✒️SAP FI / La visualización de Partidas Individuales Por Jesús Moreno Martínez

VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS INDIVIDUALES - PARTE 1

1. PARTIDAS INDIVIDUALES - ESTADOS DE CUENTAS (ACREEDORES Y DEUDORES)

La transacción y su funcionalidad es muy similar al de reporte de partidas individuales de Cuentas de Mayor

Selección de Cuentas:

Transacción FBL1N: Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta / Partidas Individuales.

Transacción FBLN5N: Finanzas / Gestión Financiera / Deudores / Cuenta / Partidas Individuales.

La pantalla de selección es idéntica a la de Cuentas de Mayor, solo cambia el tipo de cuenta que se selecciona (Acreedor o de Deudor).

La selección de partidas es igual para los tres reportes de partidas individuales (abiertas, compensadas o todas las partidas).

1.1 Selección de Cuentas

Acreedores

Se accede a la transacción "FBL1N" o a través del menú Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Cuenta/Partidas Individuales. En la pantalla de inicio se ingresa la "Cuenta de Acreedor" para poder seleccionar las partidas individuales.

Deudores

Se accede a la transacción "FBL5N" o a través del menú Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Cuenta/Partidas Individuales. En la pantalla de inicio se ingresa la "Cuenta de Deudor" para poder seleccionar las partidas individuales.

1.2 Tipo de Partidas

En el apartado Clase, al final de la pantalla, se encuentran las siguientes opciones:

• Partidas normas ~~ se visualizan partidas de documentos que no tienen ni un status de documento especial ni representa una operación en cuenta de mayor especial.
• Operaciones CME ~~ se visualizan partidas para operaciones en Cuenta de mayor especial (se profundizará en las siguientes unidades).
• Apuntes estadísticos ~~ se visualizan apuntes estadísticos (se profundizará en las siguientes unidades).
• Part.reg.forma preliminar ~~ se visualizan las partidas registradas en forma preliminar.
• Partidas deudores (en FBL1N) o Part.saldo acreedor (en FBL5N) ~~ se visualizan las partidas de acreedor del deudor en caso de que el deudor también sea un acreedor, y viceversa. Es decir, desde este reporte se pueden ver operaciones con deudores y acreedores vinculados, se podrá ver entonces un "estado de cuentas consolidado" del interlocutor en su conjunto.

1.3 EL REPORTE

En SAP este tipo de reporte se llama "SAP List Viewer" (LVA).

LVA (List Viewer) es una herramienta de visualización genérica que crea una lista adaptable a partir de datos predefinidos. Los reportes SAP List Viewer contienen varias funciones interactivas.

Con el botón "Ejecutar" se visualiza el reporte con las partidas del deudor o acreedor en las cuales se visualizan los datos correspondientes a los documentos.

Se puede utilizar la funcionalidad de "Layout" o Disposición, presente en la mayoría de los reportes, para elegir los datos que sean relevantes para la consulta (seleccionar mayor o menor cantidad de columnas, ordenar, clasificar, totalizar, filtrar, etc.).

2. DATOS MÁS IMPORTANTES DE LAS CUENTAS CORRIENTES (Estados de Cuentas de Deudores y Acreedores)

En los reportes de partidas individuales se pueden ver datos de posición y datos de cabecera de los documentos.

2.1 Datos de cabecera

• Número de documento ~~ número con el cual se encuentra registrado en SAP.
• Referencia ~~ número de documento legal.
• Clase de documento ~~ tipo de comprobante: facturas, notas de crédito, débito, etc.
• Fecha del documento y Fecha de contabilización.

2.2 DATOS DE POSICIÓN - REFERENTE A PAGOS

• Condición de pago ~~ clave que almacena los días de plazo dentro del cual debe efectuarse el pago.
• Fecha base ~~ fecha a partir de la cual comienzan a contarse los días de pago para obtener la fecha de vencimiento, generalmente coincide con la fecha del documento pero puede ser modificada.
• Vencimiento Neto ~~ es la fecha en la cual la partida debe cancelarse - cobrarse o pagarse - calculado en base a la condición de pago y la fecha base.
• Día1 ~~ día de plazo almacenado en la condición de pago para el primer vencimiento con algún DPP.
• Día2 ~~ día para el segundo vencimiento.
• Neto ~~ días de plazo máximo almacenado en la condición de pago para hacer efectivo el pago.
• Días de demora ~~ indica los días que han transcurrido desde el vencimiento de la partida a la fecha de consulta del reporte. Es "variable" pues se actualiza si se modifica la fecha base o la condición de pago.

2.3 ICONOS

• Status ~~ indica si se trata de una partida abierta o compensada. Las abiertas se representan con un círculo rojo.
• Bloqueo de Pago ~~ las facturas pueden bloquearse o desbloquearse de acuerdo a los procedimientos de las empresas para evitar que sean pagadas sin que haya un control previo.
• Indicador de Vencimiento Neto ~~ indica el estado de la partida en base a su fecha de vencimiento: No vencida, Vencida, Atrasada.

2.4 DATOS DE POSICIÓN - REFERENTE A MONEDAS

Se visualizan los diferentes importes y monedas en las cuales se contabilizó el documento.

• Impte. MD ~~ moneda documento. Es el importe del comprobante en la moneda del comprobante, puede ser en moneda local o en moneda extranjera.
• ImpteML ~~ moneda local. Es el importe en el cual se registró el documento en la moneda que utiliza la sociedad, este puede coincidir con la moneda del documento.
• ImpteML2 ~~ moneda paralela. SAP registra todas las operaciones en dos monedas paralelas que se llaman "Moneda Local 2" y "Moneda Local 3". En este reporte se visualizan los montos de las monedas paralelas en las cuales se registró una operación.
• Claves Monedas ~~ códigos de moneda a los que hacen referencia los importes mencionados anteriormente. EJEMPLO: Importe en MD = 1500, Clave en MD = ARS.

En la visualización de los documentos individuales, esta opción se tiene con el ícono "Moneda de Visualización".

- En el reporte se podrá obtener sumatorias de totales o subtotales por moneda.

Existe otra opción de visualización del reporte que se asemeja más a una planilla Excel donde no se tienen cortes o títulos sino que se trata de un reporte plano. Para acceder a esta visualización se accede al Menú / Opciones / Cambiar Lista, en esta visualización se pueden mover las columnas deseadas arrastrando y soltando. Para volver a visualizar la "lista básica" se realiza el mismo paso en el menú.

3. REPORTES LVA (List Viewer)

Estandarizan y simplifican la utilización de listados en SAP mediante una interfaz uniforme.

Siempre incluyen una "barra de herramientas" que permiten adaptar el reporte con la ayuda de funcionalidades dinámicas, como por ejemplo:

• Filtrar ~~ se marca la columna por la cual se quiere filtrar, luego se presiona el ícono y se seleccionan los valores que interesan. Al momento de filtrar aparece el ícono de "opciones múltiples", con lo cual se puede elegir o excluir los valores deseados.
• Visualizar (anteojo) / Modificar (lápiz) ~~ es similar a entrar a la transacción FB02 o FB03, se puede visualizar el resumen del documento y el detalle de las posiciones como si se estuviera en la transacción.
• Ordenar ~~ se marcan las columnas y luego se ordena de forma "ascendente" o "descendente".
• Sumar ~~ permite generar un total al final de la lista.
• Subtotal ~~ permite elegir un criterio por el cual generar subtotales de las columnas con sumatoria. Por ejemplo: "subtotales por clase de documento" se hace una sumatoria de la columna de Importes y luego se hace subtotales de importes a partir de la Clase de documento.
• Icónos de Layout ~~ permiten modificar un layout, grabar un nuevo layout o seleccionar uno ya existente, en función a las columnas que se desean visualizar.
• Modificar en masa (ícono dos líneas paralelas con dos flechas) ~~ se puede realizar modificaciones masivas en determinados campos. Por ejemplo: Datos de pago (fecha base, condiciones, bloqueo de pago, vía de pago, banco propio), Datos de reclamación y otros datos como Texto, Asignación, etc.

El procedimiento:

1- Marcar las partidas a ser modificadas.

2- Presionar el ícono "Modificaciones en masa", esto hará que se abra una ventana con todos los campos posibles a modificar.

3- Ingresar el "nuevo valor". Se debe tener en cuenta que solo se colocará un nuevo valor y todas las partidas marcadas serán modificadas por el nuevo valor.

4- Presionar el ícono "Ejecutar Modificaciones".

5- Para visualizar las modificaciones en pantalla, se deberá refrescar el reporte accediendo desde la barra de Menú / Lista / Refrescar.

Otra opción en el reporte de partidas individuales es pasar a un "Reporte de Saldo". En el reporte de partidas individuales se visualiza toda la composición de la cuenta, ya sea de un acreedor, deudor o cuenta de mayor. Si se accede al Menú / Entorno / Visualización de Saldos se podrá ver "Sumarizada" todas las partidas individuales en saldos por mes y a su vez, en el mes, se podrá ver abierto entre "Debe, Haber, Saldo del mes y Saldo Acumulado"