GESTION DE CHEQUES
1- Remesas de Cheques
Los cheques emitidos por una empresa son formularios prenumerados suministrados por un banco y normalmente están contenidos en remesas. Las mismas cuamplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.
En SAP deben ingresarse con el rango de números que corresponde a los cheques recibidos.
Hay 2 formas de registrar los cheques:
· Manual: se asignan en el sistema copiando los datos del cheque físico.
· Automático: asignación automática e impresión desde SAP.
TX FCHI: Intervalos de números de cheques. A través de esta transacción se puede crear una remesa.
Transacción FCHI Las remesas se debe asignar a una sociedad, banco propio y ID de Cuenta.
Luego dentro de esta Tx se debe presionar en “Nuevo” e ingresar los siguientes datos:
- Sección Secuencia (OBL):
· N° de Remesa: Número o clave que la identifica.
· N° de Cheque Desde: N° correspondiente al 1er Cheque
· N° de Cheque Hasta: N° correspondiente al último Cheque
- Sección Control:
· Remesa Siguiente: Permite establecer cuál es la siguiente remesa cuando se termine la actual.
· N° Secuencial: Tilde para cuando el número de Ch es asignado externamente y no se lleva un control de correlatividad.
· Listas Vía de Pago: Controla que la remesa solo pueda utilizarse con determinadas vías de pago.
-Sección Información Adicional:
· Info Breve: Descripción de la remesa
· Fecha de Compra: Fecha de adquisición de la remesa.
2- Creación de Cheques Manuales
Esta asignación de Cheques se realiza cuando la empresa tiene una chequera manual y los Cheques se escriben a mano y luego se transcriben los datos a SAP.
Crea cheques manuales
Transacción FCH5: Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / crear / cheques manuales
Para ellos se deberán completar los siguientes datos:
· Identificación del Doc de Pago
o N° de Doc de Pago
o Sociedad
o Ejercicio
· Cheque
o Banco Propio: Seleccionamos el banco que se corresponde con la cuenta contable registrada en el documento de pago.
o ID de Cuenta: Cuenta Bancaria desde la cual vamos a emitir el cheque.
o N° de Cheque: correspondiente al Cheque físico que hayamos confeccionado.
En la siguiente pantalla, el sistema ya nos traerá propuestos todos los datos necesarios para la asignación del Cheque y nos permitirá modificar alguno si fuera necesario, como el importe o el nombre de la persona a la cual se le libró el Cheque.
NOTA: En los datos maestros tenemos la opción de “Pagador Alternativo”, éste sirve para emitir el pago a un acreedor distinto del que emitió la factura. Entonces cuando se realiza el documento de pago, la contabilización siempre se realiza en el acreedor que facturó pero al emitir el Cheque, el sistema consultará a nombre de quién se emite el Cheque.
Contamos con 2 íconos:
· Doc Correspondientes: Muestra Docs cancelados y el documento de cancelación.
· Doc de Pago: Permite visualizar el asiento correspondiente al pago.
3- Visualización y Modificación(FCH6)
Luego de que un cheque haya sido asignado puede visualizarse o modificarse
Transacción FCH6. Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / Modificar / Información Adicional
Para ello será necesario indicar:
· Sociedad Pagadora
· Banco Propio
· ID de Cuenta
· N° de Cheque
Una vez que hayamos accedido veremos los datos correspondientes al cheque y además podremos acceder a la visualización del documento de pago y los datos del receptor del cheque.
Transacción FCHU: Copia el número de Cheque asignado en el campo de asignación del documento de pago. De esta manera, se podrá visualizar en el mayor contable el documento de pago, el importe y el número de Cheque. Se podría asignar mas cheques a un doc de pago pero no es recomendable ya que, en primer lugar no se puede vincular de manera directa un importe de mayor con cada cheque emitido (lo que dificultará la conciliación bancaria). Y por otro lado la Transacción no puede copiar el Número de Cheque en el doc de pago cuando existen varios Cheques.
4- Anulaciones
Existen 2 procesos para anular Cheques:
· Anular Cheque(FCH9): Esta opción es para anular solo el cheque, luego podremos asignar un nuevo cheque al mismo doc de pago. (Anulamos y volvemos a asignar por la transacción FCH5).
Para proceder a la anulación deberemos seleccionar el banco y el número de cheque, luego podremos ingresar un motivo de anulación, éste campo se llama Causa de no validez y lo veremos reflejados en los reportes de cheques.
Transacción FCH9 Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / Invalidar / Cheques extendidos
· Anular Pago con Cheque(FCH8): Si es necesario anular un pago al cual se le ha asignado un cheque deberá realizarse siempre a través de esta opción independientemente de cuál haya sido la forma en la que se emitió el cheque (manual o automático). La transacción, anula el cheque y revierte el pago dejando nuevamente las partidas canceladas como partidas abiertas.
Transacción FCH8 Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / Invalidar / Anular pago
Se deberán ingresar los datos de Banco Propio, Id de Cuenta y número de cheque. Además se deben especificar los motivos de anulación del cheque y del documento de pago.
Esta anulación genera un doc de anulación con la reversión del documento de pago.
5- Invalidar
Esta opción se utiliza cuando un formulario de cheque no puede utilizarse, por ejemplo, si está roto o fue impreso por error. En estos casos lo que se hace invalidar los números de cheques para que pueda continuarse con el control de correlatividad.
Deberemos ingresar los datos de los cheques que deseamos anular. Pueden ser números de cheques individuales o rangos de cheques. También deberemos indicar una causa de no validez.
Transacción FCH3 Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / Invalidar / Cheques no utilizados
6- Reporte(FCHN)
Todos los cheques emitidos, anulados y/o invalidados podrán visualizarse en un reporte que contendrá los datos de fecha, acreedor, importes, etc
El reporte posee una pantalla de selección que nos permite delimitar la búsqueda por una cantidad importante de campos, como banco propio e ID de Cuenta, números de cheques, fechas de emisión, etc.
Transacción FCHN Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Entorno / Información de cheques / Visualizar / Registro de Cheques
El reporte se encuentra dentro de los llamados reportes ALV, lo cual nos permitirá personalizar las columnas, totales, subtotales y otros datos que posee el reporte
Menú Cheques
Si en la barra de comandos escribimos, FCHK, accederemos al menú completo de cheques.