✒️SAP FI / Sustituciones y validaciones Por Pablo Bonilla

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SAP FI Sustituciones y validaciones

SAP FI Sustituciones y validaciones

Lección - Validaciones y Sustituciones

Validaciones

Permiten verificar determinados valores antes de la registración de un documento. En caso de que no se cumplan, se emite un mensaje, puede ser una advertencia o error. Si es error no se puede grabar el documento hasta que no se cumpla la validación.

Sustituciones

Reemplazan el valor de un determinado campo

Características/pasos

  1. Se debe decidir a que área de aplicación se aplicará la validación/sustitución

El área de aplicación sería el módulo en el cual se utilizan las validaciones/sustituciones.

  • FI: Gestión Financiera
  • CO: Contabilidad de costes
  • AM: Contabilidad de Activos Fijos
  • GL: libros especiales
  • CS: Consolidación (sólo validaciones)
  • PS: proyectos
  • RE: Bienes inmuebles
  • PC: contabilidad de centros de beneficio (solo sustituciones)

Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.

  1. Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución

Un evento es un lugar específico de una aplicación, que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo la validación/sustitución. Para FI hay tres eventos

  • Cabecera de documento, por ejemplo que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización
  • Posición de documento: por ejemplo, si es una cuenta de acreedor, determinado campo debe tener un valor especifico.
  • Documento completo: se tienen en cuenta todas las posiciones del documento para realizar la validación

  1. Definir la validación/sustitución

Para definirlas, se deben crear pasos que contienen Condiciones, Verificación y Mensajes

  1. Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa. Ej: En FI para una sociedad FI, en CO una sociedad CO). Una validación o sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo

  1. Activar la validación /sustitución en un evento correcto
    • 0: Inactivo
    • 1: Activo para ventana de dialogo y segundo plano (BI)
    • 2: Activo excepto para batch input.

Configuración

OB28: Validaciones

Machine generated alternative text: Modificar vista Validación de documentos contables: Resumen 2 Entradas nuevas Ef) S... Evento Validación Descripción Grado activ. Iii r [ooo CABECER Validación de Cabecera 1 5000 2 POSIC Validación de Posiciones 1 W A001 2 AOO1POS Validación de Posiciones AOCi 1 A004 2 AOO4POS VALIDACIÓN DE POSICIONES A004 1 A008 2 AOOBPOS Validación de posiciones A008 1 A009 2 AOO9POS Validación de posiciones es A009 1 A023 2 AO23POS Validación de posiciones A023 1 A423 2 A423P05 VALIDACION POSICION A423 1 A777 2 A777P05 Validación LEGAJOMM24 1

OBBH: Sustituciones

Machine generated alternative text: Modificar vista Sustitución en documentos contables: Resumen 2 Entradas nuevas & [Šš IEiL S... Evento Sustitución Descripción Graco activ. [J OOO POSIc Sustitución Posicion i a AOO1 1 E584CA8 Sustitución cabecera sociedad E584 1 A009 1 AOO9CAB Sustitución Cabecera Soc A009 1 A023 1 AO23CAB Sustitución cabecera Soc A023 1 A777 1 A777CA8 Sustitución Cabecera 1 A888 1 A888 LOCHAN 1 1 AVHRCAB Sustituc cabecera soc A93 VHR 1 A994 1 A994CA8 Sustitucion Texto Cabecera y Refere 1 A994 2 P05A994 Sustitución nueva 1

SPRO->IMG->Gestión Financiera(nuevo)->Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)->Herramientas->Validación/sustitución->Validación de documentos contables<

Una Validación cuenta con pasos o etapas. Un paso comprende:

  • Condición: determina cuando se iniciará la validación. Si se cumple, se pasa a la verificación. Ejemplo: si la clase de documento está en el set X, y la clase de cuenta es D, entonces se realiza la validación.

  • Verificación: determina que es lo que se quiere verificar. Si la verificación es satisfactoria, se podrá continuar con la operación. Si no, el sistema dará un mensaje de error.

  • Mensaje: se puede configurar mensajes específicos para que el usuario entienda lo que se debe corregir

Machine generated alternative text: Modificar validadón: POSIC - Paso 001 - Resumen 9 D validación Validaciones [2 Contabilidad financiera w OE) Cabecera documento Ø Posición documento cDosic LI Paso 001 iF Condición ,Ç?J Vert. 4o)Mensaj l Reglas b 13 Documento com Si se cumple la Condición y no se Cumple la verificación: Mensaje de Error Validación POSIC Paso D Paso D Regla Condición previa Validación de Posiciones rn— - __ LYalidacn Referencia en Clientel ‘-I r BKPFBLART IN ZFACTUBAS DEUDOR AND B5EG4(OART = ‘D’ Condición: Si la clase de documento esta en el set de datos y la clase de cuenta es de Deudor - Verificación BSEG-ZUONR <> ‘‘ Verificación: Si se cumple la condición, el campo Asignación debe ser distinto de blanco (No vacío) Mensaje (salida si se cumple condición previa y NO se cumple verificación) Para la clase de doc <BKPF-BLART> completar el campo Asignación Número mensaje Zi 024

Para el caso de sustituciones, los pasos o etapas son

  • Condición
  • Campo a sustituir

Editor de fórmulas

Proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias

Mensajes

Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.

Podemos crear los mensajes cuando estamos definiendo una validación o desde la SE91

Se debe seleccionar la clase de mensaje donde se creará el mensaje.

Machine generated alternative text: Actualización de menseS Imagen inicial D [ti Ckse de mensajes Bitase de mensajes CEe de mensajes asedemensajes r Gear Objetos parca :‘ Propiedades ®Mensajes * war I Lt I4odllcar I

Los mensajes se deben identificar con un número de mensaje.

Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. A esa variable se le asigna un campo y al momento de mostrar el mensaje, este mostrará el valor de dicha variable

Machine generated alternative text: Clase de mensajes Zi Activo(tratado) Propiedades Mensajes ‘F1 [i [iíi .1 Mensaje Texto breve mensaje Autoexphcativo El centro de Coste $ no concuerda con la cuenta contable $ 024 Para la clase de doc & completar el canpo Asignación 025

Machine generated alternative text: Validación POSIC Validación de Posiciones Paso ooiH Validación Referencia en Cliente Mensaje (salida si se cumple condición previa y NO se cumple verificación) Tipo de mensaje Clase de mensajes Zi N° mensaje Eiiii1 Texto mensaje Para la clase de doc & completar el campo Asignación Variables mensajes 1 BKPF - BLART 2 4

Tipos de mensaje

  • A: cancela la transacción y vuelve a la pantalla de SAP easy access
  • E: Error no permite avanzar hasta que se solucione el error
  • W: Advertencia. A pesar del mensaje, permite continuar
  • I: Información

Set de datos

Son útiles a la hora de utilizar validaciones y sustituciones. Permite generar un grupo con múltiples valores. En vez de escribir si la clase de documento es DR, o DG, o KR, creamos un set de datos con todos estos valores.

Es una transacción de usuario, se puede mantener en cada mandante.

Se identifican con una clave libre, se recomienda que si se crea uno, comience con la letra Z para diferenciarlo de los sets que ya vienen creados por defecto.

GS01: Crear set de datos

GS02: Modificar

GS03: Visualizar

Machine generated alternative text: Crear set: Acceso Ii4 Actualizacìón dejerarqu F- Nombre de set I L Datos básicos Tipo de set aSet básico Oset unidimensional OSet multidimensional OSet de ratios Set de modelo

Se debe seleccionar la tabla y el campo en el cual queremos crear el set de datos

Una vez creado el set se le pueden ingresar valores. Pueden ingresarse por rango o como lista individual.

Machine generated alternative text: Crear set: Valores — r Set básico ZEACTUBAS DEUDOR Clase Documento Facturas Deudorl L BFCPF Cabecera de documento para ContabiL. Nombre campo BLART Clase de documento L[ [Ji ajwj N° De valor A valor Texto breve de línea GrF Nm.simb. UK P/M OO1DS ‚‚ 002DB

TIP: se crean en cada mandante, no es necesario transportarlos. Los usuarios mantiene los sets en PRD, si los incluimos en una OT pisaríamos todos los sets de PRD. Cuando hacemos una validacion o sustitucion y se incluye en una OT el sistema nos pregunta si queremos incluir los sets de datos. NO SE DEBEN INCLUIR

Tablas importantes

GB92: Validaciones

GB93: Sustituciones

VWTYGB01: permite incluir/excluir campos para la sustitución (ingresar con SM30)

 

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Aida Whitaker Rodriguez

Sobre el autor

Publicación académica de Pablo Ignacio Bonilla, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.

SAP Master

Pablo Ignacio Bonilla

Profesión: Responsable Control de Gestión - Coordinador Equipo de Soporte Fico - Argentina - Legajo: VL93B

✒️Autor de: 116 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Pablo Bonilla

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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SAP Senior

Las validaciones pueden ser diversa. Ejemplo: una validación muy utilizada es la que en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas, supongamos que en las transacciones de pagos manuales no pueden utilizarse cuentas de resultados. Otra validación muy utilizada es que se complete también de manera obligatoria un dato por ejemplo: si estamo0s en la transacción f-40 y la clase de documento es ZZ, entonces se tiene que completar en banco propio en las posiciones de banco de forma manual, este tipo de validación es muy común cuando no podemos resolver por estatus campus, porque la cuenta es la misma solo que en determinadas operaciones debe llevar un dato obligatorio, entonces en las condiciones...

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Creado y Compartido por: Evelin Almanzar

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SAP Master

Validaciones: Verifican valores antes de registrar un documento. Si no se cumplen, el sistema emite advertencia o error. Con error, el documento no se graba hasta cumplir la condición. Se definen con pasos: Condición, Verificación y Mensaje. Sustituciones: Reemplazan el valor de un campo específico. Se definen con pasos: Condición y Campo a sustituir. Áreas de aplicación: ...

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Creado y Compartido por: Daniela Milagros Gonzalez Moronta / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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Validaciones: Permite identificar determinados valores antes registración de documento Sistema verifica y si no cumple emite mensaje de advertencia o error, si es error no se graba documento hasta cumplir con validación establecida Sustituciones: Sustitución remplaza valor de determinado campo Características: Requiere medidas para ejecutar validación/sustitución Decidir que área aplicación se aplicara validación/sustitución Área aplicación es donde usa validación, sustitución (qué modulo). Las áreas aplicación usan validaciones y sustitución son: FI Gestión financiera CO Contabilidad costes AM Contabilidad...

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Creado y Compartido por: Alondra Itzel Arpero Carreón

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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES la funcion de la validacion permite verificar determinados valores antes de la registracion de un documento El sistema realiza la verificacion y en caso de que no se cumpla emite un mensaje , el cual puede ser de advertencia de error. si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasya que no se cumpla con la validacion establecida LAS SUSTITUCIONES reemplaza el valor de un determinado campo CARACTERISTICAS se requiere medidas para ejecutar una validacion/ sustitucion se debe decir a que area de aplicacion se aplicara la validacion u sustitucion . el area de aplicacion es donde se utiliza la validacion , la sustitucion ( en que modulo o) FI GESTION FINANCIERA CO CONTABILIDAD DE COSTES AM CONTABILIDAD...

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Creado y Compartido por: Lady Paola Quintero Moreno / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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Sustituciones y Validaciones: Audio Tips: Ejemplos de validaciones: Cuando en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas (ej.: en transacciones de pagos manuales no pueden usarse cuentas de resultados). Completar de manera obligatoria un dato Validación de usuarios autorizantes (si queremos limitar que el campo bloqueo lo modifiquen sólo determinadas personas, se puede crear una tabla z, donde se ingresen los usuarios autorizantes y el sistema validen que los usuarios que quieran modificar el bloqueo, estén autorizados en la tabla z).

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Creado y Compartido por: Carolina Luján Rodriguez Cerviño / Disponibilidad Laboral: FullTime

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Apunte Creado OK - Iniciar Edición SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES Lección sobre sustituciones y validaciones en la parametrización de documentos y operaciones contables, se exploran herramientas cruciales para optimizar procesos contables. Las validaciones son procedimientos que el sistema utiliza para verificar valores antes de registrar un documento. Si los valores no cumplen los criterios preestablecidos, se emite un mensaje de advertencia o error, impidiendo la grabación hasta su corrección. Por otro lado, las sustituciones permiten reemplazar valores de campos específicos basados en reglas predefinidas. Para implementar estas herramientas, es crucial seguir medidas secuenciales que aseguren su correcta...

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Creado y Compartido por: Norma Raquel Munoz / Disponibilidad Laboral: PartTime + Carta Presentación

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Sustituciones y validaciones: 1- La validaciones Permite determinar determinados valores antes del registro de un documento. El sistema realizará la verificación en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con las validaciones establecidas. 2- Sustituciones Reemplaza el valor de un determinado campo 3- Características Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución Se debe decidir a que área de aplicación se aplicará la validación/sustitución El área de aplicación es donde se utiliza la validación,...

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Creado y Compartido por: Daniel Sanchez / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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LECCIÓN: SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES 1- VALIDACIONES La función de la validación permite verificar determinados valores antes de registrar un documento. El sistema realiza una verificación y, en caso de no cumplirse, emite un mensaje que puede ser de advertencia o error. Si es un error, no se graba el documento hasta que se cumpla la validación. 2- SUSTITUCIONES La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo según una condición definida. 3- CARACTERÍSTICAS Para ejecutar una validación/sustitución se deben seguir las siguientes medidas: Área de aplicación: Define en qué módulo se utilizará la validación...

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Creado y Compartido por: Wilmar Alexander Celeita Baquero / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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Apuntes Unidad 3 – Lección 9 En la unidad 3, lección sobre sustituciones y validaciones en la parametrización de documentos y operaciones contables, se exploran herramientas cruciales para optimizar procesos contables. Las validaciones son procedimientos que el sistema utiliza para verificar valores antes de registrar un documento. Si los valores no cumplen los criterios preestablecidos, se emite un mensaje de advertencia o error, impidiendo la grabación hasta su corrección. Por otro lado, las sustituciones permiten reemplazar valores de campos específicos basados en reglas predefinidas. Para implementar estas herramientas, es crucial seguir medidas secuenciales que aseguren su correcta ejecución:...

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Creado y Compartido por: Leandro Ismael Escobar

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LECCION: SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES 1-VALIDACIONES La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento. El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida. 2- SUSTITUCIONES La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo. 3- CARACTERISTICAS Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación /sustitución: Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación / sustitución....

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Creado y Compartido por: Vladimir Alfredo Pineda Solis / Disponibilidad Laboral: FullTime

 

 

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