Introduccion al concepto de Documento Contable (AR y AP)
Las contabilizaciones para cuentas a pagar y cuentas a cobrar se pueden realizar de dos formas:
· Transaccion clásica o estándar
· Transaccion Enjoy o simple
Clases de Documentos
El campo Clase de Documento es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.
La clase de documento determina:
· Rango de números
· Tipo de cuenta a imputar
Clases de documentos estándar que trae SAP:
Cuentas a Pagar
· KR – Facturas
· KE – Notas de Debito
· KG – Notas de Credito (SAP las denomina Abonos)
· KZ – Pagos a Proveedores
· RE – Facturas que ingresan por MM
Las clases de documentos nos permitirán visualizar en los mayores contables o partidas individuales de acreedores cual es el tipo de operación que origino la contabilización.
Cuentas a Cobrar
· DR – Facturas
· DE – Notas de Debito
· DG – Notas de Credito (SAP las denomina Abonos)
· DZ – Cobranzas de Deudores
Según las necesidades de la empresa se pueden configurar nuevas clases de documentos.
Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:
Moneda: Local o extranjera
Referencia: donde se ingresa el numero de factura
Texto de cabecera: en muchos casos se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura.
Claves de Contabilizacion
Recordemos que las claves de contabilización definen si una imputación va al Debe o al Haber y la clase de cuenta que se esta imputando.
Claves de contabilización para documentos de Cuentas a Pagar
Clave Clase D/H Observacion
40 S S Cuentas de mayor al Debe
50 S H Cuentas de mayor al Haber
31 K H Cuentas de Acreedor al Haber
21 K S Cuentas de Acreedor al Debe
Claves de contabilización para documentos de Cuentas a Cobrar
Clave Clase D/H Observacion
40 S S Cuentas de mayor al Debe
50 S H Cuentas de mayor al Haber
01 D S Cuentas de Deudor al Debe
11 D H Cuentas de Deudor al Haber
Tengamos en cuenta lo siguiente para la columna D/H
· S: imputación al Debe
· H: imputación al Haber
Para las operaciones de pagos y compensaciones existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de deudores y acreedores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP.