✒️SAP FI / Sustituciones y validaciones Por Michael Tirado Pinzon

Validaciones

LA función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento.

El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida.

Sustituciones

La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo.

Características

Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución:

Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación/sustitución.

El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:

FI Gestión financiera

CO Contabilidad de costes

AM Contabilidad de activos fijos

SL Libros especiales

CS Consolidación (Sólo validaciones)

Ps Sistema de proyectos

RE Bienes inmuebles

PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones).

Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.

Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución.

Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:

Cabecera de documento

Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento. Eje, que la fecha de doc no sea mayor a la fecha de contabilización

Posición de documento

Con el evento de posiciones podemos validar los datos de una posición. eje, si se trata de una cuenta acreedor, que se complete un determinado campo con valores específicos. Para armar la validación en un evento de posición de documentos, podemos utilizar la cabecera.

Eje, si la clase de documento es KG y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo de referencia factura debe tener un valor.

Documento completo

Se tiene en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se pueden ejecutar principalmente cálculos matemáticos.

Eje, se pueden utilizar los siguientes operaciones para indiciar validaciones y sustituciones de evento 3:

TOT( ) Total del documento

MED( ) Media del documento

MAX( ) Valor máximo de todas las líneas de documento

MIN ( ) Valor mínimo de todas las líneas del documento

GRUPO compara un grupo de totales con otro

Un eje de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas.

Se debe definir la validación/sustitución

Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene condiciones, verificación y mensaje. Este punto lo desarrollamos más adelante donde se explica como crear una validación/sustitución.

Se deben asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada. Eje, Sociedad FI para gestión financiera, Sociedad CO para controlling.

Por último activar la validación/sustitución.

La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto.

Existe los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación):

0 Inactivo

1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano

2 Activo excepto para batch input

Configuración

TX OB28 Validaciones

TX OBBH Sustituciones

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Herramientas -> Validación/Sustitución -> Validación en documentos contables

Una Validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:

Condición

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la verificación. eje:

Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDORES y la clase de cuentas es igual a D, El sistema realizará la validación.

Verificación

Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error.

Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento.

En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:

Condición

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso (campo a sustituir).

Campo a sustituir

Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, como obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo.

Editor de fórmulas

El editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.

Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.

El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas.

Una gran ventaja que tiene los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles.

El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE.

Mensajes

Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.

Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes.

Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje.

Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje.

Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo y luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar mensaje al usuario el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable.

El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son;

X(rojo): cancela la transacción: se vuelve a la pantalla SAP

Alerta(Rojo): Error: el sistema muestra el mensaje, se soluciona el error y se puede continuar

Alerta(Amarillo): Advertencia: a pesar del mensaje de la validación se puede continuar con la operación

Informativo (Azul): El sistema muestra el mensaje y se puede continuar con la operación

Set de datos

Son muy útiles para utilizar en la validaciones o sustituciones. Nos permiten generar un grupo con múltiples valores. Eje en lugar de escribir, si la clase de documento es DA ó DR ó DG, creamos un set e ingresamos los valores que correspondan.

La otra gran ventaja de un set de datos es que al ser una tx de usuario se puede mantener en cada mandante. En cambio, si en la validación escribiéramos cada una de las clases de documentos involucradas, ante un cambio o modificación se debe realizar en el ambiente de desarrollo y luego transportarlo.

Teniendo en set de datos, simplemente se agregan o se borran nuevas entradas con gran facilidad.

Los set de datos se deben identificar con una clave libre. Es recomendable que la clave comience con Z (definido por el usuario) de manera de encontrarlo rápidamente ante una búsqueda ya que existe un gran cantidad de sets creados de manera estándar por SAP.

Para crear un set hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual queremos crear el set de datos. Eje para crear un set de clase de documentos, el campo se encuentra en la tabla BKPF (datos de cabecera de FI) y el campo que identifica a las clases de documentos es BLART.

También podemos identificar al set con un texto descriptivo. Una vez que hayamos creado el set podremos ingresarle los valores que correspondan. Los valores se pueden ingresar por rango o como lista individual.

Se debe tener cuidado con los set de datos, estos son propios de mandante pero también se pueden transportar. pero se debe tener cuidado en incluirlos y pasarlos. ya que si se pasa podríamos pisar la información que ya esta en producción. Nunca hay que incluir los set de datos en una orden de transportes.

Se puede acceder a los sets desde varios lugares de SAP Easy Acess o desde el menú customizing. Independientemente de la ruta desde donde se acceda las transacciones son siempre las mismas.

GS01 Crear set de datos

GS02 Modificar set de datos

GS03 Visualizar set de datos

Tablas

Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación.

GB92: que contiene las validaciones creadas en el sistema

GB93 que contiene las sustituciones creadas en el sistema

VWTYGB01 que contiene las vistas de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución