✒️SAP FI / Los pagos manuales Por Edwart Rodriguez Garzon

Lección: Pagos Manuales

1 | Pagos y Cobros

En esta lección comenzaremos a conocer una de las transacciones de pago que se encuadra dentro del grupo de las transacciones manuales. Veremos cómo se registran los pagos manuales a proveedores y las cobranzas a clientes.

Para todos los casos utilizaremos las mismas transacciones (una de pago y una de cobro), solo que se cambiará el medio con el cual se está pagando.

2 | Pago con efectivo o transferencias

La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos.

La primer pantalla se encuentra dividida en tres partes tal como vimos en la lección anterior, hagamos un repaso.

• Datos Cabecera: lo más importante de los datos de cabecera es la clase de documento, ya que es lo que nos permite identificar si es una cobranza o un pago. Tendremos las siguientes clases de documentos:

  • KZ: Documento de Pago

  • DZ: Documentos de Cobranza

• Medios de Pago: aquí es donde elegiremos la cuenta de mayor que represente el medio de pago. Esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque. (Las transferencias y cheques pueden estar representada por la misma cuenta de mayor es decir por una cuenta de banco).

• Cuenta de Terceros: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando, un pago o una cobranza.

Imagen 4.2.1 - Ingresos de datos para pagos manuales

Tip Audio:

La pantalla de ingreso es similar en cuanto a ingresos o pagos sin embargo se debe tener presente que cuando cobramos se debe conocer el importe recibido en cambio cuando pagamos no necesariamente se sabe, luego se realizar las facturas a pagar y que el sistema realice los descuentos por pronto pagos, retenciones de impuesto recién podremos conocer con exactitud el importe de pago a realizar, es por ello que muchas veces se completa el campo importe con valor 1 y luego se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar.

Luego de haber completado los campos correspondientes a cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.

Tratar PAs

Tratar Partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.

La pantalla de tratar partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor que aprendimos en la unidad 2. Volveremos a repasar algunos conceptos y aprenderemos otros nuevos.

El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el Tercero que hayamos elegido en el punto anterior.

Imagen 4.2.2 - Partidas abiertas

Grilla de partidas - Solapa Estándar

Haremos un repaso de las columnas que se visualizan

• Número de Documento: corresponde al número de documento pendiente de compensar o cancelar.

• Clase de documento: nos permite identificar el tipo de documento pendiente (Factura, Nota de crédito, anticipos, etc.)

• Fecha de documento: corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar.

• Importe Bruto: es el importe total del documento.

• Importe pagado en parte: si una partida posee un pago parcial (o la aplicación de una nota de crédito) ese importe lo veremos reflejado en esta columna.

• Descuento: Importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.

• Porcentaje de Descuento: es el porcentaje que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.

Las columnas que vemos en la grilla de partidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional).

¿Cómo marcar y desmarcar partidas?

Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aun no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han marcado para su cancelación.

Si en Opciones de tratamiento el usuario tiene el flag en Partidas Seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, si el flag no está marcado todas las partidas vendrán marcadas.

Tenemos dos opciones para marcar/desmarcar

• Manualmente: haciendo doble clic sobre la partida. Debemos hacer el doble clic sobre el importe, si hacemos doble clic sobre el número de documento, el sistema nos llevará a la visualización del documento.

• Marcando las partidas con la ayuda de los íconos y luego presionando los botones de Activar o Desactivar las partidas.

Barra de Herramientas

Los iconos que poseemos en la barra de herramientas nos permitirán realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.

Imagen 4.2.3 - Barra de Herramientas para el tratamiento de partidas

Status de Tratamiento

Aquí veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.

Imagen 4.2.4 - Status de Tratamiento

• Partidas: Nos muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.

• Visualización desde Posición: nos indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla. Es un dato útil cuando tenemos una lista grande de documentos.

• Origen de Diferencias: es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.

• Importe entrado: es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Este importe puede ser modificado posteriormente. Generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que no seleccionamos las partidas que se cancelarán.

• Asignados: corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas. A medida que marcamos o desmarcamos partidas, éste campo se va actualizando.

Si debiéramos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el ícono de Resumen de Posiciones

Imagen 4.2.5 - Resumen de documento

Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer doble clic sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos permitirá modificar el importe.

Si colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. Esta determinación se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.

Imagen 4.2.6 - Ajuste en los importes de banco

Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas. Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha del documento de contabilización.

Para agregar una nueva posición al documento, debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta. (Ejemplo, Centro de costos).

Tip Audio:

Los motivos para ingresar para ingresar otras posiciones de pagos pueden ser multiples, por ejemplo si queremos utilizar otro medio de pago en este caso en la posición de banco no debemos completar con el total a pagar si no solo con una parte, para ingresar una nueva posición de banco simplmente completamos con la clave de contabilización 50 la cuenta de mayor que corresponda y el importe restante de pago.

Simular

Una vez que hayamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podremos simular el asiento para revisar como quedará.

Imagen 4.2.7 - Simular documento

Veremos que no hemos colocado en ningún momento claves de contabilización, ya que todo lo determina el sistema de manera automática.

Para finalizar con el documento de pago, grabamos la operación.

3 | Descuentos por pronto pago

En la unidad anterior hemos visto que existen condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.

Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha del pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará este descuento.

Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizamos al momento de elegir las partidas a cancelar.

Imagen 4.2.8 - Descuento por Pronto Pago (DPP)

A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Para esto podemos utilizar los icono Activar o Desactivar DPP (Descuentos por pronto pago).

En el campo Asignados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos, tal como lo podemos ver en la siguiente imagen 4.2.8. donde si bien la factura es de 1.000 USD, el importe asignado es de 970 USD como consecuencia del descuento del 3% que posee la factura.

Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo. Debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos. Con la funcionalidad de completar con asterisco el sistema lo calcula automáticamente.

El asiento que SAP realice por la utilización de los descuentos, dependerá de la configuración del sistema. Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:

• Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito.

Imagen 4.2.9 - Simular Documento con DPP

• Un documento por con el reconocimiento del resultado y con el cálculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.

Imagen 4.2.10 - Documento con DPP

Este documento que vemos en la imagen 4.2.10. es el que se cancela en el documento de pago. (Posición 002 de la imagen 4.2.9).

Si visualizamos una lista de documentos, veremos las siguientes partidas:

Imagen 4.2.11 - Lista de partidas compensadas

Resumiendo, contabilizamos una factura de gastos por 1000 USD, como pagamos anticipadamente, tuvimos un descuento de 30 USD, con lo cual, de la cuenta de Banco salió un pago por 970 USD.