ASAP(Metodologia de implementacion Accelerated SAP)
La metodologia de implementacion ASAP fue disenada por SAP para ayudar a sus clientes y partners consultoras a realizar una implementacion rapida y de bajo costo.
La metodologia ASAP permite:
*Minimizar el tiempo requerido entre la instalacion y el arranque productivo.
*Maximizar la utilizacion de los recursos de los clientes y de los partners.
*Incorporar un esquema de entrenamientoi orientado a los procesos.
*Obtener resultados en un "modelo de procedimientos" que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente.
*Involucrar y lograr una pronta aceptacion del sistema por parte de la comunidad de uduarios.
Fases de ASAP
La metodologia ASAP contempla las sgts fases y entregables:
*Preparacion del proyecto
*Diseno del proyecto ( equipo de trabajo, tarea, recursos, tiempo, metodologia)
*Planos del negocio
*Definicion de estructuras organizativas
*Definicion de procesos funcionales
*Definicion de datos maestros
*Documento plano de negocios (Business blueprint)
*Realizacion
*Parametrizacion del sistema
*Sistema configurado y probado
*Preparacion Final
*Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
*Arranque productivo y soporte
*ingreso en productivo
*temas pendientes cerrados
Fase 1: Preparacion del proyecto
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenara en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completara el plan del proyecto de alto nivel y se revisara el esquema del hardware necesario.
El proyecto se iniciara oficialmente con una reunion de lanzamiento, en la que participaran diferentes miembros claves de la empresa. Este arranque prepara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos de la compania.
Fase II: Planos del negocio (Business Blueprint)
El proposito de la fase de planos del negocio Business blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.
En una reunion de Revision Ejecutiva, se discutiran las metas del grupo, la estructura organizacional y procesos de negocio de alto nivel.
Otros requerimientos mas detallados seran discutidos durante reuniones de trabajo de revision de cada uno de los procesos de negocio. La reuniones de Revision ejecutiva y de los procesos de negocio seran conducidas por los consultores del implementador.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyo a todos los involucrados en el proyecto, se prepara un plano del estado futuro y sera presentado a sus ejecutivos para la aprobacion del mismo.
El blueprint es disenado en equipo
Proposito: Comparar los procesos de la compania con las mejores practicas de SAP y entender como trabajara la compania en el futuro con el proceso definido.
Proceso:
-Comenzar con el conocimiento de pre-blueprint
-Comparar con las mejores practicas de SAP
-Entender los gaps
-Realizar lluvia de idead sobre las soluciones o proceso a definir.
-Desarrollar el "To Be" del proceso
-Convertir las soluciones en requerimientos
-Documentar
Fase 3: Realizacion
Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separaran para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistira al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizara alrededor de procesos de negocios.
El entrenamiento, tambien, proporcionara un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizara la integracion de sus componentes.
Mientras que el equipo del proyecto esta en entrenamiento, los consultores configuraran los procesos de negocio definidos en los planos "aprobados". El sistema configurado refleja la organizacion del cliente y los datos maestros y debera soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
Una revision de los procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de pruebas y perfiles de seguridad.
Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que tambien proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentacion inmediata, asi como el involucramiento de todas la organizacion a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estara trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios especificos de negocios y las condiciones de excepcion. Este enfoque cuenta con la maxima transferencia de conocimientos permitido al equipo de trabajo repetir la configuracion de los procesos de negocios mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.
Etapa 3. Realizacion: Se trata de la fase mas importante de la metodologia de implementacion. El objetivo de la realizacion del proyecto es implementar todos los procesos empresariales y los requisitos tecnicos recopilados durante las fases previas. Los consultores validan y actualizan la configuracion y prueban los procesos mientras su equipo de proyecto actualiza las instrucciones de trabajo (Por ejemplo, modelos de procesos empresariales) y realiza pruebas de unidad y de integracion. Es muy importante en esta etapa, la revision de la fase del proyecto y aprobacion por parte del cliente. Los responsables del proyecto deberan estar presentes en todas las etapas de la validacion del sistema y la comprobacion de aceptacion.
Fase 4: Preparacion Final
El proposito basico de la fase de preparacion final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversion y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estres, asi como las pruebas de aceptacion del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo del proyecto entrenara usuarios clave utilizando un metodo de "entrenar al entrenador". Este metodo ayudara a ganar la aceptacion de los usuarios finales, asi como a la construccion de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en linea y futuras mejoras al sistema.
Otro proposito de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha. Este plan especificamente identifica la estrategia de conversion de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
El ultimo paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente este listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
Fase 5: Arranque Productivo y Soporte
Inmediatamente despues de la puesta en marcha, el sistema debera ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio esta completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
El ultimo paso en el proceso involucra la medicion de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio. sino tambien, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
El ultimo paso en el proceso involucra la medicion de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.
En las implementaciones: Es muy importante conocer las fechas de un proyecto de implementacion, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte del implementador, que guia y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras areas de la empresa.