Contabilidad General
Uno de los principales cambio que trae SAP S/4 HANA Finance es la arquitectura de las tablas, sin embargo, el usuario no debe preocuparse en vista de que dichos cambios son transparentes al momento de hacer contabilizaciones.
Tablas de Datos
Con SAP S/4 HANA, existe una sola base para la generación de la nueva contabilidad integral y corresponde a la tabla "ACDOCA o Diario Universal (Unvirsal Journal)", esto genera mayores beneficios como lo son:
- Una tabla de partidas individuales con detalle completo para todos los sub-procesos.
- Mayor transparencia, ya que evita la redundancia de almacenamiento.
- Se reduce la memoria mediante la eliminación de la redundancia.
- El sistema se vuelve más eficiente, por tener una única fuente de verdad.
- Permite una navegación fluida y un mejor reconocimiento de los datos financieros.
- Se acelera el proceso de cierre mensual.
- Combina las estructuras de datos de los diferentes componentes (Contabilidad General - GL, Contabilidad de gestión/control - CO, Contabilidad de Activos - AA y Gestión de Materiales - MM) en una única tabla de elementos.
NOTAS:
- S/4 HANA incorpora muchas de las funciones del New Ledger, sin embargo, éste no es un requisito previo para la conversión.
- En S/4 HANA, la Contabilidad de Activos Fijos nueva es obligatoria.
- La tabla BSEG no se amplia y todavía contiene sólo 3 monedas paralelas.
- La tabla BSEG aún se utiliza para mantener la nota principal de la vista de entrada de documentos. La misma ya no contiene todas las contabilizaciones de libro mayor en S/4HANA. La visión a largo plazo es que la tabla BSEG se utilizará solo para la gestión de partidas abiertas. Como primer paso hacia esta visión, las contabilizaciones de Controlling como las valoraciones, las distribuciones no crean entradas en la tabla BSEG. Estas entradas se crean directamente en el diario, es decir, ACDOCA. Además, las contabilizaciones de valoración de moneda extranjera ya no crean entradas en la tabla BSEG.
- Las principales tablas de Finanzas en HANA son: BKPF, BSEG, ACDOCA, ACDOCT.
Integración FI vs CO
Con la nueva arquitectura del "Diario Universal", se combinan todos los componentes en una contabilidad general, lo cual proporciona una integración perfecta entre las transacciones y el análisis de datos, optimiza y elimina los tiempo de procesos y los esfuerzos de reconciliación de datos durante el período de cierre.
Anteriormente, es decir, en SAP ECC muchos de los datos se repetían en tablas correspondientes a los módulos de FI y CO ya que, todo movimiento que se realice desde FI e impacte un objeto de costo debe llegar al módulo de CO. Esto generaba redundancia en los datos, aumento en el almacenamiento de la información y mayor tiempo para actualizar todas las tablas existentes. Adicionalmente, debían ejecutarse ciertas transacciones de reconciliación para garantizar que ningún movimiento se haya perdido en la actualización.
Creación de Cuentas de Mayor
Es relevante mencionar que, con SAP S/4 HANA Finance la creación de las cuentas de mayor se seguirá ejecutando a través de la transacción FS00, con la novedad que desaparece la clase de coste y se unifican en un único dato maestro que es la cuenta mayor, es decir, se agregarán algunos campos adicionales que son relevantes para CO.
Clase de Costo
Es la vinculación entre los módulos de CO y FI y representa los costos planificados o reales. Por lo que, cada vez que se realice una imputación a una cuenta de mayor, que a su vez sea una clase de costo, el sistema solicitara un objeto de costo relevante para la contabilidad de costos (Centro de Costo, Centro de Beneficio o una Orden de Costos).
Como se menciono anteriormente, en SAP S/4 HANA Finance todas las transacciones referente a la clase de coste fueron sustituidas por la FS00, a continuación detalle de las transacciones obsoletas:
- KA01 - Crear Primario >> FS00 - Tratar clase de coste
- KA06 - Crear Secundario >> FS00 - Tratar clase de coste
- KA02 - Modificar >> FS00 - Tratar clase de coste
- KA03 - Visualizar >> FS00 - Tratar clase de coste
- KA04 - Borrar >> FS00 - Tratar clase de coste
- KA05 - Visualizar Modif. >> FS00 - Tratar clase de coste
Transacción FS00 - Cuenta de Mayor
Dicha transacción sufrió ligeros cambios, siendo uno de ellos en el segmento "Plan de Cuentas: Tipo/Denominación", donde se agrega el tipo de clase de costo. Anteriormente al crear una cuenta de mayor se debía elegir entre Cuenta de Beneficios o Cuenta de Balance ahora, se reemplaza por una lista desplegable con los siguientes valores:
- N - Gastos e Ingresos no empresariales: cuentas de resultados (o de beneficios) que NO son relevantes para la contabilidad de costos, es decir, que en ECC eran cuentas que no tenían una clase de costos asignada.
- P - Costos primarios / ingresos: son las cuentas de resultados, que a su vez, son una clase de costo. Como recordatorio, estas clases de costo en ECC tenían la misma codificación de la cuenta de mayor y podría crearse sólo si antes se había creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas.
- S - Costes secundarios: es una clase de costo que antes existía solamente en el módulo de CO y no se identifican con una cuenta de ingresos o de gastos. Estas clases de costos son herramientas para la ejecución de determinadas contabilizaciones propias de CO (cuentas puentes para la distribución entre varios centros de coste u ordenes las contabilizaciones imputadas a un centro u orden genérica) En ECC no eran cuentas de mayor, es decir, no formaban parte del plan de cuentas, ahora en S/4 Hana si representan una cuenta de mayor por estar unificado, sin embargo, al intentar realizar una contabilización contable, el sistema emitirá un error.
- X - Cuentas de balance: son las cuentas patrimoniales.
Otro de los cambios se presenta en el segmento "Sociedad: Datos de control", donde se podrá visualizar y seleccionar el tipo de clase de coste al cual corresponda la cuenta de mayor que se este creando:
- 1- Costes primarios/ingresos que reducen los costes.
- 3- Devengo / aplazamiento por recargo.
- 4- Devengo / aplazamiento por débito = real.
- 11- Ingresos.
- 12- Reducción de ingresos.
- 22- Liquidación externa.