UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Pagos Manuales (lección 2°)
1. PAGOS Y COBROS
Para todos los casos se utiliza las mismas transacciones (una de pago y una de cobro), solo que cambia el medio con el cual se está pagando. El procedimiento para pagar o cobrar una factura generada por otros módulos (MM y SD) es exactamente el mismo.
2. PAGO CON EFECTIVO O TRANSFERENCIA
- La cuenta contable utilizada es la única diferencia entre emitir o recibir un pago.
a) Se completan los datos de la primera pantalla dividida en 3 partes:
° Datos cabecera ~~ lo más importante es la clase de documento que ya viene propuesta por SAP: "KZ" (documento de pago) y "DZ" (documento de cobranza).
° Medios de pago ~~ se elige la cuenta de mayor que represente el medio de pago. EJEMPLO: Efectivo, Moneda Extranjera, Transferencia Bancaria o Cheque, estas dos últimas pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor, es decir por una cuenta de Banco.
° Cuenta de Terceros ~~ se elige el acreedor (pago) o deudor (cobranza).
*** NOTA = La pantalla de ingreso es muy similar en cuanto a cobros o pagos, sin embargo, se debe tener presente que cuando se cobra ya se conoce el importe recibido, en cambio, cuando se paga no necesariamente se sabe. Luego de seleccionar las facturas a pagar y que el sistema realice el descuento por pronto pago y las retenciones de impuestos, recién se podrá conocer con exactitud el importe de pago a realizar, es por ello que muchas veces se completa el campo "Importe" con valor " 1 " (uno) y luego se modifica en función a las partidas seleccionadas a pagar.
b) Se tratan las partidas abiertas (botón "Tratar PAs"), la cual implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
c) El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el Tercero que se haya elegido en el punto a), ya sean generadas en FI o si provienen de MM o SD, para poder seleccionar aquellas partidas a pagar.
>>> GRILLA DE PARTIDAS - SOLAPA ESTÁNDAR
° Número de documento ~~ número del documento pendiente de cancelar. Siempre se visualizará el número de documento FI; si se ingresa a visualizar una factura generada desde MM o SD por la transacción FB03, en los datos de cabecera hay un campo que se llama "Clave de Referencia", el cual es el número del documento del módulo correspondiente concatenado con el año, al hacer doble clic sobre el mismo se visualizará el documento original como si se hubiera ingresado por ejemplo por la transacción MIR4.
° Clase de documento ~~ identifica el tipo de documento pendiente. EJEMPLO: Factura, Nota de crédito, anticipos, etc.
° Fecha de documento ~~ fecha del documento pendiente de compensar.
° Importe Bruto ~~ importe total del documento.
° Importe pagado en parte ~~ importe de un pago parcial o la aplicación de una nota de crédito. Si el importe aplicado es en más de un concepto (pagos y notas de crédito), a la derecha de cada partida hay un ícono " + " (más) que permite ver la composición del valor.
° Descuento ~~ importe de descuento según la fecha y % de la condición de pago de la partida.
° Porcentaje de descuento ~~ % según la condición de pago de la partida.
*** NOTA = Las columnas visualizadas en la grilla de partidas abiertas son configurables, lo debe hacer un consultor funcional.
>>> ¿CÓMO MARCAR / DESMARCAR PARTIDAS?
Marcadas en "color negro" >> partidas no seleccionadas para su compensación.
Marcadas en "color azul" >> partidas seleccionadas para su compensación.
*** NOTA = Si en "Opciones de tratamiento" se tiene marcado el flag en Partidas Seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, caso contrario vendrán marcadas.
#1 Opción " Manual " para marcar/desmarcar
- Haciendo doble clic sobre el "importe" se selecciona la partida.
- Haciendo doble clic sobre el "número de documento" se visualiza el documento.
#2 Opción " Íconos " para marcar/desmarcar
- Marcando las partidas con los íconos y luego presionando los botones "Activar" o "Desactivar" las partidas.
>>> BARRA DE HERRAMIENTAS
Debajo de la grilla se tienen íconos que permiten realizar las distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas: Marcar una partida - Marcar/Desmarcar un bloque de partidas - Ordenar de forma ascendente o descendente - Buscar una partida - Activar el importe Bruto o Neto - Seleccionar la moneda de visualización (moneda del documento, de compensación) - Activar/Desactivar partidas - Activar/Desactivar DPP (descuentos por pronto pago).
>>> STATUS DE TRATAMIENTO
Se visualiza la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.
° Partidas ~~ muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no.
° Visualización desde Posición ~~ indica cuál es la primera posición que se visualiza en pantalla EJEMPLO: 20. Es un dato útil cuando se tiene una lista grande de documentos.
° Origen de diferencias ~~ clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
° Importe entrado ~~ importe ingresado en la pantalla inicial de datos bancarios (medios de pago) que puede ser "modificado posteriormente". Cuando se hace un pago por lo general se desconoce el importe exacto a pagar hasta que se seleccionan las partidas a cancelar.
° Asignados ~~ sumatoria de las partidas seleccionadas. Se actualiza en la medida que se marca/desmarca las partidas.
d) Se presiona el ícono "Resumen de Posiciones" para ajustar el importe entrado o ingresar una cuenta de mayor adicional (por ejemplo de gastos o retenciones).
° Modificar importe ~~ se hace doble clic sobre la posición y en la pantalla que aparece se modifica el importe.
*** NOTA = se puede colocar un " * " (asterisco) para que el sistema determine automáticamente el importe total que corresponde al banco (esta determinación lo hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación). Luego el sistema mostrará el importe en las monedas paralelas y siempre se debe borrar esos importes para que el sistema vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha del documento de compensación.
° Agregar una nueva posición al documento ~~ se ingresa la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo del tipo de cuenta (por ejemplo el centro de costos).
*** NOTA = los motivos para ingresar otras posiciones de pago pueden ser múltiples. Por ejemplo, si se quiere utilizar otro medio de pago, en la posición de banco no se debe completar con el total a pagar sino solo con una parte. Para ingresar una nueva posición de banco, se completa con la clave de contabilización 50, la cuenta del mayor que corresponda y el importe restante de pago.
e) Se "simula" el asiento para visualizar cómo quedará y luego se "graba" la transacción.
3. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
- Existen condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.
a) SAP verifica la fecha del pago con la fecha de vencimiento y si corresponde realiza el descuento.
b) Las facturas que poseen DPP se visualizan al momento de elegir las partidas a cancelar.
*** NOTA = A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Se utiliza los íconos "Activar DPP" o "Desactivar DPP".
c) El importe de los descuentos se contemplan en el campo "Asignados". Por ejemplo se tiene una factura de 1000 USD en el campo "Importe Bruto", 30 USD en el campo "Descuento" y 3% en el campo "% Dcto"; en el campo "Asignados" se visualiza 970 USD como consecuencia del descuento.
d) Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo: se ingresa el importe correcto en la posición de banco considerando los descuentos (con el asterisco en el campo "Importe" SAP lo calcula automáticamente).
e) Se graba la operación y existen dos opciones de registro automático del asiento por el descuento.
*** NOTA = El asiento que SAP realice por la utilización de los descuentos depende de la configuración del sistema.
#1 - Imputa el importe del descuento en una cuenta de resultados.
#2 - Implica que se generen dos asientos:
2.a) Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito. EJEMPLO:
| 0000120021 |
BANCO SANTANDER CTA |
- 970 |
Importe pagado |
| 0000000027 |
Torrente Nicolás |
- 30 |
Descuento |
| 0000000027 |
Torrente Nicolás |
1000 |
Total factura |
2.b) Un documento por el reconocimiento del resultado y con el cálculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el DPP. EJEMPLO:
(*): Este documento es el que se cancela en el documento de pago (la posición 2 del asiento anterior - DESCUENTO).
| 21 |
27 |
Torrente Nicolas |
30 |
| 50 |
560111 |
OTROS EGRESOS |
- 30 |
Visualizando en una lista de documentos se tiene:
Acreedor: 27 - Nombre: Torrente Nicolás
| 100000157 |
AB |
20.06.2011 |
30 |
1500000015 |
DPP |
| 1500000015 |
KZ |
20.06.2011 |
- 30 |
1500000015 |
Pago - Nota de crédito |
| 1500000015 |
KZ |
20.06.2011 |
1000 |
1500000015 |
Pago - Factura |
| 1900000019 |
KR |
20.06.2011 |
- 1000 |
1500000015 |
Factura de gasto |
RESUMIENDO: se contabilizó una factura de gastos por 1000 USD, como pagamos anticipadamente, tuvimos un descuento de 30 USD, con lo cual, de la cuenta de Banco salió un pago por 970 USD.
4. ASIGNACIÓN DE CHEQUES MANUALES
Los cheques manuales se ingresan a SAP asignándose al documento de pago que corresponde. Esta asignación permitirá llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la conciliación bancaria.
5. TRANSACCIONES DE PAGOS Y COBRANZAS " MANUALES "
° PAGOS ~~ Se accede a la transacción "F-53" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Contabilización / Salida de pagos / Contabilizar.
° COBROS ~~ Se accede a la transacción "F-28" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Deudores / Contabilización / Entrada de pagos.