✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Viviana La Sala

UNIDAD 2

LECCION 1: CUENTAS DE MAYOR

CREACION CUENTAS DE MAYOR
La cuenta mayor( son las cuentas contables en que la contabilidad de la empresa registra cada uno de sus movimientos) es un dato maestro dentro de Sap que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas.

RUTA DE ACCESO:

Hay 2 rutas : la funcion FS00,

o

¨ Finanzas

¨ Gestion de financiera

¨ Libro mayor

¨ Datos Maestros

¨ Cuentas de mayor

· Tratamiento individual

¨ Central FS00

Para crear una cuenta de mayor, se usan solapas:

Hay 4 solapas que contiene una Cuenta de Mayor:

1. TIPO/DENOMINACION

2. DATOS DE CONTROL

3. ENTRADA/BANCO/INTER.

4. PALABRA CLV/ TRADUCCION

5. SOLAPA INFORMACION PLAN DE CTAS / SOLAPA INFO SOCIEDAD; DTOS DE CREACION.

y en cada una hay subconjuntos.

1) SOLAPA TIPO /DENOMINACION, estos datos son validos de todas la sociedades.

Está compuesta por:

¨ Numero de la cuenta mayor, Numero que identifica en el plan de cuenta

¨ Sociedad: Sociedad FI (Sociedad legalmente constituida) donde se esta creando la cuenta contable

¨ Grupo de cuentas: Clasifica el tipo de cuenta si es un gasto, un ingreso, un activo o pasivo etc., ES UNA ENTRADA OBLIGATORIA

¨ Tipo de cuenta: Clasifica la cuenta mayor en las siguientes clases:

¨ Balance: Cuentas de patrimonio

¨ Beneficio: Cuentas de resultado

¨ Texto breve: 20 caracteres

¨ Texto explicativo: 50 Caracteres

2) SOLAPA DATOS DE CONTROL, DATOS USADOS PARA LA SOCIEDAD QUE SE CREA

Está compuesta por:

¨ Moneda: Divisa asignada a la sociedad

¨ Categoria Fiscal: Si la cuenta es usada como base para impuestos

¨ Permite contabilizar sin impuestos

¨ Cuenta asociada para clase de cuenta: Ctas usadas como vinculo entre otros modulos

¨ Partidas Individuales: Visualiza los mvtos de la cuenta mayor

¨ Gestion de Partidas abiertas: Compensacion de cuentas

3) SOLAPA ENTRADA/BANCO/INTER son los datos usados solo para la sociedad que se crea.

Contiene:

¨ Grupo de Status campo: define campos obligatorios, opcionales u ocultos

¨ Relevante para movimiento de caja e identifica si la cuenta esta relacionada con el efectivo o el banco

¨ Banco Propio: Banco de la sociedad

¨ Id cuenta: identifica el numero de cuenta del banco propio

4) SOLAPA PALABRA CLAVE /TRADUCCION

5) SOLAPA INFORMACION PLAN DE CTAS / SOLAPA INFO SOCIEDAD; DTOS DE CREACION, modificaciones

CREAR CUENTA MAYOR CON MODELO

MODIFICACION Y VISUALIZACION:

usa los mismo iconos de herramientas para visualizar y modificar

BLOQUEO: icono candado y guardar

) Crea Cuenta de Mayor

Todos los movimientos y cuentas contables se pueden realizar desde una única transacción FS00 y la ruta de acceso es:

FINANZAS GESTIÓN FINANCIERA -LIBRO MAYOR - DATOS MAESTROS - CUENTA DE MAYOR- TRATAMIENTO INDIVIDUAL- CENTRAL

1.1) Definiciones de los principales campos a completar

Etapas o solapas que forman parte de los datos que contiene una cuenta de Mayor

Solapa Tipo - Denominación corresponde al segmento Plan de Cuentas, sus datos son válidos para todas las sociedades

• Número de cuenta de mayor: identifica la cuenta en el plan de cuentas. La asignación de número de la cuenta del mayor la deberá asignar el usuario.
• Sociedad: identifica la sociedad FI donde se está creando la cuenta contable
• Grupo de Cuentas: es una entrada obligatoria en la creación de una cuenta de mayor. Es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor.
• Tipo de cuenta: encuadra una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones:
  Balance: identifica a a las cuentas patrimoniales
  Beneficio: identifica a las cuentas de resultados
• Texto Breve: describe a la cuenta de mayor (20 caracteres)
• Texto Explicativo: describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres)

Solapa Datos de Control corresponde al segmento Sociedad, sus datos son válidos sólo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

• Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si se gestiona en moneda local de la Sociedad FI, la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. En cambio si se completa en moneda extranjera, las imputaciones de esa cuenta sólo podrán ser en la moneda especificada.
• Categoría Fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o si es una cuenta de impuestos. Un asterisco en el campo indica que es válido para todos los impuestos
• Permite contabilizar s/Impuestos: permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir unindicador de impuestos a pesar de que se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior.
• Cuenta asociada para clase de cuenta: es una cuenta que se utiliza como vinculo con los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse directamente en un asiento contable sino siempre a través de un dato maestro de proveedor, cliente o activo fijo.
• Partidas Individuales: permite visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde sólo se visualizan los saldos de las cuentas no así sus movimientos.
• Gestión de partidas abiertas: permite compensar entre sí movimientos de una cuenta contable.
  

Solapa Entrada / Banco / Intereses corresponde al Segmento Sociedad, sus datos son válidos sólo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

• Grupo de Status Campo: define que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable, también define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos.
• Relevante para el movimiento de Caja: identifica las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
• Banco propio: vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.
• ID Cuenta: en combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria en el banco que posee la sociedad.

Solapa Palabra Clave / Traducción permite traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas

Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad en estas solapas se puede ver cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario la creó.

El botón Docs. Modificación muestra, en caso de corresponder, las modificaciones que se hayan realizado en la cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores había antes y después de la modifi- cación.

Crear con Modelo permite crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente, el sistema copia todos los datos de la cuenta modelo modificando los datos propios de la nueva cuenta

2) Modificación y Visualización de una cuenta

Modificar: habilita los campos que pueden modificarse (ícono lápiz)

Visualizar: permite ver las características que tiene una cuenta (ícono anteojos)

Al presionar el botón/ícono Crear se habilita la posibilidad de crear una cuenta contable.

3) Bloqueo de una cuenta

Puede bloquearse para evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. Para bloquear/desbloquear se presiona el ícono candado y se deben grabar los cambios.

Campo de libre ingreso denominado asignación. En los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificación que determina que el campo asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores. Por ejemplo: período ejercicio

El campo clave de clasificación posee un Match Code con las distintas asignaciones de valores que puede tomar el campo asignación.

Tilde contabilizar automáticamente: se puede contabilizar automáticamente algunas cuentas. Por ejemplo: tipos de cambio, de esta manera la cuenta contable sólo recibe imputaciones de manera automática por el sistema ynunca una imputación manual. Para registrarlo en forma manual quitar el tilde de automático.

Campo nivel de tesorería: para cuentas bancarias o de gran liquidez.

Audio 1.2: tilde contabilizar automáticamente. A lo largo del curso veremos que SAP contabiliza de manera automática algunas cuentas. Un ejemplo muy común son las diferencias de tipo de cambio si deseamos que las cuentas que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente se puede marcar la opción de contabilizar automáticamente. De esta manera la cuenta contable solo podrá recibir imputaciones realizadas de manera automática por el sistema y nunca una imputación manual. En caso de necesitar hacer una imputación manual a una cuenta que tenga este tilde, se puede destildar realizar la imputación y luego volver a tildar ( marcar ). El campo, nivel de tesorería se utiliza en las cuentas bancarias o en las cuentas de gran liquidez. Este valor que se ingresa en la cuenta de mayor es válido para el reporte de tesorería que muestra un flujo de fondos. Con el nivel de tesorería se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte.

PREGUNTAS Y REPUESTAS

Respuesta Instructor:

Hola Zaida,

Te cuento que no hay una relación estándar entre el grupo de cuentas y el tipo de cuenta, por lo tanto, podrías marcar la cuenta como cuenta de balance y a su vez elegir el grupo de cuenta de egresos. El tipo de cuenta es importante para el arrastre de saldos al cierre del ejercicio, si la cuenta esta marcada como cuenta de beneficios, en el cierre anual se arrastrará el saldo a la cuenta de Resultados del ejercicio, en cambio si esta marcada como cuenta de balance, se arrastrará el saldo al ejercicio siguiente en la misma cuenta.

El campo sociedad GL asociada es para otro módulo que se llama Consolidación. El modulo consolidación permite eliminar operaciones intercompany, por lo tanto, si una cuenta es intercompañia en el campo sociedad GL asociada se determina a que sociedad del grupo esta vinculada esa cuenta.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Por favor podrías ampliar la explicación de la solapa tipo/ denominación en los siguientes puntos:

* Tipo de cuenta Beneficio vs Balance. Si escojo el grupo de cuentas para egresos también podría marcar la cuenta de balance

* Sociedad GL asociada ¿qué pasa si la asocio?

Espero su repuesta, gracias!

Respuesta Instructor:

Hola Erica,

Existe una funcionalidad que permite planificar los importes previstos en las cuentas de mayor. La planificación permite obtener luego balances con comparaciones real vs planificado.

Si una cuenta de mayor esta bloqueada para planificaciones, la misma no podrá recibir un importe de planificación.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

buenas tardes, Nancy podrías confirmarme en el bloqueo de cuenta que incidencia tiene bloquear cuentas, donde dice Bloquear para Planif.?

Respuesta Instructor:

Hola Erika,

En ambas opciones lo que se impide es que se realice una contabilización en la cuenta. La diferencia se encuentra en que si se tilda en el área Bloqueo Sociedad, solo se bloquea para una sociedad en particular, en cambio si se tilda en el área de Bloqueo Plan de Cuentas se bloquea para todas las sociedades.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Buen día

En la creación de cuentas contables, en la parte donde explican cómo se bloquean las mismas, hay dos iterms que estan aparentemente repetidos, Me puedes decir por favor cual es la diferencia entre el bloqueo que dice BLOQUEO SOCIEDAD"bloqueada p. contabil." y el mismo concepto pero en la parte que dice BLOQUEO PLAN DE CUENTAS

				• Estudiante que consulta: Paulina Gabriela Quisaguano Charro. • Instructor que responde: Nancy Mansilla. A veces ciertas consultas formuladas pueden ser útiles a muchos, por ello analicemos esta respuesta
Respuesta Instructor: Hola Paulina, Lo puedes visualizar cuando ingresas al sistema en otro idioma. Por ejemplo, si una cuenta la creas en español, y luego te logueas al sistema en ingles, los textos los veras en español a menos que hayas ingresado los textos en ingles. Puedes realizar la prueba ingresando un texto en otro idioma y luego acceder al sistema en ese idioma para ver las diferencias. Saludos Nancy Consulta Alumno: Estimada: En la solapa palabra clave traduccion al ingresar otros idiomas puedo visualizar en los diarios o informes cualquiera de estos idiomas o solo el idioma con el cual se creo la cuenta? Respuesta Instructor: Hola Rogelio, Es parte de una solución de industria. Recuerdas que en la unidad 1 vimos que SAP además de su versión estandar tiene soluciones especialmente diseñadas para algunas industrias. Este campo se utiliza para FI-CA, que es la solución para aquellas empresa que tienen un número muy grande de clientes y proveedores. Por ejemplo empresas de servicios públicos como agua, gas, luz o telefonía. Saludos Nancy Consulta Alumno: hola nancy, dentro de la solapa datos de control en la lista de selección cta. asociada p/clase de cta. existen 4 opciones 3 de ellas son muy claras en su referencia pero la que me dice cta. corriente contractual no me es clara, podrías indicarme cuando se usa o cual es su función gracias y buen día!!! Respuesta Instructor: Hola Jenny, Te comento sobre los campos que me consultas: Sociedad GL asociada: es un campo que se utiliza para otro módulo. Es para el módulo de Consolidación y permite realizar la eliminaciones de operaciones intercompanies. Número de Cuenta Alternativo: además del plan de cuentas operativo, se puede crear un plan de cuentas país. Se utiliza cuando se trata de una compañia internacional con filiales en distintos lugares del mundo y todas las sociedades deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo. Con el plan de cuentas país se arma una equivalencia por cada una de las cuentas, de esta manera se puede obtener un balance por un plan de cuentas o por el otro. Siempre se imputan las operaciones al plan de cuentas operativo, pero en determinados reportes se pueden visualizar los saldos por medio del plan de cuentas país. Saldos solo en moneda local: SAP siempre contabiliza en moneda local. Si ingresas un documento en moneda extranjera, el sistema almacenará los datos en moneda extranjera y en moneda local al T/C que se haya especificado. Este campo en realidad se utiliza para la compensación de partidas abiertas (veremos este tema en detalle en las próximas lecciones), no obstante este check lo que hace es considerar los saldos de las partidas contabilizadas en moneda extranjera con el saldo histórico en moneda local al momento de compensarlo, es decir, las cuentas que posean este check no calcularan diferencias por tipo de cambio. Cualquier otra duda no dejes de consultarme, Saludos, Nancy Consulta Alumno: Hola! Me podrías proporcionar un pequeña explicación respecto a la utilización de los siguientes campos: - Sociedad GL asociada que se encuentra en la solapa Tipo/Denominación - No. de cuenta alternativo, en solapa datos de control. Respecto al check box Saldos sólo en moneda local, quisiera saber ¿que pasaría si yo introduzo en el campo de Moneda de la cuenta una moneda extranjera y selecciono este check box? me hace suponer que al contabilizar una factura en dólares, por ejemplo, el sistema convertiría los saldos en moneda local al último tipo de cambio introducido. Muchas gracias por adelantado! Respuesta Instructor: Hola Yazmin! Te cuento para que sirve cada uno de los tildes que me consultas: Contabilizar automáticamente: Se utiliza para evitar que una cuenta reciba imputaciones manuales y solo pueda contabilizarse por imputaciones automáticas que hace el sistema. Un ejemplo son las Diferencias de Tipo de Cambio, SAP para distintas operaciones calcula diferencias de tipo de cambio y si la cuenta tiene este tilde ningún usuario podrá hacer un asiento imputando contra dicha cuenta. Pos imputar contabilización: esta muy relacionado con el tilde anterior y se utiliza para poder agregar algún dato adicional a las imputaciones automáticas. Por ejemplo si estas ingresando un pago y el sistema calcula una diferencia por tipo de cambio y si la cuenta tiene este tilde te habilitará una ventana donde podrás agregarle esos datos adicionales como centros de costos, textos u otros. Cualquier aclaración adicional me avisas, Saludos, Nancy Consulta Alumno: Buenas Noches. En la solapa Entrada/Banco/Intereses encontramos 2 items como lo son, solo contabiliza automaticamente y portimputar contabilizacion automatica, quisiera saber para que casos se utilizan, y cual es la diferenc ia entre ellos. Muchas gracias.