61 para gestionar datos de tiempo de personal. Ruta de acceso RRHH>gestión de tiempos>gestión>datos de tiempo>actualizar. Ingresamos el n°de personal y período a visualizar, luego infotipo absentismo y subtipo que corresponda con matchcode. Allí podremos: modificar el absentismo asignado (botón lápiz rojo); asignar un nuevo absentismo (botón hoja en blanco). Aquí podremos grabar para que se considere el día completo o especificar el rango horario en el que el empleado estuvo ausente.
Visualizar datos de tiempos Transacción PA51. Ruta de acceso: RRHH>gestión de tiempos>gestión>datos de tiempos>visualizar. Ingresamos el n°de personal y período a visualizar, luego el infotipo correspondiente y presionar el ícono visualizar (anteojos) o resumen de registros (montaña).