1.- Introducción a la Metodología ASAP
ASAP es un acrónimo para la metodología Accelerated SAP, desarrollada por SAP AG para la ejecución de proyectos de implementación de sus soluciones de software.
Inicialmente fue creada para lograr una práctica estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementación del ERP de la compañía (llamado inicialmente SAP R/3) se realizaran con el menor riesgo posible. Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.
El nombre "Accelerated SAP (ASAP)" pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos cortos (por el juego de palabras con "As Soon As Possible").
2.- Metodología de ASAP - Fases
La metodología propone la implementación de un proyecto de la mayoría de las soluciones de negocios basados en actividades definidas en un Roadmap (Hoja de ruta). El roadmap de implementación (o Implementation Roadmap) es el más común de todos, y divide las actividades y tareas en cinco fases principales:
- Fase 1: Preparación del Proyecto (Initial Preparation).
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implantador, sino que también para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.
Nota: En esta fase se plantean las siguientes interrogantes:
¿Cómo? -Se integra el equipo y se establecen todos los estándares gerenciales, junto con un plan de comunicación del proyecto.
¿Qué? -Frecuencia de reuniones, informes semanales, mensuales, documentación y en general toda la información del proyecto.
¿Quien? -El equipo de alta gerencia del Proyecto.
- Fase 2: Planos del Negocio / Mapa de procesos (Business Blueprint).
El propósito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un “Plano” del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.
Nota: En esta fase se plantean las siguientes interrogantes para el Diseño de BBP’s:
¿Cómo? -Creando los planes de negocio necesarios para el proyecto con un entendimiento adecuado de los requerimientos.
¿Qué? -Entendiendo los objetivos de negocio y determinando los procesos para obtener estos.
¿Quien? -Dueños de procesos y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.
- Fase 3: Realización (Realization).
Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se separarán para terminar las actividades asignadas.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores del implantador configurarán los procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los “planos aprobados”.
Un sistema que refleje los catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.
La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados.
Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implantador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.
Es muy importante en esta etapa, la revisión de la fase de del proyecto y aprobación por parte del cliente.
Los responsables del proyecto deberán estar presentes en todas las etapas de la validación del sistema y la comprobación de aceptación.
Nota: En esta fase se plantean las siguientes interrogantes para Realización:
¿Cómo? -Realizando y probando el prototipo del diseño.
¿Qué? -Configurando el sistema, realizando pruebas de escritorio, unitarias e integrales.
¿Quien? -Dueños de procesos y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.
- Fase 4: Preparación final (Final preparation).
El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.
Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
En esta fase se transfiere el conocimiento al cliente, los equipos se concentran en el acompañamiento de la realización del entrenamiento, nivel de frecuencia cambio de grupos, desempeño de instructores y evaluaciones de reacción y retención enseñanza / aprendizaje.
Además de que se realizan los ajustes necesarios para resolver las cuestiones que hayan quedado.
- Fase 5: Arranque productivo y Soporte (Go Live and Support).
Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado.
Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
Es el momento en que se utiliza el software de forma productiva en las operaciones diarias, se solucionan todos los errores y problemas, se finaliza la transición al equipo de soporte de producción, se completa transferencia de conocimientos y se aprueba el Proyecto.