✒️SAP FI HANA / Los activos fijos Por Dario Vilchez Mora

1 INTRODUCCION EN LOS CAMBIOS DE ACTIVOS FIJOS

Dentro de los cambios que trae SAP S/4 HANA Finance vamos a destacar concretamente el impacto en el proceso de cierre y terminar como una revisión de as nuevas vistas que ahora encontraremos disponibles en los documentos.

Con la llegada de SAP S/4HANA Finance, el clásico FI-AA ya no está disponible:

Datos importantes:

- Los cambios de SAP HANA impactan en la funcionabilidad y en la configuración del módulo.

- Hay un nuevo motor de calculo de amortizaciones y su uso es obligatorio, para lo cual esto debe activarse desde la función de negocio EA-FIN.

Funciones de negocios: son extensiones y funcionalidades ampliadas que proporcionan nuevas características y mejoras en determinados procesos, si bien son estándares, inicialmente no se encuentran activas. Es importante saber que una vez que se activa no puede desactivarse.

1.1. Impacto arquitectónico:

Hay cambios en la arquitectura y estructuras de las tablas que maneja la nueva contabilidad de activos fijos.

Nueva arquitectura de tablas:

Todas las contabilizaciones de activos fijos se almacenan en la tabla ACDOCA, y la información de encabezado se almacenará en la tabla BKPF. Toda la información de registro estadístico de activos fijos se almacenará en FAAT_DOC_IT.

1.2. Tablas antiguas Vs. Tablas actuales:

Uno de los grandes beneficios de SAP HANA, es la reducción de los tiempos de proceso, la eficiencia en el guardado de los datos y la eliminación de las transacciones redundantes.

Anteriormente había 5 tablas exclusivas de activos fijos, pero dentro de estas tablas no estaban contempladas las tablas de contabilidad general FI-GL, ni las de CO. Todas las tablas son sustituidas por la nueva tabla de datos ACDOCA, y además se han incluido tablas de información adicional.

2. IMPACTO EN LA FUNCIONABILIDAD:

Activos fijos es un modulo bastante complejo, no en las operaciones iniciales, sino en los procesos posteriores contabilizaciones en otras áreas, reconciliación con GL, e recalculo de amortizaciones y muchas otras que se pueden volver más complejas según el módulos de negocio de cada empresa.

2.1. Cambios en las funciones generales:

A continuación, haremos un listado de los cambios funcionales que se han hecho en FI-AA con la introducción de SAP HANA:

- Todos los registros no estadísticos en la contabilidad de activos fijos se almacenan como entradas en el diario universal:

Anteriormente las tablas de activos fijos solo almacenaban su numero y su valos y había otras tablas para almacenar los datos de cabecera. Por lo que ahora se implementa la tabla ACDOCA ya que esta agrupa todos los datos.

- Los informes de finanzas se basan en registros en la tabla ACDOCA: anteriormente los reportes eran Queris de las tablas de activos fijos y no se tocaban las tablas de contabilidad general, y esto podría crear discrepancias entre los valores de activos fijos y el balance.

- La contabilidad general y la nueva FI-AA no se reconcilian debido a la entrada en el diario universal: ya que todo se registra dentro de una misma tabla ya no es necesario la reconciliación entre la contabilidad general y los activos fijos.

- La depreciación se contabiliza individualmente para cada activo: en la contabilidad anterior el sistema solo realizaba un asiento contable con el monto de contabilización de las amortizaciones. La agrupación se realizaba por centros de costos y/o áreas de valoración, lo que impedía identificar cuales activos componían el asiento.

- La generación de informes se realizaba para cualquier objeto de control (CO) de los activos individuales, tales como la depreciación de centro de costos por activos: dentro de la integración SAP FICO que aporta SAP HANA todos los reportes de controlling se pueden visualizar abiertos por activo fijo. Anteriormente se registraban con un monto en CO general y no se conocía el detalle de los activos que lo conforman.

- Para cada principio contable es obligatorio un área de depreciación, para cada moneda en G/L es obligatorio un área de depreciación derivada: esto incrementa la cantidad de áreas que deben crearse. En SAP ECC debíamos crear el área 01 para el ledger principal en moneda local y un área para cada moneda paralela. En SAP HANA se han configurado ledgers paralelos cada norma contable de valuación.

- Los valores de todas las áreas paralelas son contabilizados desde el inicio utilizando varios documentos paralelos:

Nota: hay una relación que no debemos olvidar y que debemos tener bien presente, podemos tener múltiples ledgers, un ledger principal y ledgers paralelo, cada ledgers puede representar diferentes normas contables, por ejemplo normas locales y normas internacionales, supongamos que una empresa que debe presentar balance con normal locales y pertenece a un grupo internacional debe reportar a casa matriz sus balances según las normas internacionales. Para cada ledgers tenemos un principio contable asignado, esto significa que para activos fijos deberemos tener un área de valoración para cada norma contable, esto nos permitirá mantener por separado los valores de los activos según cada norma.

3 IMPACTO EN LAS AREAS DE VALORACIO Y LEDGERS:

Otra mejora importante en la contabilidad de activos fijos fue eliminar las áreas de depreciación delta.

Cuando se configuran áreas paralelas para registración de valores diferentes a los del área 01, por ejemplo, un revaluó técnico, había que ejecutar la transacción ASKBN para que dichas operaciones se registraran en la contabilidad. En SAP S/4 HANA todo el movimiento se registra en tiempo real y se eliminan las contabilizaciones periódicas que se realizaban por dicha transacción y así evitar la contabilización manual.

SAP S/4 HANA Finance resuelve este tema utilizando múltiples documentos paralelos en cada registración permitiendo que los valores se contabilicen correctamente desde el inicio. Dado que ya no es necesario realizar operaciones periódicas la transacción ASKBN ha quedado obsoleta.

Norma de presentación de cuentas

La norma de presentación de cuentas identifica la normativa legal según la cual se desea hacer algún balance.

Las normas de presentación son: IAS International Accounting Standard y US GAAP Generally Accepted Accounting Principle.

En la contabilización integrada de un alta de activo fijo, el sistema divide la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar. y las definimos a continuación:

- Parte operativa (Contabilidad de Acreedores): el sistema contabiliza un documento valido para todas las normas de presentación de cuentas y como contrapartida utiliza la cuenta de compensación técnica para e alta de activo fijo integrada.

- Parte que Valora Capitalización de Activo Fijo: El sistema crea un documento separado que solo es valido para la respectiva norma de presentación de cuentas.

De esta manera, el sistema asegura para cada norma de presentación asignada en el plan de valoración, que la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo tenga un saldo cero. Por cada norma y por cada objeto de imputación.

Para que la cuenta de compensación técnica de alta de activo fijo se contabilice automáticamente debe cumplir con las siguientes condiciones:

- Es una cuenta de balance que se debe crear como cuenta asociada para cuenta de activos fijos.

- Puesto que la cuenta es una cuenta asociada no se debe permitir la registración de partidas individuales.

- La cuenta no puede utilizarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de activo fijos.

4 IMPACTO EN LAS AMORTIZACIONES:

La transacción para ejecutar el proceso de amortización sigue siendo la misma AFAB, si embargo el programa para correr el proceso de fondo a cambiado, antes se usaba el RAPOST2000 y ahora se usará DEPRESIATION_POST. Para el cierre de cada mes la contabilización utilizará los valores desde la tabla de amortización planificado FAAT_PLAN_VALUES.

Un cambio importante es que los activos con errores no detendrán la plena ejecución de la amortización, simplemente este no tendrá contabilización en tiempo real y quedará reflejado en el registro de ejecución de depreciación.

Beneficios y modificaciones:

ü La contabilización de la depreciación se ejecuta debido a la simple lógica de procesamiento, nuevas estructuras de datos y procesamientos paralelos.

ü La amortización acumulada se calcula automáticamente para el nuevo año tras la apertura del nuevo ejercicio.

ü Si se omite un periodo una depreciación puede ser re ejecutada para un determinado activo en un periodo omitido.

ü Cuando un activo no se le contabiliza la depreciación, luego de corregir los errores se ejecuta de nuevo el proceso, el sistema solo ejecutara solo para aquellos que han tenido errores.

Cambios sufridos en la pantalla de selección, en la transacción de amortizaciones:

· Se puede ejecutar para múltiples sociedades, antes solo se hacia una sociedad a la vez.

· Se puede ejecutar solo para una norma de presentación de cuentas.

· Ya no se debe Re ejecutar los procesos de fondo ya que el sistema determina que activos tienen errores y al momento de su corrección realiza automáticamente el reproceso.

5 IMPACTO EN EL PROCESO DE CIERRE

El proceso de cierre también ha sido impactado por la nueva contabilidad de activos fijos de SAP S/4 HANA Finance. Y para ello mencionaremos los beneficios más relevantes:

ü La contabilidad inmediata de los costos de adquisición y producción ya que no es necesario realizar procesos posteriores en GL.

ü La integración en tiempo real de los activos con la contabilidad general elimina paso de reconciliación.

ü La amortización planificada de cada activo se refleja en tiempo real y se actualiza cada cambio en los datos maestros.

Por los cambios antes mencionados ahora se puede utilizar la misma transacción para cierre y para arrastre de saldos.