Preparación del EVENTO
Definir Componentes de Costes.
Se utilizan en la gestión de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Esto componentes son necesarios para el traslado de costes del acto, para la facturación de actividades internas de las actividades del instructor, asi como determinar el precio de una propuesta.
Los componentes de coste se pueden archivar en tipos de recursos, tipos de actos y fechas de actos.
Customizing > SPRO
IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Definir componentes de Coste
· Verificamos si los componentes de coste necesarios existen en la tabla.
· Podemos observar el detalle de cada uno.
Proceso.
· Seleccionar Entrada Nueva.
· Registramos el nuevo componente de coste con una abreviatura y un Texto Explicativo.
· Introducir Fecha inicio y Fin.
· Importe de propuesta y Moneda.
· Unidad de referencia (Participante / unidad de tiempo).
· Indicamos si el componente de coste es relevante al traslado en caso de que el componente de coste se utilicé en el traslado de coste, indique además la correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste.
· Grabar
Definir Horarios
IMG definimos los horarios de los Eventos y actos.
Los horarios describen completo un acto que puede durar varios dias y en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempo diferentes, los tiempos diferentes, los que se conoce como segmento del día.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Definir Horarios.
· Verificamos los horarios que existen en la tabla.
· Luego podemos ver los programas diarios de cada horario.
· Y por último ver la sección de día de cada programa diario.
Si deseamos definir un horario nuevo y en la pantalla de imagen aparece “Modificar horario” : Resumen.
· Seleccionar Segmento del día.
· Verificar si la lista contiene los segmentos del día, que desea asignar a un horario diario dentro de su horario.
Si este no fuera el caso, seleccionaremos Entrada nueva e introduciremos una clave para el nuevo segmento.
Instalar dirección de Edificio.
IMG se actualizan las direcciones de edificios. las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas.
Al crear un recurso “SALA”, se puede utilizar el infotipo “Dirección” y al mismo tiempo remitir a una dirección de edificio.
Actividades para la parametrización de este punto.
Introducimos la dirección necesaria, introduciendo la denominación del edificio y su correspondiente dirección.
· Seleccione en la imagen inicio “Modificar dirección de edificio” Resumen. La función Entrada Nueva.
· Introducimos la denominación completa y la abreviatura del edificio.
· Introduciremos un complemento de dirección como por Ej, el código postal.
· Calle y numero de la casa.
· Código postal y población
· Abreviatura del país
· Introduciremos el prefijo de la región.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Instalar dirección de edificio
Verificamos las direcciones que existen en la tabla y luego podemos ver el detalle de cada una de las direcciones.
Población.
Se realizan parametrizaciones necesarias para sede de actos.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Población.
Utilización de sede de Eventos.
IMG se puede activar y desactivar del FLAG SEDE para utilizar sedes del acto, fijándolo en 1 o 0.
IMG se definen sedes de eventos.
Al crear un evento lo puede vincular a una sede. Además, puede asignar recursos (Ligado a la sede) Ej. Salas, a una sede. Estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades de IMG Crear salas y Crear otros recursos.
Los datos se pueden introducir para sedes hacen referencia a :
· Dirección
· Información adicional (Moneda, idioma y calendario para la regulación de dias festivos en la Sede del evento).
Cuando ingresamos nos topamos con la siguiente pantalla
Organizador.
Los organizadores externos son objetivos del tipo de empresa, los internos son objetivos del tipo unidad de organización
Podemos asignar organizadores a tipos de actos. Esta Vinculación, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG – Crear tipo de actos.
Customizing > SPRO
IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Organizador.
En este punto encontraremos tres pasos para el customizing.
· Especificar tipos de Organizador.
IMG se definen los tipos de organizador que se desea asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en que se visualizan.
Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta bajo se visualizan de izquierda a derecha en el DYNPRO.
En el sistema están configurados los tipos de organizador “Empresa” “Unidad Organizativa’ “Cliente” e INTERESADO.
Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objetos como tipos de organizador.
Crear Empresa.
IMG se define Organizadores Externos, es decir empresa.
Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos:
· Como organizador externo que organiza seminarios, conferencia, eventos de venturas etc.
· Como organizador potencial asignado para un tipo de evento
· Como organizador real asignado para un evento
· Además, una empresa puede estar asignada a un instructor o participante externo.
Para las empresas, se registran los datos de la dirección (Teléfono, fax, etc. )
Crear Unidad de Organización.
IMG Se definen organizadores internos.
Un organizador interno es una unidad de organización que realiza actos de formación y de perfeccionamiento.
Las unidades de organización se crean en el componente PLAN de Organización (PA-OS). Alli se clasifica la estructura de organización de la empresa si creamos una nueva unidad de organización verificamos si esta se ha creado.
Definir Grupo de Eventos y Tipos de EVENTOS.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Grupo de Evento.
Customizing > SPRO
IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Tipo de Eventos
Grupo de eventos
IMG se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos
Los grupos de eventos se pueden asignar a tipo de eventos.
Los datos que se deben registrar para los grupos de eventos son los siguientes:
· Descripcion general: El texto que almacena aquí se editara en el folleto del evento.
· Vinculación – Pertenece al grupo de eventos, Aquí deberá asignar el grupo de eventos superior a un grupo de eventos. La jerarquía de grupo de eventos siempre se crea de arriba abajo.
Los grupos, tipos y fechas, forman la oferta de eventos.
Los datos que registre para un tipo de evento se utilizan en la planificaron y creación como fechas eventos, valores de propuesta que pueden sobrescribirse, si cree un nuevo tipo de evento, podrá utilizar un tipo de evento ya creado como modelo para copiar en el que también podrá sobrescribir datos propuestos,
Además, no deberá olvidar que podemos ingresar por catálogo a conocer los recursos y eventos creados, desde aquí también podremos tratarlos.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Actualizar datos maestros por catalogo.
Recursos
Aquí se crearán dos Customizing esenciales para este tema.
Tipos de Recursos y por otro lado creación de Otros Recursos.
Crear tipos de recursos:
IMG Se crean tipos de recursos
Customizing > SPRO
IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Gestión de Recursos > Crear tipo de recurso
Mediante la asignación de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas. se asignan las utilidades operativas, es decir, recursos a un acto concreto.
Para salas en que se celebran actos, se pueden crear un tipo de recurso sala. Esto presenta la ventaja de que se pueden agrupar varias salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un tipo de recurso.
Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencia a las siguientes informaciones.
· Capacidad: Aquí se registran la cantidad mínima, optima y máxima de plazas disponibles para las salas. Esta capacidad se compara con la capacidad actualizada al contabilizar en la fecha de actos y para el tipo de acto.
· Costes: aquí se asignan costes a los tipos de recursos (Separados en componentes de costes), que se pueden transferir a la contabilidad de costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto.
· Indicador de disponibilidad: Aquí se especifica todas las condiciones relacionadas con los tipos de recursos para la planificación de un acto: Indique si se trata de recursos obligatorios, que son indispensables para ejecutar una fecha de actos y en qué medida son necesarias por actos y participantes.
· Atención: solo los recursos que tienen el indicador “Obligatorio” se ocupan durante la selección automática de recursos.
Crear Otros Recursos.
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IMG, Gestión de Eventos> Preparación de Eventos > Gestión de Recursos > Otros recurso
IMG Se crean los demás recursos necesarios para la realización de actos y que no son salas o instructores externos o material del maestro de Material.
Un recurso de esta clase también se puede definir en status “Activado o planificado”. Encontrará informaciones referentes a la utilización del status en la actividad IMG – Crear sala
Los datos que necesitan para registrar estos recursos son los siguiente:
· Costes: Aquí se les asignan costes (estructur