✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable (AR y AP) Por Marian Coeffier Zuccolillo

Unidad 3 AR Y AP - Registraciones contables: Introducción al concepto de documento contable AR y AP (lección 6°)

- Existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple.

1. CLASES DE DOCUMENTOS

- El campo se encuentra dentro de los datos de cabecera del documento.

- Es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que se ingresa. Por ejemplo: KR (factura de acreedor), KG (no ta de crédito de acreedor), SA (documentos).

- Determina además: a) Rango de numeración y b) Tipo de cuenta a imputar. Por ejemplo: Cuenta de mayor, acreedores, deudores o activos fijos.

CLASES DE DOCUMENTOS ESTÁNDAR

*** NOTA 1 = Se pueden encontrar muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobante, ya que adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa. Por ejemplo: KR es el documento estándar de facturas pero adicionalmente se podrían crear: "K1" para facturas de servicios, "K2" para nota de crédito de servicios, "K3" para facturas de activos fijos, todo dependerá de la necesidad de información que posea la empresa. No se debe olvidar que la selección de la clase de documento estará a cargo del usuario que registre las facturas.

*** NOTA 2 = Las clases de documentos permitirán visualizar en los mayores contables y/o partidas individuales de acreedores cuál es el tipo de operación que originó la contabilización.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

° Moneda ~~ local o extranjera

° Referencia ~~ donde se ingresa el número de factura.

En Argentina este campo posee el siguiente formato: 0001A00001234

PPPP (4) : representa el punto de venta o tienda.

A (1): representa la letra de la factura.

NNNNNNNN (8) : representa el número de la factura.

*** NOTA 1 = En el campo de "Referencia" se ingresa el número de factura y muchas veces en el campo "Texto de cabecera" se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura, dato que puede ser solicitado por el Organismo Fiscalizador de Impuestos.

*** NOTA 2 = Por medio de rutinas ABAP, es decir con el lenguaje de programación de SAP, se pueden establecer ciertos controles de formatos, emitir mensajes en caso de que el campo no se llene como corresponde o incluso para validar los datos ingresados. En caso de ser necesario, se podría agregar funcionalidad para controles específicos que no realiza el sistema de manera estándar.

2. CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

- Define:

a) si una imputación va al Debe o al Haber.

b) la clase de cuenta que se está imputando (S: cuenta de mayor, D: deudores, K: acreedores, M: materiales y A: activos fijos).

c) Status campo de la imputación (reglas de pantalla: oculto, obligatorio, opcional).

2.1 Claves de contabilización en "Documentos a Pagar"

2.2 Claves de contabilización en "Documentos a Cobrar"