✒️SAP HCM / Introducción a la gestión de capacitaciones Por Natali Kemelmajer

LECCION: INTRODUCCION A LA GESTION DE CAPACITACIONES

1-INTRODUCCION A GESTION DE EVENTOS

El componente de R/3 Gestión de eventos o Gestión de capacitaciones o actos, dispone de un amplio abanico de funciones muy útiles que nos permitirá planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones, por ejemplo

Disponemos de un sistema de informes y de calificación flexible, que nos proporcionaran un importante apoyo para la toma de decisiones en nuestra organización, con lo que nos aseguramos también, que los eventos que ofrecemos sean tanto de alta calidad, como eficaces

CONCEPTOS BASICOS

La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto. Así mismo, todos los objetos tienen validez

Algunos de los objetos son:

o Acto (E)

o Empresa (U)

o Grupo de eventos (L)

o Recurso (G)

o Sede (F)

o Tipo de actos (D)

o Tipo de recursos (R)

un ejemplo para estos objetos podría ser el siguiente:

TIPO DE OBJETO>>>>>>>>>>>OBJETO

GRUPO DE EVENTOS>>>>>>>>>CURSO DE INGLES

TIPO DE EVENTO>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO

EVENTO>>>>>>>>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO DESDE EL 01/01/2015 AL 31/12/2015

INTEGRACION

Si se utiliza la gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualización eficaz de los datos en la gestión de actos

La integración con estos componentes es opcional. La gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración

COMPONENTE	FUNCIONES
GESTION DE ORGANIZACION	se puede inscribir unidades organizativas como participantes y pueden organizar eventos
GESTION DE PERSONAL	Se pueden inscribir personas del registro de datos maestros de personal como participantes o como instructores
GESTION DE TIEMPOS	Se almacenan los registros de participación y pueden llevarse a cabo verificaciones de compatibilidad/disponibilidad de empleados e instructores internos
DESARROLLO DEL PERSONAL	Se pueden verificar las cualificaciones y transferirlas a los participantes. Los usuarios también pueden utilizar funciones de calificación del componente desarrollo de personal
CONTABILIDAD DE COSTES	Se pueden liquidar las tasas de instructor y de participación mediante la facturación interna de actividades
COMERCIAL	Se pueden facturar las tasas de participación y se pueden inscribir clientes y personas de contacto como tipos de participante
GESTION DE MATERIALES	Se pueden reservar materiales del maestro de materiales como recursos para eventos; se pueden crear solicitudes de pedido y reservas de materiales
SAP KNOWLEDGE WAREHOUSE	Se pueden visualizar los objetos info(documentación sobre el curso, la documentación o videos) directamente de la gestión de eventos y de sus aplicaciones self service.
AGENDA R/3	Cuando se inscribe a los empleados como participantes o instructores en eventos, estas citas pueden generarse automáticamente en la agenda R/3

2-CREACION DE ENTORNOS DE EVENTOS

El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección del edificio, los componentes del coste, el lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos y los recursos

CREACION DE UNA SEDE

El tipo de objeto sede indica el lugar dónde se celebrará un acto.

Para crear una nueva sede ingresamos a la transacción S_AHR_61011841-Sede

Cuando ingresamos a la transacción, seleccionamos la fecha y luego el botón crear para dar de alta a la nueva sede.

CREACION DE UN COMPONENTE DE COSTOS

Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los cotes del instructor.

Ingresamos a la transacción S_AHR_61011845-Componente sede

CREACION DE HORARIO

Un horario contiene la siguiente información: el número de días, la secuencia de los números de días, los horarios diarios individuales

Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta 3 bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos

Un bloque de secciones diarias es un periodo de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día, como por ejemplo los bloques de mañana, tarde, o día entero

TRANSACCION S_AHR_61011844-Horario

CREACION DE DIRECCION DE EDIFICIO

La dirección de edificio proporciona información sobre ubicación de los recursos

TRANSACCION S_ARH_61011843-Direccion edificio

CREACION DE ORGANIZADOR-EMPRESA

En esta etapa, se crean organizadores externos. Los organizadores del tipo Empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto

También se pueden utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos

A las empresas se les puede asignar tipos de objeto, como ser: tipos de actos, actos, personas externas, etc.

TRANSACCION PSVQ – Crear organizador

Al crear empresa es necesario actualizar el infotipo dirección.

CREACION DE TIPO DE RECURSOS

Mediante esta actividad se pueden crear todos los recursos que se requieran

TRANSACCION S_ARH_61011886 Tipo de recurso

Cuando ingresamos a la transacción, en la sección Características de planificación, se debe indicar si el tipo de recurso a crear corresponde a una Sala, Instructor, Material u otro recurso.

Se podría seleccionar la opción “dependiente del lugar” y esto hará que en la planificación del acto se verifique la pertenencia de los recursos de este tipo al lugar del acto seleccionado y “cantidad disponible” 1 por la unidad del evento, ya que como mínimo se necesitará 1 por cada actividad.

Así mismo en la sección de enlaces, se puede asignar al tipo de acto un centro de costos.

CREACION DE RECURSOS

Por medio del menú funcional, los pasos para crear recursos son los siguientes:

TRANSACCION S_AHR_61011901 Otros Recursos

Se debe completar obligatoriamente la abreviatura y la denominación del recurso que se quiere crear.

CREACION DE GRUPOS DE ACTOS

Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en in primer nivel

Por ejemplo, podemos crear un grupo de actos llamado idiomas y dentro del mismo se crearán los tipos de eventos inglés, francés, portugués

TRANSACCION S_AHR_61011889- Grupo de Actos

Al crear grupos de actos, se actualizan los siguientes infotipos:

-Objeto

-Descripción verbal

-enlaces/vinculaciones

CREACION DE TIPOS DE EVENTOS

Los tipos de eventos desempeñan un papel muy importante en la gestión de eventos, ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos

TRANSACCION S_ARH_61011888

Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos

· Modelo horario principal

En esta solapa se crean horarios para el tipo de evento. Al crear o planificar una fecha de evento, puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo como horario para el evento

Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:

o Modelo con horario

o Horario sin modelo: duración de días y horas del evento

o Horario definido por el usuario: número de día y sesión por día de evento

· Capacidad

El infotipo capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). N función de esta comparación, se determina el número de inscripciones que se permiten para el evento

· Precios

Este infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación

· Información adicional del tipo de evento

Con este infotipo, se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Así mismo, se puede especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente

· Vinculaciones

En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:

o Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento

o Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos

o Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos

o Utiliza por participante: material: especifica que materiales necesitan los participantes

o Utiliza por: material: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes

o Organizado por: determina el organizador de tipo de evento

o Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos

o Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión

o Asignación de centros de coste: indica a que centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión

o Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos

o Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo

· Es recomendable seleccionar 2 tipos de enlaces o vinculaciones para un tipo de evento:

o Pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento

o Requiere: tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar. Asimismo, es importante asignarle un tipo de recurso, ya que si no se le asigna, al crear el evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ningún tipo de recurso, el sistema no permite asignarle ningún recurso