La clase de documento determina el rango de la numeración y el tipo de cuenta a imputar. Las clases de documento estándar que trae SAP son:
Cuentas por pagar
- KR – Facturas
- KE – Notas de débito
- KG – Notas de crédito (abonos)
- KZ – Pagos a acreedores o proveedores
Cuentas por cobrar
- DR – Facturas
- DE – Notas de débito
- DG – Notas de crédito (abonos)
- DZ – Cobranza de deudores o clientes
Adicional a estas clases se pueden configurar nuevas de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Otros campos fundamentales en la cabecera del documento son: Moneda y la Referencia. La referencia contiene el folio legal del documento, por ejemplo en Argentina tiene una estructura donde los primeros 4 dígitos representan el punto de venta o de emisión del documento, el 5 dígito es la letra del documento y los siguientes 8 el folio numérico.
Recordando que la clave de contabilización define si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta, tenemos las siguientes claves de contabilización:
Clave-Clase-Debe/Haber
40-S-S Cuenta de mayor al debe Contab.Debe
50-S-H Cuenta de mayor al haber Contab.Haber
01-D-S Cuenta deudor al debe Factura
11-D-H Cuenta deudor al haber Abono
21-K-S Cuenta acreedor al debe Abono
31-K-H Cuenta acreedor al haber Factura
Otra clase de documento estándar que podemos encontrar en SAP estándar es el “RE” con la cual se contabilizan las facturas provenientes del módulo de MM. Existen otras claves de contabilización que se utilizan en acreedores y deudores, generalmente son determinadas automáticamente por SAP en operaciones de pagos y compensaciones.