✒️SAP FI / Sustituciones y validaciones Por Wilmar Celeita Baquero

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SAP FI Sustituciones y validaciones

SAP FI Sustituciones y validaciones

LECCIÓN: SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES

1- VALIDACIONES
La función de la validación permite verificar determinados valores antes de registrar un documento. El sistema realiza una verificación y, en caso de no cumplirse, emite un mensaje que puede ser de advertencia o error. Si es un error, no se graba el documento hasta que se cumpla la validación.

2- SUSTITUCIONES
La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo según una condición definida.

3- CARACTERÍSTICAS
Para ejecutar una validación/sustitución se deben seguir las siguientes medidas:

  • Área de aplicación: Define en qué módulo se utilizará la validación o sustitución. Las áreas de aplicación incluyen:

    • FI Gestión financiera
    • CO Contabilidad de costos
    • AM Contabilidad de activos fijos
    • GL Libros especiales
    • CS Consolidación (solo validaciones)
    • PS Sistema de proyectos
    • RE Bienes inmuebles
    • PC Contabilidad de centros de beneficio (solo sustituciones)

  • Eventos disponibles en FI:

    1. Cabecera de documento: Valida datos generales del documento.
      Ejemplo: Que la fecha de documento no sea mayor que la fecha de contabilización.
    2. Posición de documento: Valida datos específicos de una posición.
      Ejemplo: Si la clase de documento es KG y el tipo de cuenta es acreedor, el campo Referencia Factura debe completarse.
    3. Documento completo: Valida todas las posiciones de un documento usando operadores matemáticos como:
      • TOT( ) Total del documento
      • MED( ) Media del documento
      • MAX( ) Valor máximo
      • MIN( ) Valor mínimo
      • GRUPO Comparación de grupos de totales
        Ejemplo: Validar que la suma de un grupo de cuentas no sea menor a otro grupo.

  • Definir y activar validaciones/sustituciones:
    Se asignan a una unidad organizativa (ejemplo: sociedad FI) y deben activarse con grados de activación:

    • 0 Inactivo
    • 1 Activo para diálogo y segundo plano
    • 2 Activo excepto para batch input

4- CONFIGURACIÓN

  • Validaciones: Transacción OB28
  • Sustituciones: Transacción OBBH
  • Ruta IMG: Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas > Herramientas > Validación/Sustitución.

Una validación se configura en pasos, donde cada paso incluye:

  • Condición: Define cuándo se inicia la validación. Ejemplo: Si la clase de documento está en el set ZFACTURAS_DEUDOR y la cuenta es de tipo D.
  • Verificación: Determina qué debe cumplir el sistema. Si no se cumple, se bloquea la operación.
  • Mensaje: Se muestra al usuario un mensaje claro sobre lo que debe corregir.

En sustituciones, los pasos son similares, pero se agrega:

  • Campo a sustituir: Se define qué campo se reemplazará y cómo se obtendrá su valor.

5- EDITOR DE FÓRMULAS
El editor permite crear sentencias lógicas y aritméticas. Ofrece una interfaz intuitiva y muestra campos/tablas disponibles. El operador TRUE significa que la condición siempre será válida.

6- MENSAJES
Los mensajes son esenciales para guiar al usuario:

  • A (Cancelación): La transacción se cierra.
  • E (Error): Se debe corregir el error para continuar.
  • W (Advertencia): Permite continuar, pero alerta al usuario.
  • I (Información): Muestra el mensaje y continúa la operación.

Los mensajes se crean en la transacción SE91, dentro de una clase específica y utilizando variables (&).

7- SET DE DATOS
Los sets permiten agrupar múltiples valores (por ejemplo, varias clases de documentos) y son útiles para simplificar validaciones. Ventajas:

  • Se mantienen directamente en producción y no requieren transporte.
  • Se crean mediante las transacciones:
    • GS01 Crear
    • GS02 Modificar
    • GS03 Visualizar

Los sets se identifican con una clave que comienza con Z y pueden ser modificados fácilmente sin afectar otros programas.

8- RESUMEN FINAL
Aprendimos:

  • Qué son las validaciones y sustituciones.
  • Cómo se configuran.
  • Cómo funcionan en las transacciones.
  • Qué son los sets de datos y su aplicación.

TABLAS IMPORTANTES

  • GB92: Validaciones creadas
  • GB93: Sustituciones creadas
  • VWTYGB01: Vista de actualización para campos de sustitución.

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Wilmar Alexander Celeita Baquero, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.

SAP Senior

Wilmar Alexander Celeita Baquero

Profesión: Sap Fi Analyst | Accounts Payable - Colombia - Legajo: RB11B

✒️Autor de: 59 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Especialista en ap y sap fi con más de 7 años de experiencia en validación de facturas, automatización (vim, ariba) y pruebas funcionales. experto en sap ecc y s/4hana en entornos globales.

Certificación Académica de Wilmar Celeita

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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Las validaciones pueden ser diversa. Ejemplo: una validación muy utilizada es la que en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas, supongamos que en las transacciones de pagos manuales no pueden utilizarse cuentas de resultados. Otra validación muy utilizada es que se complete también de manera obligatoria un dato por ejemplo: si estamo0s en la transacción f-40 y la clase de documento es ZZ, entonces se tiene que completar en banco propio en las posiciones de banco de forma manual, este tipo de validación es muy común cuando no podemos resolver por estatus campus, porque la cuenta es la misma solo que en determinadas operaciones debe llevar un dato obligatorio, entonces en las condiciones...

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Validaciones: Permite identificar determinados valores antes registración de documento Sistema verifica y si no cumple emite mensaje de advertencia o error, si es error no se graba documento hasta cumplir con validación establecida Sustituciones: Sustitución remplaza valor de determinado campo Características: Requiere medidas para ejecutar validación/sustitución Decidir que área aplicación se aplicara validación/sustitución Área aplicación es donde usa validación, sustitución (qué modulo). Las áreas aplicación usan validaciones y sustitución son: FI Gestión financiera CO Contabilidad costes AM Contabilidad...

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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES la funcion de la validacion permite verificar determinados valores antes de la registracion de un documento El sistema realiza la verificacion y en caso de que no se cumpla emite un mensaje , el cual puede ser de advertencia de error. si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasya que no se cumpla con la validacion establecida LAS SUSTITUCIONES reemplaza el valor de un determinado campo CARACTERISTICAS se requiere medidas para ejecutar una validacion/ sustitucion se debe decir a que area de aplicacion se aplicara la validacion u sustitucion . el area de aplicacion es donde se utiliza la validacion , la sustitucion ( en que modulo o) FI GESTION FINANCIERA CO CONTABILIDAD DE COSTES AM CONTABILIDAD...

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Sustituciones y Validaciones: Audio Tips: Ejemplos de validaciones: Cuando en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas (ej.: en transacciones de pagos manuales no pueden usarse cuentas de resultados). Completar de manera obligatoria un dato Validación de usuarios autorizantes (si queremos limitar que el campo bloqueo lo modifiquen sólo determinadas personas, se puede crear una tabla z, donde se ingresen los usuarios autorizantes y el sistema validen que los usuarios que quieran modificar el bloqueo, estén autorizados en la tabla z).

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