✒️SAP FI / La gestión de cheques Por Saul Calle Saavedra
SAP FI La gestión de cheques
GESTION DE CHEQUES.
1. Remesas de cheques.
Los cheques son formularios prenumerados suministrados por un banco y normalmente están contenidos en remesas, estas remesas deberán ingresarse al sistema con el rango de números que corresponden a los cheques recibidos, las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.
En SAP hay dos formas de registrar los cheques:
- Manual: se asignan al sistema copiando los datos del cheque físico.
- Automática: asignar automáticamente e imprimir desde SAP.
para cualquiera de los dos casos hay que dar de alta la remesa en el sistema mediante la siguiente transacción:
Transacción FCHI; Las remesas deben asignarse siempre a una sociedad, un banco propio y ID de cuenta.
presionamos el ícono de modificar (lápiz) para ingresar.
luego presionamos el ícono nuevo (hoja en blanco), para crear una remesa, e ingresamos los siguientes datos:
- Número de remesa: número o clave que identificará a una remesa.
- Número de cheque desde: Número del primer cheque de la remesa.
- Número de cheque hasta: Número del último cheque de la remesa.
- Remesa siguiente: permite establecer la siguiente remesa cuando se termine la actual.
- No secuencial: cuando el número de cheques es asignado externamente y no se lleva un control de correlatividad.
- Listas vía de pago: controla que la remesa de cheques solo pueda utilizarse con determinadas vías de pago.
- Info breve: descripción que identifica a la remesa.
- Fecha de compra: fecha de adquisición de la remesa.
Los primeros tres campos son obligatorios.
luego de completar se procede a grabar la transacción y se puede usar la remesa.
2. Creación de cheques manuales.
La asignación de cheques a un documento de pago se realiza cuando una empresa tiene una chequera manual, dicha asignación se hace a través de la transacción FCH5.
Transacción FCH5: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Crear>> Cheques manuales.
una vez dentro de la transacción debemos llenar los siguientes datos:
- Identificación del documento de pago: N° de documento, sociedad y ejercicio.
- Banco Propio: el banco que se corresponde con la cuenta registrada en el documento de pago.
- ID cuenta: la cuenta bancaria desde la cuál vamos a emitir el cheque.
- N° Cheque: ingresamos el número de cheque correspondiente al cheque físico.
En la siguiente pantalla todos los datos están propuestos por el sistema, si fuere necesario se podrán modificar.
Pagador alternativo: Sirve para emitir el pago a un acreedor diferente del que emitió la factura, si bien es cierto el documento de pago se contabiliza siempre con el nombre del acreedor que facturó, pero al emitir el cheque el sistema preguntará a nombre de quién se emitirá el cheque, y mostrará una lista de los posibles receptores del pago.
En la pantalla tenemos los siguientes íconos:
- Documentos correspondientes: Muestra los documentos cancelados y el documento de cancelación.
- Documento de pago: Muestra el asiento correspondiente al pago.
3. Visualización y modificación:
luego de la asignación el cheque podrá visualizarse o modificarse a través de la transacción FCH6.
Transacción FCH6: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Modificar>> Información adicional.
dentro de esta transacción podremos ver los datos del cheque, el documento de pago y los datos del receptor del cheque.
A través de la transacción FCHU se puede copiar el cheque en el campo asignación del documento de pago, para poder visualizar en el mayor contable, el documento de pago, el importe y el número de cheque.
Se puede asignar mas cheques a un mismo documento de pago aunque no se recomienda por que no se puede vincular el importe del mayor con cada uno de los cheques emitidos, dificultando la conciliación bancaria, y por otro lado la transacción FCHU no puede copiar el numero de cheque en el documento de pago cuando existen varios cheques.
4. Anulaciones.
Existen dos procesos.
- Anular cheque.
Transacción FCH9: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Invalidar>> Cheques extendidos.
En esta transacción se anulará solo el cheque, luego asignaremos un nuevo cheque a través de la transacción FCH5.
para anular tenemos que ingresar el banco, el número de cheque y un motivo de anulación (el campo se llama causa de no validez y se verá reflejado en los reportes de cheques).
- Anular pago con cheque.
sin importar la forma en la que se emitió el cheque (manual o automático) la transacción que anula un cheque y revierte el pago dejando nuevamente las partidas canceladas como abiertas, es la transacción FCH8.
Transacción FCH8: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Invalidar>> Anular pago.
Se deberán ingresar los datos de banco propio, ID de cuenta y número de cheque, y se deben especificar los motivos de anulación del cheque y documento de pago.
La anulación genera un documento de anulación con la reversión del documento de pago.
5. Invalidar.
Se utiliza cuando un formulario de cheque no puede utilizarse, entonces se invalidará el número de cheque para que es sistema pueda continuar con el control de la secuencia.
La invalidación se hace a través de la transacción FCH3.
Transacción FCH3: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Invalidar>> Cheques no utilizados.
dentro de esta transacción tenemos que ingresar los datos de los cheques que queremos invalidar (números de cheques individuales, rangos de cheques) y especificar la causa de invalidez.
6. Reporte.
Todos los cheques emitidos, anulados y/o invalidados podrán visualizarse en un reporte que contendrá los datos de fecha, acreedor, importes, etc.
en la pantalla del reporte podemos delimitar la búsqueda por una cantidad importante de campos.
Al reporte se accede mediante la transacción FCHN.
Transacción FCHN: Finanzas>> Gestión Financiera>> Acreedores>> Entorno>> Información de cheques>> Visualizar>> Registro de cheques.
este reporte se encuentra dentro de los llamados reportes ALV, por lo que podremos personalizar las columnas, totales, subtotales, y otros datos que posee el reporte.
Si en la barra de comandos escribimos FCHK accederemos al menú completo de cheques.
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Sobre el autor
Publicación académica de Saul Calle Saavedra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Saul Calle Saavedra
Profesión: Ingeniero Comercial - Ecuador - Legajo: AG77U
✒️Autor de: 53 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Accounting for SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy ingeniero comercial, con 18 años de experiencia en el área de auditoría y finanzas, mi objetivo es adquirir experiencia en sap para ampliar mi perfil profesional como consultor.
Certificación Académica de Saul Calle
