Al igual que hemos visto en las primeras lecciones, hay cambios en la arquitectura y estructura de tablas que maneja la Nueva Contabilidad de Activos Fijos. Si bien es un dato relevante para quienes trabajan como consultores y que conocen de configuraciones, es importante tener noción de cuáles son los cambios que se presentan para poder comprender las mejoras del módulo.
Tablas antiguas vs Tablas actuales
Uno de los grandes beneficios de SAP HANA es la reducción en los tiempos de proceso, la eficiencia en el guardado de los datos y la eliminación de transacciones redundantes. Para entender cómo se llegan a lograr todos estos beneficios, debemos saber que es través de cómo se almacenan los datos.
En el siguiente gráfico podemos ver que antes había cinco tablas exclusivas de activos fijos para guardar la información relacionada a datos maestros y valores de activos fijos. Dentro de estas tablas no están contempladas las tablas de la contabilidad general FI-GL donde se almacenan los documentos contables, ni tampoco las de CO donde se encuentran las imputaciones relevantes a la contabilidad interna.
Todas las tablas mencionadas son reemplazadas por la única tabla de documentos ACDOCA, y además se han incorporado tablas nuevas con información adicional.
Impacto en la funcionalidad
Activos fijos es un módulo bastante complejo, no en las operaciones iniciales, sino en los procesos posteriores como contabilizaciones en otras áreas, reconociliación con GL, el recalculo de amortizaciones y muchas otras cosas que se pueden volver mas complejas según el modelo de negocio de cada empresa.
Posiblemente muchas de las funcionalidades que mencionemos en esta parte de la lección tenga que ver con temas desconocidos por alumnos que no han trabajado con activos fijos, no obstante, les mencionaremos como era antes y qué mejora tuvo.
Cambios en las funciones generales
- Todos los registros no estadísticos en la contabilidad de activos fijos se almacenan como entradas en el Diario Universal.
Ya hemos mencionado varias veces la tabla ACDOCA como el gran cambio en finanzas, ya que tenemos todo en un solo lugar. Lo mismo ocurre con activos fijos, antes en la tabla de contabilización teníamos solo el número de activo y su valor, pero además había tablas especificas de cabecera y detalle con toda información de la operación de activos fijos. Estas tablas, a su vez, estaban aperturadas en operaciones y amortizaciones.
- Los informes de finanzas se basan en los registros de la tabla ACDOCA
- La Contabilidad General y la nueva FI-AA no se reconcilian debido a la entrada del Diario Universal.
- La depreciación ahora se contabiliza individualmente para cada activo.
- La generación de informes se realiza para cualquier objeto de control (CO) de los activos individuales, tales como la depreciación para el centro de costos por activo..
- Para cada principio contable, es obligatorio un área de depreciación. Para cada moneda en G/L, es obligatorio un área de depreciación derivada.
Impacto en las áreas de valoración y ledgers
Otra mejora importante en la Contabilidad de Activos Fijos fue deshacerse de las Áreas de Depreciación de Delta.
Cuando se configuraban áreas paralelas para registración de valores diferentes a los del área 01, por ejemplo, un revalúo técnico, había que ejecutar la transacción ASKBN para que dichas operaciones se registraran en la contabilidad. En SAP S/4 HANA todo movimiento se contabiliza en tiempo real, por lo tanto, se eliminan las contabilizaciones periódicas que se registraban por dicha transacción, evitando así la conciliación manual.
SAP S/4HANA Finance resuelve este tema utilizando múltiples documentos paralelos en cada registración permitiendo que los valores se contabilicen correctamente desde el inicio.
Dado que ya no es necesario realizar operaciones periódicas para registrar en la contabilidad los movimientos en áreas paralelas, la transacción ASKBN ha quedado obsoleta.
Norma de presentación de cuentas
La norma de presentación de cuentas identifica la normativa legal según la cual se desea hacer balance.
Ejemplos de normas de presentación de cuentas son:
- IAS International Accounting Standard.
- US GAAP Generally Accepted Accounting Principle.
En la contabilización integrada de un alta de activo fijo, el sistema divide la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar.
Para la parte operativa (contabilidad de acreedores) el sistema contabiliza un documento válido para todas las normas de presentación de cuentas y como contrapartida utiliza la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada. Desde un punto de vista técnico, se genera un documento válido para todos los grupos de ledgers.
La cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada se contabiliza automáticamente en el alta de activos fijos y debe cumplir las siguientes condiciones:
- Es una cuenta de balance que se debe crear como cuenta asociada para cuentas de activo fijo.
- Puesto que la cuenta es una cuenta asociada se recomienda no permitir la registración de partidas individuales.
- La cuenta no puede utilizarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de activos fijos (por ejemplo en las tablas T095 - Cuentas de balance de las áreas de valoración, T095B - Cuentas de mayor para amortización).
Impacto en las amortizaciones
La transacción para ejecutar el proceso de amortización sigue siendo la misma AFAB, sin embargo, el programa que corre de fondo ha cambiado. En SAP ECC, el programa era RAPOST2000 mientras que en SAP S/4HANA Finance es DEPRECIATION_POST.
A fin de mes se ejecuta la depreciación real, la contabilización utilizará los valores desde la tabla de amortización planificado FAAT_PLAN_VALUES.
Un cambio importante es que los activos con errores no detendrán la plena ejecución de la amortización. Un activo con los problemas u errores no tendrá una contabilización de la depreciación real y quedará reflejado en el registro de ejecución de depreciación.