LECCIÓN 9. SUSTITUCIÓN Y VALIDACIONES
1. Validaciones
Permiten verificar determinados valores antes de grabar un documento.
El sistema hace la validación y si no se cumple genera un mensaje ya sea de advertencia o de error, si es de error el documento no se graba hasta que se cumplan con la condición de la validación.
2. Sustituciones
Permite reemplazar el valor de un determinado campo.
3. Características
Parta hacer una validación/sustitución es necesario
* Decidir en que área de aplicación se hará. Las áreas de aplicación son las siguientes:
- FI
- CO
- AM -> AF
- SL Libros especiales
- CS Consolidación (Sólo validaciones)
- PS sistema de proyectos
- RE bienes inmuebles
- PC Contabilidad de CeBe (Sólo sustituciones)
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.
* Seleccionar evento correcto para validación/sustitución
Evento lugar específico de una aplicación que define ubicación exacta donde se hará la validación/sustitución. Para FI hay tresventos:
1. Cabecera de documento -> valida datos de cabecera de un documento.
2. Posición de documento -> valida datos de posición
3. Documento Completo -> Se tienen en cuenta todas las posiciones del documento para hacer la validación. En este evento sólo se pueden utilizar campos numéricos con los que se puedan efectuar cálculos matemáticos. Se pueden utilizar los siguientes operadores TOT(), MED(), MAX(), MIN(), Grupo compara un grupo de totales con otro.
* Definir la validación/sustitución -> se crean pasos que contienen condiciones, verificación y mensaje.
* Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada.. Puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.
* Activar la validación/sustitución para el evento correcto. Los estados para la combinación de unidad organizativa evento sustitución:
- 0 Inactivo
- 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano
- 2 Activo excepto para batch input
4. Configuración
Transacciónes OB28 -> Validaciones, OBBH -> sustituciones
IMG/Gestión Finaciera(Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/Validación/sustitución/Validación en documentos contables.
Una validación esta divida en pasos, Cada paso comprende:
Condición -> se establece cuando iniciará una validación, si se cumple se pasa a la verificación.
Verificación -> Establece que es lo que se debe verificar, si se cumple el sistema continua con la operación de lo contrario el sistema emite mensaje que puede ser de error o de advertencia
Mensaje -> Se pueden crear mensajes para que el usuario sepa que es lo que debe corregir.
Para una sustitución los pasos son:
Condición -> se establece cuando se iniciará la sustitución de un campo.
Campo a sustituir -> se especifica cual es el campo a sustituir en caso de cumplirse la condición y de que forma se hará.
5. Editor de fórmulas
Interfaz fácil de manejar para indicar sentencias lógicas aritméticas.
El operador true hará que la validación se realice siempre.
6. Mensajes
Las validaciones tiene como objeto generar un mensaje para el usuario. Los mensajes deben ser creados bajo una clase de documento.. Desde donde se crea la validación se pueden crear los mensajes. Pero también se pueden ingresar por medio de la transacción SE91. Se selecciona la clase de mensaje y se presiona icono modificar y se ingresa el texto del mensaje.
Los mensajes pueden contener variables identificadas con el símbolo &. Luego se asigna un campo a la variable y cuando se muestra el mensaje mostrará el valor de dicha variable.
Tipos de mensaje:
- A Cancela la transacción y regresa a la pantalla Easy Access
- E Error: muestra mensaje si se soluciona el error se puede continuar.
- W Advertencia -> a pesar del mensaje se puede continuar con la operación.
- I información se muestra el mensaje y se continua con la operación.
7. Set de Datos
Permiten generar un grupo con múltiples valores. Como es una transacci{on de usuario se mantiene en cada mandante.
Los set de datos se definen con una clave, recomendable que empiece con Z para diferenciarlos de los de SAP.
Se secciona la tabla y el campo para el cual se desea crear el set de datos. Una vez creado el set se ingresan los valores que corresponden. Se pueden ingresar por rango o como lista individual.
Los set de datos no se deben transportar porque se corren el riesgo de pisar todos los sets de producción.
GS01 -> crear set de datos
GS02 -> Modificar set de datos
GS03 -> visualizar set de datos
8. Vídeo Demostrativo
Para crear validación se presiona botón paso se ingresa texto que identifique la validación
- Se ingresa condición
- Se ingresa verificación
- Se establece mensaje
- Luego se activa validación
Transacción SM30 -> habilita más campos para ser sustituidos.
** Tablas importantes
* GB92 -> contiene validaciones creadas en el sistema.
- GB93 -> contiene sustituciones creadas en el sistema.
- VWTYGB01 -> vista de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución.