✒️SAP FI / Las compensaciones de Cuentas de Mayor Por Rodrigo Oviedo

Lección 8 – Las compensaciones de Cuentas de Mayor

1. Concepto de compensación

• Retoma la lección 1: una cuenta puede tener gestión de partidas abiertas. Compensar es tomar movimientos del Debe y del Haber cuya suma es cero y aplicarlos entre sí.
• Es parecido a la cuenta corriente de un proveedor: las facturas se compensan con pagos o notas de crédito. Las partidas que quedan abiertas son las que forman el saldo de la cuenta.
• Ejemplo: la cuenta Provisión de facturas a recibir. Sus partidas abiertas reflejan las facturas de proveedores que todavía no se recibieron.
• Hay dos formas de compensar:
  1. Compensación de cuentas: solo compensa partidas abiertas cuando Debe y Haber suman cero.
  2. Contabilización con compensación: compensa y además genera una o más posiciones adicionales (por ejemplo, para ajustar un saldo distinto de cero).

Compensación de cuentas – F-03

• Menú: Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Cuenta > Compensar.
• Pantalla de selección: cuenta a compensar (una sola), fecha de la compensación, sociedad y moneda. En Otras delimitaciones viene marcado “Ninguna” (trae todas las partidas abiertas); si se filtra, por ejemplo por fecha de contabilización, se abre una ventana para el rango.
• Tratar partidas abiertas: importes en negro = no considerados; en azul = seleccionados por el usuario para compensar.
• Íconos: seleccionar todas, deseleccionar todas, ordenar (se marca la columna y se usa ascendente/descendente), buscar documento, cambiar importes de moneda de documento a moneda local, activar partidas (azul) y desactivar partidas (negro).
• Campo Asignados: suma de las partidas seleccionadas, con signo. Para finalizar la compensación debe estar en cero.
• Simular (menú Documento > Simular): muestra el asiento que se generará; verifica errores, que el asiento esté balanceado y que no falten datos obligatorios.
• Una compensación siempre crea un documento de compensación, aunque puede no tener posiciones. Hay que grabar para que se registre.
• El número del documento de compensación queda guardado en las partidas compensadas. Desde un documento compensado, con doble clic en ese número se ve el documento de compensación.

Contabilización con compensación – FB05

• Se seleccionan partidas abiertas y se ingresa a mano la contrapartida. Características:
  • La cuenta de contrapartida puede ser la misma que se compensa u otra.
  • Se puede hacer a la vez para varias cuentas, clases de cuenta y monedas.
• Ejemplo de la lección: reclasificar partidas mal contabilizadas en una cuenta de banco. Los bancos son cuentas de partidas abiertas: se compensan las partidas del Banco HSBC y se contabiliza la contrapartida en el Banco Francés.
• Pasos:
  1. En la pantalla de selección, cabecera con el mismo formato de las transacciones clásicas. Ícono Seleccionar partidas abiertas para elegir la cuenta.
  2. Tipo de operación: Traslados con compensación.
  3. Se elige el tipo de cuenta (S = cuentas de mayor) y la cuenta. Se tratan las partidas como en F-03 (azul = seleccionadas).
  4. En el ejemplo, las dos partidas son positivas (están en el Debe), por lo que quedan $ 2.500 por ingresar. Al compensarlas pasan al Haber, así que la contrapartida debe ir al Debe → clave de contabilización 40.
  5. Ayuda para elegir la clave: el saldo del campo Sin asignar. Si es negativo, hay que ingresar uno positivo para balancear.
  6. En el importe se puede poner un asterisco (*) y Enter: el sistema completa el importe según las partidas seleccionadas.
• Para seguir hay dos íconos: Seleccionar PAs (elegir otras partidas abiertas, de cuentas de mayor, deudores o acreedores) y Tratar PAs (volver a las ya seleccionadas). Al volver, cambia el status de tratamiento, Importe entrado toma el valor de la contrapartida, Asignados tiene el valor de las partidas compensadas y Sin asignar queda en cero: entonces se puede grabar.
• El resumen de documento muestra solo la posición ingresada a mano; la simulación muestra también las posiciones automáticas generadas por la compensación. En las compensaciones es muy común que haya diferencias de tipo de cambio.
• Al grabar, el número de documento queda en las partidas compensadas del Banco HSBC y se ve también en el reporte de partidas individuales del Banco Francés.
• Las compensaciones parciales se ven en la unidad 4 (pagos).
• Hay un video con un ejemplo de F-03.

2. Compensaciones automáticas – F.13

• Forman parte del cierre contable: compensar de forma masiva cuentas que tienen un proceso definido.
• Las cuentas compensables y los criterios se definen por parametrización (ej.: cuentas de banco, que suelen compensarse por importe y número de cheque). La parametrización se ve en el módulo avanzado.
• Menú: Libro Mayor > Operaciones periódicas > Compensar automáticamente > Sin modelo de moneda de compensación.
• La pantalla de selección tiene cuatro partes:
  1. Delimitaciones de los documentos a compensar: parámetros para seleccionar las partidas.
  2. Selección de cuentas: compensa cuentas de mayor, acreedores y deudores; se tilda el tipo de cuenta y se ingresan las cuentas.
  3. Parámetros de contabilización: fecha de la compensación y opción de correr primero en modo test.
  4. Log de salida: qué mostrar (solo documentos que se compensarán, los que no, y detalle de errores).
• Resultado:
  • Partidas no compensadas: las que no se pueden compensar. Para compensarse, la suma de las partidas con criterios comunes debe dar cero.
  • Partidas compensadas: agrupadas entre sí. En modo real se muestra el número de documento como código agrupador y la fecha de contabilización de la compensación.
• Diferencia de tipo de cambio: al compensar puede haber diferencias entre el tipo de cambio de origen y el de la compensación. Se contabilizan automáticamente, siempre que las cuentas tengan asignada por parametrización la cuenta de resultado donde registrarlas.

3. Anulación de compensaciones – FBRA

• Como las compensaciones generan documentos de compensación enlazados con las partidas, no se anulan con FB08 sino con otra transacción.
• Menú: Libro Mayor > Documento > Anular compensación.
• Se ingresan los datos clave del documento. Antes de anular hay dos botones informativos: Cuentas (cuentas compensadas) y Partidas (partidas compensadas con ese documento). Después se graba.
• Consecuencia: las partidas vuelven a ser partidas abiertas.
• Si solo se compensó y el documento no tiene posiciones: no se genera documento nuevo; en la cabecera del documento de compensación se marca un status de borrado.
• Si fue “contabilizar y compensar”, el sistema pide la modalidad:
  • Solo anulación de la compensación: se desvincula el número de compensación de las partidas (vuelven a quedar abiertas) pero el asiento se mantiene igual.
  • Anulación de la compensación: se anula la compensación y también el asiento; genera un documento de anulación y pide el motivo de anulación.
• Al finalizar se muestran dos mensajes: el documento anulado y el número del documento de anulación.

Cierre

• La lección señala que las compensaciones son muy útiles para analizar cuentas y que estos conceptos se aplican igual en pagos y cobranzas (unidad 4). Incluye ejercitación.

Preguntas de repaso

1. ¿Qué es una partida abierta y qué cuentas las gestionan?
2. ¿Qué diferencia hay entre “compensación de cuentas” y “contabilización con compensación”?
3. ¿Qué indican los importes en azul y en negro en el tratamiento de partidas?
4. ¿Qué debe valer el campo “Asignados” para poder finalizar una compensación?
5. ¿Qué documento genera siempre una compensación y dónde queda guardado su número?
6. En el ejemplo de FB05, ¿por qué se usa la clave de contabilización 40?
7. ¿Para qué sirve el asterisco en el campo importe?
8. ¿Qué transacción compensa de forma automática y qué partes tiene su pantalla de selección?
9. ¿Qué requisito hay para que se contabilicen automáticamente las diferencias de tipo de cambio?
10. ¿Qué transacción anula una compensación y qué diferencia hay entre las dos modalidades de anulación?