Introducción a gestión de Capacitaciones.
· Gestión de eventos.
El componente de R/3 gestión de eventos o gestión de capacitaciones o actos, disponen de un amplo abanico de funciones útiles que nos permitirán planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación o convenio.
Dispondremos de un sistema de informes y de calificación flexible, que nos proporcionaran un importante apoyo parala toma de decisiones en nuestra organización, que los eventos que ofrecemos sean tanto de calidad, como eficaz.
“Concepto Básicos”
La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviaturas del nombre y del objeto.
Algunos de los objetos son:
1. Actos (E)
2. Empresa (U)
3. Grupo de eventos (L)
4. Recurso (G)
5. Sede (F)
6. Tipo de Actos (D)
7. Tipo de recursos (R)
Una vinculación es una relación entre dos objetos. suelen ser bidireccionales.
Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen la misma característica.
La gestión de eventos es una parte integrar de SAP HCM y tienen interface con todos los componentes de SAP, lo que lo convierte en plataforma para ampliar las capacidades de todos nuestros empleados.
La integración con el desarrollo del personal nos permite convertir propuesta de información directamente de las inscripciones de los empleados con déficit con necesidad de cualificación.
Integración.
Si se usa gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualizan eficaz de los datos en las gestiones de actos.
La integración con estos componentes es opcional. La gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración.
Creación de una SEDE.
Este indica el lugar donde se celebra un acto.
Para crear una nueva sede ingresamos en la siguiente transacción.
Transacción S_AHR_610111841 SEDE
· Seleccionamos la fecha y luego el botón crear para dar de alta una nueva sede, Crear.
· Completamos el nombre de la nueva sede.
· Completamos los datos en la solapa (Dirección).
· Grabar
Creación de un Componente de costo.
Los componentes de coste son necesario para la carga de los costes de los actos y para importaciones de actividades internas de los conste de instructor.
Transacción S_AHR_6101118 Componentes coste
Para la creación de un nuevo componente de coste debemos hacer una entrada nueva
· La propuesta de importe
· La asignación de costo por participante, por acto o por unidad de tiempo.
Creación de Horario
Un horario contiene las siguientes informaciones: numero de dias, las secuencia de los números de dias, los horarios diarios individuales.
Los horarios diarios se determinan mediante las selecciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta tres bloques de selección diarias con intervalos ininterrumpido.
Un bloque de secciones diarias es un periodo de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día como por ejemplo los bloques de mañana, tarde o días enteros.
Transacción S_AHR_61011844 Horario
1. Definir los horarios, una denominación breve y luego otra larga.
2. Finalmente, en programa diario se relaciona los dos puntos anteriores es decir donde se realiza la combinación entre los horarios y las secciones del día.
Creación de dirección de Edificio
Transacción S_AHR_61011843 Dirección Edificio
1. Ingresar las nuevas sucursales.
2. Ingresar los detalles correspondientes y datos de dirección.
Creación de Organizador Empresa
Los organizadores de tipo empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto.
Pueden utilizar para asignación organizativa de participante e instructores externos.
Transacción PSVQ Crear Organizador
Para estos es necesario actualizar el infotipo dirección
Creación de tipo de Recursos.
Mediante esta actividad se pueden crear todo tipo de recursos que se requiera.
Transacción S_AHR_61011886 Tipo de Recurso
Como podemos observar la pantalla, en la selección de característica de planificación se debe indicar si el tipo de recurso corresponde a una sala, instructor, Material etc.
Creación de recursos.
Transacción S_AHR_61011886 Tipo de Recurso
· Ingresar a la transacción y seleccionar crear
· Completar como campo obligatorio la abreviatura y denominación de recurso que se quiere crear.
· Seleccionar enlace, se recomienda seleccionar “es especialización de”
· El tipo de recurso, y en “Pertenece a” la población a la que pertenece.
Creación de grupo de actos.
Por medio de esta transacción agrupamos los eventos de primer nivel.
Transacción S_AHR_61011889 Grupo de actos
Al crear grupo de actos utilizan los siguientes INFOTIPO.
· OBJETO (abreviación, denominación)
· Descripcion verbal
· Enlace /Vinculaciones
Los tipos de eventos o actos contienen gran parte de la información para los eventos forman la estructura básica del catálogo de eventos
Transacción S_AHR_6101188 Tipo de eventos
Los tipos de eventos despenan un papel importante en la gestión de eventos ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos
· Ingresando a la transacción creamos el nombre y sus descripciones para tipo de acto o eventos.
· Luego la descripción sobre el evento lo que nos permitirá comentar el objetivo de este.
Los tipos de eventos contienen lo datos generales y orgazativos de los evetos.
Modelo horario principal.
aquí se crean los horarios para el tipo de eventos. Al crear o planificar una fecha de envento pueden copiar el modelo de horario de tipo de evento utilizado como horario para el evento.
Para crear un horario disponen de tres posibilidades
1. Modelo con horario
2. Horario sin Modelo: duración en día y hora de evento
3. Horario definido por el usuario: número de día y sesión diaria por día de evento.
Capacidad.
El infotipo capacidad indica el número de participante mínimo y Optima para los eventos de este tipo.
La capacidad definida para un evento se comporta con la capacidad del recurso (Capacidad de la sala reservada para el evento)
Precios
Indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación
Información adicional del tipo de evento
Se puede especificar si se desea incluir el tipo de actos en el folleto de actos.
Así mismo se pueden especificar el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente.
Vinculaciones
cada tipo de evento puede utilizar las siguientes vinculaciones.
· Perteneces al grupo de eventos
ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento.
· Requiere tipo de recurso
constituye la relación entre los eventos del grupo y los recursos que se necesiten para celebrarlo.
· Impartido por
determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema lo propone durante la reserva de recursos
· Utilizado por participante: Material