✒️SAP HCM / La metodología ASAP Por Lisbeth Gomez Lopez

La metodología ASAP

1 | La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)

La metodología de implementación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus Clientes y Partners consultoras a realizar una implementación rápida y de bajo costo.

La metodología ASAP permite:

• Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo
• Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners
• Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos
• Obtener resultados en un “modelo de procedimientos” que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente
• Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

2 | Las fases de la metodología ASAP

La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

• Preparación del Proyecto
• Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología)
• Planos del Negocio
• Definición de Estructuras Organizativas
• Definición de Procesos Funcionales
• Definición de Datos Maestros
• Documento Plano de Negocios (Business blueprint)
• Realización
• Parametrización del Sistema
• Sistema configurado y probado
• Preparación Final
• Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
• Arranque Productivo y Soporte
• Ingreso en Productivo
• Temas pendientes cerrados

Considerar que en las implementaciones:

Es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte del implementador, que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras áreas de la empresa.

2.1 Fase I: La preparación del proyecto

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participarán otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañía.

1. Preparación inicial

¿Cómo?
Se integra el equipo y se establecen todos los estándares gerenciales, junto con un plan de comunicación del proyecto.

¿Qué?
Frecuencia de reuniones, informes semanales, informes mensuales, documentación del proyecto, y en general la información del proyecto.

¿Quién?
El equipo de alta gerencia del proyecto.

2.2 Fase II: Los planos del negocio (Business Blueprint)

El propósito de la fase de Planos del Negocio Business Blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.

En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un "Plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo.

2. Diseño de BBP's

¿Cómo?
Creando los planos de negocio necesarios para el proyecto con un entendimiento adecuado de los requerimientos.¿Qué?

Entendiendo los objetivos de negocio y determinando los procesos para obtener estos. Definiendo el alcance final del proyecto.

¿Quién?
Dueños de procesos, y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.

El Blueprint es diseñado en equipo

Propósito

Comparar los procesos de la Compañía con las mejores prácticas de SAP y entender cómo trabajará la Compañía en el futuro con el proceso definido.

Proceso

• Comenzar con el conocimiento de pre-Blueprint.
• Comparar con las mejores prácticas de SAP.
• Entender los gaps.
• Realizar lluvia de ideas sobre las soluciones o proceso a definir.
• Desarrollar el "To Be" del proceso.
• Convertir las soluciones en requerimientos.
• Documentar.

2.3 Fase III: La realización

Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios.

El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los “planos aprobados”.

La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados.

Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.

3. Realización

¿Cómo?
Realizando y probando el prototipo del diseño.

¿Qué?
Configurando el sistema, realizando pruebas de escritorio, unitarias e integrales.

¿Quién?
Dueños de procesos, y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.

Etapa 3.- Realización

Se trata de la fase más importante de la metodología de implementación.
El objetivo de la realización del proyecto es implementar todos los procesos empresariales y los requisitos técnicos recopilados durante las fases previas.
Los consultores validan y actualizan la configuración y prueban los procesos mientras su equipo de proyecto actualiza las instrucciones de trabajo (por ejemplo, modelos de procesos empresariales) y realiza pruebas de unidad y de integración.
Es muy importante en esta etapa, la Revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente.
Los responsables del proyecto deberán estar presentes en todas las etapas de la validación del sistema y la comprobación de aceptación.

2.4 Fase IV: La preparación final

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

4. Preparación Final

Esa es la etapa de entrenamiento propiamente dicha, cuando se transfiere el conocimiento al cliente. Los equipos se concentran en el acompañamiento de la realización del entrenamiento, nivel de frecuencia, cambio de grupos, desempeño de instructores y evaluaciones de reacción y retención, entre otros componentes del proceso de enseñanza/aprendizaje.

Además, como parte de las pruebas finales del sistema, se realizan los ajustes necesarios para resolver las cuestiones que hayan quedado pendientes.

2.4 Fase V: El arranque productivo y soporte

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.