Unidad 4: Lección 2: Pagos Manuales
1) Pagos y Cobros:
Empezaremos a conocer una de las transacciones de pago que se encuadra dentro del grupo de las transacciones manuales.
2) Pago con efectivo o transferencias
La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos.
La primer pantalla se encuentra dividida en tres partes:
- Datos Cabecera: Tenemos Clase de documento que nos permite identificar si es una cobranza o un pago.
KZ: Documento de Pago
DZ: Documentos de Cobranza
- Medios de Pago: Se elige la cuenta de mayor que representa el medio de pago. Esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque. (Las transferencias y cheques pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor).
- Cuenta de Terceros: Debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando, un pago o una cobranza.
La pantalla de ingresos es muy similar en cuanto a cobros o pagos. Sin embargo debemos tener presente que cuando cobramos ya conocemos el importe recibido, en cambio cuando pagamos no necesariamente lo sabemos. Luego de seleccionar las facturas a pagar y que el sistema realice los descuentos por pronto pago, retenciones de impuestos, recién podremos conocer con exactitud el importe del pago a realizar. Es por ello, que muchas veces, se completa el importe = 1 y luego se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar.
Luego de haber completado los campos correspondientes a cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.
Botón: "Tratar PAs": Tratar Partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el Tercero que hayamos elegido en el punto anterior.
Grilla de partidas - Solapa Estándar
Columnas:
- Número de Documento: Corresponde al número de documento pendiente de compensar o cancelar.
- Clase de documento: Tipo de documento pendiente (Factura, NC, Anticipos)
- Fecha de documento: Corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar.
- Importe Bruto: Importe total del documento.
- Importe pagado en parte: si una partida posee un pago parcial (o la aplicación de una NC) ese importe lo veremos reflejado en esta columna.
- Descuento: Importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.
- Porcentaje de Descuento: Es el porcentaje que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.
Las columnas que vemos en la grilla de partidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional).
¿Cómo marcar y desmarcar partidas?
Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aún no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han mrcado para su cancelación.
Si en Opciones de tratamiento el usuario tiene el flag en Partidas Seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, si el flag no está marcado todas las partidas vendrán marcadas.
Tenemos dos opciones para marcar/desmarcar:
- Manualmente: haciendo doble clic sobre la partida. Debemos hacer el doble clic sobre el importe, si hacemos doble clic sobre el número de documento, el sistema nos llevará a la visualización del documento.
- Marcando las partidas con la ayuda de los iconos y luego presionando los botones de Activar o Desactivar las partidas (en la barra de herramientas: armario verde con un solo cajon es para marcar una partida, y una hoja con una flecha negra desmarca la partida; Despues tenemos el armario con varios cajores verdes es para marcar todas las partidas y el armario de cajones grises es para desmarcar todas.
Barra de Herramientas: Iconos:
- Botón con billete de 100 y al lado dice Bruto<>...: Importe Bruto o Importe Neto.
- Botón con billete de 100 y al lado dice Moneda: Moneda de Visualización.
- Botón con Barita mágica con rayos amarillos y al lado dice Partida, o rayos negros: Activar y Desactivar partidas abiertas.
- Botón con Barita mágica con rayos amarillos y al lado dice DPP, o rayos negros:Activar o Desactivar Descuentos por Pronto Pago.
Status de Tratamiento.
Aquí veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas. La información que nos muestra es:
- Partidas: Nos muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.
- Visualización desde Posición: Nos indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla. Es útil cuando tenemos una lista grande de documentos.
- Origen de Diferencias: Es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
- Importe Entrado: Es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Este importe puede ser modificado posteriormente. Generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que no seleccionamos las partidas que se cancelarán.
- Asignados: corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas. A medida que marcamos o desmarcamos partidas, este campo se va actualizando.
Si apretamos el icono Montañas y solcito arriba: Si debiéramos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el ícono de Resumen de Posiciones.
Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer doble clic sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos permitirá modificar el importe. Si colocamos un * el sistema determinará el importe que corresponde al banco, en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.
Cuando coloquemos el * para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas. Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.
Los motivos para ingresar otras posiciones de pagos, pueden ser múltiples, por ejemplo, si queremos usar otro medio de pago, en este caso, en la posición de banco no deberíamos completar con el total a pagar si no solo con una parte. Para ingresar una nueva posición de banco simplemente completamos con la clave de contabilización 50, la cuenta de mayor del banco que correponda y el importe restante de pago.
Simular
Una vez que hayaamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podremos simular el asiento para revisar como quedará.
3) Descuentos por pronto pago:
Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha del pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará ese descuento.
Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizaremos al momento de elegir las partidas a cancelar. Podemos cancelar el descuento propuesto con el botón de la barra de herramientas que dice DPP.
En el campo Asignados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos.
El asiento que SAP realice por el descuento, depende de la configuración del sistema. Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:
- Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una NC.
- Un documento por el reconocimiento del resultado y con el calculo del IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía descuento por pronto pago.
4) Asignación de cheques manuales:
Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán ingresarse a SAP asignandose al documento de pago que corresponde. Esta asignación nos permitirá llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la conciliación bancaria.
5) Transacciones de pagos y cobranzas manuales.
Transacción F-53 para pagos manuales. Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Contabilización - Salida de Pagos - Contabilizar.
Transacción F-28 para cobranzas manuales. Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Contabilización - Entrada de Pagos
Ejercitación:
1) Nro de documento 1900000150 y 1900000151
pagos: 1500000084 y 1500000085
1400000013