✒️SAP FI / Las compensaciones de Cuentas de Mayor Por Edwart Rodriguez Garzon
SAP FI Las compensaciones de Cuentas de Mayor
Lección: Compensaciones de Cuentas de Mayor En la lección de 1 de esta unidad aprendimos que una de las características que puede tener una cuenta contable es la gestión de partidas abiertas. En esta lección conoceremos los procedimientos para compensar las partidas abiertas o pendientes. Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan con pagos o notas de créditos. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formarán el saldo contable de una cuenta. Imagen 2.8.1 - Concepto de Compensación Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aún no se han recibido. En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas: Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero. Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo. Veamos en detalle las diferencias entre éstas dos formas de compensar. Tal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensar. Realizar dicha compensación implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si (Imagen 2.8.1). > Finanzas |-> Gestión Financiera |-> Libro Mayor |-> Cuenta |-> Compensar. Cuando ingresemos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos. La pantalla de selección solicita los siguientes datos: Cuenta a compensar (solo se puede elegir una cuenta). Fecha en que se registrará la compensación. Sociedad en la cual se registrará la operación. Moneda en la cual se contabilizará la operación. El sector Otras Delimitaciones nos permitirá acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opción Ninguna lo que hará que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas correspondientes. Presionando Enter o el icono de confirmación El sistema mostrará todas las partidas pendiente, si los importes de las partidas están en color negro significan que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas. En la imagen 2.8.3 podemos ver que están todas seleccionadas. Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación el campo 'Asignados' debe estar en cero. Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a: Menú La simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento esté balanceado, valida que no falten datos obligatorios. La simulación también nos permite ver cómo quedará el asiento. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener posiciones, tal como lo muestra la imagen 2.8.5. Se deberá grabar la operación para que la compensación se registre Tip: Cuando se utiliza la Trx F-03 si solo se selecciona una cuenta de mayor para compesar la partidas entre sí, también se podrían compensar la partidas cuentas de mayor con partidas de otra cuenta de mayor, para poder traer las partidas de otra cuenta en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder al menú tratar, seleccionar otros, se abre una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor, un ejemplo de este tipo de compensaciones podría ser si tenemos una partida en debe en una cuenta de banco y una partida en el haber en una cuenta de pasivo, sabemos que ambas se deben compensar porque están relacionadas a la misma operación entonces se utiliza este procedimiento para compensar dos partidas que se encuentran en cuentas de mayor diferentes. El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron. Si visualizamos el documento 1200000000 / 3000 / 2010 veremos que en la posición correspondiente a la cuenta 220101 se guardó el número de documento 100000006 que generó la compensación. Si estamos visualizando un documento compensado y hacemos doble clic en el documento de compensación, accederemos a visualizar el mismo. La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características: La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente. La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas. Transacción FB05. Nota: Simularemos un ejemplo en el que haremos una reclasificación de partidas contabilizadas en una cuenta de banco. Como las cuentas de mayor de bancos son de partidas abiertas, seleccionaremos y compensaremos las partidas y luego contabilizaremos la contrapartida en la cuenta de banco que corresponde. En la pantalla de selección encontraremos los datos de cabecera con el mismo formato que poseen las transacciones de contabilizaciones clásicas. Un poco más arriba tendremos disponible el ícono Seleccionar Partidas abiertas que nos permitirá elegir la cuenta que queremos compensar. Luego tendremos que elegir el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación, marcaremos la opción Traslados con Compensación. Finalmente en la parte de abajo, el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posición a un documento. Es indistinto el orden en que ingresemos los datos, si conocemos el monto de la/las cuenta de contrapartida que se va a imputar se puede ingresar primero y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar. En el ejemplo que se visualiza a continuación se elige primero la cuenta a compensar y luego se colocan los datos de contrapartida. Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs (Partidas Abiertas) el sistema nos habilita una pantalla donde deberemos seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta. Para este caso en especial elegimos el tipo de cuenta 'S' Cuentas de Mayor y la cuenta de mayor de bancos (Banco HSBC) que según nuestro ejemplo posee las imputaciones incorrectas. Al igual que en las operaciones de Solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrará el sistema. La pantalla que vemos aquí es idéntica a la que vimos en el punto anterior, en las operaciones de solo compensación. Seleccionaremos dos partidas abiertas, recordemos que cuando los importes están en color azul es porque están seleccionadas para ser compensadas. Los documentos con los importes en color negro no serán considerados en la compensación. Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo (ambas son positivas), nos queda una diferencia por ingresar de $ 2.500.-. Este importe será el que vamos a ingresar en la cuenta del banco Francés. Presionamos el ícono de Resumen de Documentos para ingresar los datos de la contrapartida. Ingresamos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, en nuestro ejemplo, es la cuenta del banco Francés. Para este caso en particular ingresamos la clave de contabilización 40 porque las partidas que seleccionamos también son positivas, o sea están en el debe, al compensarlas las estaremos pasando al haber, por lo tanto nuestra contrapartida debe ir al debe. Otro punto que nos puede ayudar a determinar la clave de contabilización es el saldo del campo Sin Asignar que vimos, ese saldo negativo representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesitamos ingresar un saldo positivo para que el asiento quede balanceado. Presionando Enter pasaremos a la siguiente pantalla donde continuaremos completando los datos de la posición de contrapartida. No es necesario que completemos el campo importe con el valor de la pantalla de tratamiento de partidas abiertas, colocando un asterisco (*) y presionando Enter el sistema completa automáticamente el importe de acuerdo a la selección de partidas que hayamos hecho. Una vez que hayamos completado el importe, tenemos varias opciones para continuar: Simular el documento y grabar. De esta manera habremos finalizado con la operación.
1 | Compensaciones de Cuentas Contables
Transacción F-03
Campo "Asignados"
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Sobre el autor
Publicación académica de Edwart Gustavo Rodriguez Garzon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Edwart Gustavo Rodriguez Garzon
Colombia - Legajo: WG70V
✒️Autor de: 135 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime 
