UNIDAD 4 - TEMA 2 - AR y AP - PROCESO DE COBROS Y PAGOS
1. PAGOS Y COBROS MANUALES.
Transacción F-53 para pagos manuales.
Ruta: Finanzas - G.F. - Acreedores - Contabilización - Salida de pagos.
Transacción F-28 para cobros manuales.
Ruta: Finanzas - G.F. - Deudores - Contabilización - Entrada de pagos.
2. PAGO CON EFECTIVO O TRANSFERENCIAS.
Emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia sólo difiere en la cuenta contable a utilizar.
Primer pantalla: "Contabilizar salida pagos: datos de cabecera" tres partes.
- Datos de cabecera: lo mas importante, clase de documento, que permite distinguir si es cobro o pago. KZ, doc. de pago, DZ, doc. de cobro.
- Medios de pago: se elige la cuenta de mayor que representa el pago. Puede ser: efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque. (transferencia y cheque, pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor).
- Cuenta de terceros: elegir el acreedor o deudor, dependiendo de si la operación es de cobro o pago.
La pantallas de ingresos es muy similar en cuanto a cobros y pagos. Cuando se cobra ya se conoce el importe a recibir, pero cuando se paga, puede que no. Seleccionadas las facturas a pagar, y revisados por el sistema los descuentos por pronto pago, retenciones e impuestos, se conoce el importe exacto a pagar. Por ello, se suele rellenar el importe con el valor 1, y después se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar.
Completados los datos de cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros, se tratan las partidas abiertas (PAs). Esto implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
La pantalla de tratar partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor.
Seleccionadas las partidas pendientes de tercero:
Pantalla "Contabilizar salida pagos Procesar partidas abiertas".
- Grilla de partidas - Solapa estándar.
- Número de doc: el del doc. pendiente de compensar o cancelar.
- Clase de doc.: permite identificar el tipo de doc. pendiente (Factura, nota de crédito, anticipos, etc.)
- Fecha de doc.: es la fecha del doc. pendiente de compensar.
- Importe bruto: el importe total del doc.
- Importe pagado en parte: refleja un pago parcial de una partida o la aplicación de una nota de crédito.
- Descuento: importe según la fecha y el porcentaje almacenados en la condición de pago.
- Porcentaje de descuento: el que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago asignada.
Estas columnas de la grilla de partidas abierta son configurables, es tarea de un consultor funcional.
- Marcar y desmarcar partidas.
Partidas marcadas en letra negra, no han sido seleccionadas para compensar.
Partidas en letra azul, están marcadas para cancelar.
* Si en opciones de tratamiento, el usuario tiene el flag en Partidas seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, si no está marcado, todas las partidas estarán marcadas.
Opciones para marcar/desmarcar:
- Manualmente: haciendo doble clic sobre la partida, sobre el importe. Si se hace sobre el número de doc., el sistema nos lleva a la visualización del doc.
- Marcando las partidas con la ayuda de los iconos y presionando activar o desactivar las partidas.
- Marcar partida
- Marcar bloque, marcar todas, desmarcar todas
- Ordenar partidas
- Buscar
- Importe bruto o importe neto
- Moneda de visualización
- Activar y desactivar partidas abiertas
- Activar y desactivar descuentos por pronto pago.
- Status de tratamiento: permite ver la cantidad de partidas abiertas y los totales de la partidas seleccionadas.
- Partidas: muestra el total de doc. pendientes de compensación, estén seleccionadas o no.
- Visualización desde posición: indica la primera posición que se visualiza en pantalla. Útil cuando la lista de doc. es grande.
- Origen de diferencias: es una clave que permite clasificar las diferencias que puedan existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
- Importe entrado: el que se coloca en la pantalla de datos bancarios. Puede ser modificado posteriormente. Generalmente, cuando se hace un pago, no se conoce el importe exacto a pagar hasta seleccionar las partidas a cancelar.
- Asignados: es la suma de las partidas seleccionadas. Se actualiza en función de que se marquen o desmarquen partidas.
Con el icono Resumen de Posiciones, pantalla "Contabilizar salida pagos Visualizar Resumen", se puede ajustar:
- un importe ingresado en el banco: doble clic sobre dicha posición, nueva pantalla, modificar importe. Si se coloca un asterisco, el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. El sistema mostrará el importe en las monedas paralelas. Hay que borrar siempre esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.
- o ingresar una cuenta de mayor adicional, si fuera necesario.
Pantalla "Contabilizar salida pagos Corregir Posición de cta.mayor".
Para agregar una nueva posición al doc., hay que ingresar la clave de contabilización correspondiente al debe o haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo del tipo de cuenta (ej. centro de costos).
Hay varios motivos para ingresar una nueva posición. Por ej. si se quiere utilizar otro medio de pago, entonces en la posición de banco se ingresará sólo la parte a pagar y no el total, y para ingresar una nueva posición de banco, se ingresa la clave de contabilización 50, la cta de mayor del banco que corresponda y el importe restante de pago.
- Simular: unas vez seleccionadas todas las partidas, se puede simular el asiento antes de grabar la transacción.
Pantalla "Contabilizar salida pagos Visualizar Resumen".
En este proceso, no se colocan claves de contabilización porque las determina el sistema de manera automática.
3. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, se visualizará en el momento de elegir las partidas a cancelar.
Pantalla "Contabilizar salida pagos Procesar partidas abiertas".
Aunque una factura posea descuentos, estos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. para ello se utiliza el icono Activas o Desactivar DPP.
En el campo Asignados, el importe ya recoge el descuento. (Importe bruto - Descuento).
El asiento que realice SAP por la utilización de los descuentos depende de la configuración del sistema. Dos formas:
a) Una forma es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados.
b) Otra implica supone generar dos asientos:
1.- Un doc. por el pago, que contendrá una posición adicional, similar a sise hubiera cancelado una Nota de Crédito.
2.- Un doc. por el reconocimiento del resultado y con el cálculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.
4. ASIGNACIÓN DE CHEQUES MANUALES. Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán ingresarse a SAP asignándose al doc. de pago que corresponde.
5. TRANSACCIONES DE PAGOS Y COBROS MANUALES.
Transacción F-53 para pagos manuales.
Ruta: Finanzas - G.F. - Acreedores - Contabilización - Salida de pagos.
Transacción F-28 para cobros manuales.
Ruta: Finanzas - G.F. - Deudores - Contabilización - Entrada de pagos.