LECCIÓN 2: PAGOS MANUALES
Pagos con efectivo o transferencias: desde la transacción F-53. La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que se utilice
Datos de cabecera - Lo más importante es la clase de documento
KZ - Documentos de pago
DZ - Documentos de cobranza
Medios de pago: se elige la cuenta de mayor que represente el medio de pago: Efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheques.
Cuenta de terceros: acreedor o deudor depende de cuál sea la operación que se está realizando, un pago o una cobranza.
Luego de ingresar los datos correspondientes a cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros se debe tratar las partidas abiertas.
TRATAR Pas: seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
Solapa: Estándar contiene; Número, clase y fecha de documento, importe bruto e importe pagado en parte: como abonos como (nota de crédito) ese importe lo veremos en esa columna.
Descuento: Importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.
Porcentaje de descuento: partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.
Para marcar y desmarcar partidas: si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aún no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han marcado para su cancelación.
Status de Tratamiento
Partidas: muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.
Visualización desde posición: indica cuál es la primera posición que se visualiza en pantalla. Dato útil cuando hay una lista grande de documentos.
Origen de diferencias: Es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
Importe entrado: se asigna en la pantalla de datos bancarios. Puede ser modificado posteriormente. Por lo general al ingresar un pago no se sabe el importe exacto a pagar hasta que no se seleccionan las partidas que se cancelarán.
Asignados: sumatoria de las partidas seleccionadas. Se actualiza a medida que se marcan o desmarcan partidas. Desde el ícono de Resumen de Posicione, se pueden ajustar importes ingresados o adicionar cuentas de mayor adicionales. Si se coloca un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco y lo muestra en monedas paralelas. Siempre se debe borrar esos importes para que el sistema vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha. Esta determinación se hace con base a las partidas seleccionadas para su cancelación.
Para agregar una nueva posición al documento, se ingresa la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta.
Simular: es una revisión previa con la cual se revisan como quedarán los asientos contables, y luego se guardan al seleccionar todas las partidas se debe grabar.
Descuento por pronto pago: son condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.
Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha de pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará ese descuento. Si una factura posee descuentos por pronto pago se visualiza al momento de elegir las partidas a cancelar.
A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Para esto podemos utilizar los íconos Activar o Desactivar DPP.
En el campo ASIGNADOS, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos. Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo. Debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos. Con la funcionalidad de contemplar con asterisco el sistema lo calcula automáticamente.
El asiento que SAP realice por la utilización de los descuentos, dependerá de la configuración del sistema. Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:
Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito
Un documento por el reconocimiento del resultado y con el cálculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.
Tipos de documentos
KR - Factura de Gasto
AB - Documento descuento por pronto pago
KZ - Pago de factura
Asignación de cheques manuales: Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán integrarse a SAP asignándose al documento de pago que corresponde. Esta asignación permite llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la condición bancaria. El procedimiento para pagar o cobrar una factura generada por otros módulos es exactamente el mismo.
Cuando se ingresa a una transacción, puede ser pagos manuales, el sistema muestra las partidas abiertas, que tenga el acreedor o deudor, ya sean generadas directamente en FI o si provienen de MM o SD.
Desde la transacción FB03 se visualizan facturas generada desde MM o SD, se visualiza los datos de cabecera, hay un campo que se llama clave de referencia, donde esta el número de documento del módulo correspondiente concatenado con el año, si se hace doble clic sobre ese campo se visualiza el documento original, como si se hubiese ingresado por ejemplo por la transacción MIR4.
Las pantallas de ingresos son similares en cuanto a cobros y pagos, sin embargo debemos de tener presente que cuando cobramos ya conocemos el importe recibido, en cambio cuando pagamos no necesariamente lo sabemos. Luego de seleccionar las facturas a pagar y de que el sistema realice los descuento por pronto pago y las retenciones recién podemos conocer con exactitud el importe a pagar. Es por eso que muchas veces se completa el importe con valor uno y después se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar.
Nota: Los motivos para ingresar otras posiciones de pagos pueden ser múltiples, si se quiere ingresar otro medio de pago, en ese caso en la posición de banco no deberíamos de completar con el total a pagar si no sólo con una parte, para ingresar una nueva posición de banco simplemente completamos con la clave de contabilización 50, la cuenta de mayor del banco que corresponda y el importe restante de pagos.